○ 새 정부 출범에 따른 정부기관 개편 예정(‘08.1.16, 인수위) 발표
- 정부 기능과 조직 개편(인수위, ‘08.1.16) 발표에 따라 현 정부기능과 조직은 개편될 가능성이 매우 높은 상황으로
- 기관의 폐지, 기관통합, 기능조정, 민영화 등 예상
※ 각종 위원회 정비(416개중 → 201개존치, 215개 폐지)
①설립목적 완료, 환경변화로 존치이유가 없는 경우 ②운영실적이 미미한 위원회 ③소관부처 장관이 위원장인 단순위원회 ④의사결정을 하더라도 실적이 거의 없거나 당초 원안을 수정하는 사례가 거의 없는 경우 ⑤해당 부처에 위원회가 있을 경우 등
○ 기록물 대란 우려, 언론보도
- “통폐합 부처 기록물 대란 막아야”(한겨레, ‘08.1.17)
○ 이에 따른 기록관리대책 마련 시행 필요
- 공공기록물 관리에 관한 법률 제25조에 의거, 폐지기관의 기록물관리 방안을 안내하여, 각급기관별로 조치토록 시행
1. 폐지기관의 범위(기록관리법 제25조)
○ 공공기관이 폐지된 경우에 그 사무를 승계하는 기관이 없는 경우
- 특별법 등에 의하여 한시적으로 설치운영되다가 시기가 도래하여 해체되는 위원회 등
○ 국가 또는 지방자치단체의 기관이 폐지되면서 정부산하 공공기관 또는 민간기관으로 전환되는 경우
2. 폐지기관 기록물의 이관(법 제25조, 영 제58조)
○ 공공기관이 폐지되는 경우 당해 기관의 기록물을 소관 영구기록물관리기관으로 이관
○ 정부산하 공공기관 또는 민간기관으로 전환되는 경우에는 보존기간 30년 이상인 기록물에 대하여 보존기간의 기산일로부터 10년이 경과한 다음연도 중으로 소관 영구기록물관리기관으로 이관
○ 기관 기능조정에 따라 업무를 일부 또는 전부를 승계하는 기관의 경우에는 업무승계기관에서 인계받은 기록물의 목록정보를 소관 중앙기록물관리기관(국가기록원)으로 통보하여 현황관리가 이루어지도록 하여야 함
- 2개 기관 이상으로 기능이 조정되는 경우에는 소관 업무별로 기록물을 인계인수하고 해당 정보를 관리하여야 함
- 2개 기관 이상으로 업무가 나뉘는 경우 중 동일한 업무가 나뉘는 경우에는 소관 영구기록물관리기관으로 당해 기록물을 이관하고, 해당 업무를 승계하는 기관으로 당해 기록물의 정보를 제공하여 업무에 활용할 수 있도록 하여야 함
○ 공공기관 내에서 한시적으로 운영되는 부서가 폐지되고 업무 승계부서가 없는 경우에는 모든 기록물을 당해 기관의 기록과 또는 특수기록관으로 이관
3. 폐지기관의 기록물 관리(법 제9조, 영 제6조)
○ 폐지기관으로부터 이관받은 기록물 중 보존기간 30년 이하의 기록물은 중앙기록물관리기관 소속으로 설치하는 중간관리시설에서 관리할 수 있음(※국가기록원 관리)
1. 전자기록물
○ 전자문서시스템 및 업무관리시스템 생산접수 기록물
○ 각종 업무시스템에 의해 생산된 행정정보데이터세트
○ 기관별 홈페이지(Web site), 이메일
○ 전자 파일 형태의 시청각물(사진, 동영상류)
2. 종이기록물
○ 미정리된 구기록물류
○ DB작업 완료 기록물
○ 전자시스템 도입 이후 등록관리되는 종이 기록물류(대장포함)
3. 시청각기록물
○ 전자적으로 생산관리되지 않은 사진앨범
○ 회의관련 녹음테이프 등
○ 행사 촬영 비디오테이프 등
4. 행정박물, 선물, 등
○ 행정박물
○ 공직자 선물
○ 기타 기관생산 간행물 등
1. 기관이 통합되는 경우
○ 기록물은 승계기관이 관리하는 것을 원칙으로 하고, 승계받은 기관이 관리할 필요가 없는 기록물에 대해서는 국가기록원으로 이관
- 현행 전자문서시스템과 업무관리시스템 기록물의 관리 권한은 승계기관으로 이관하되, 업무관리시스템 등을 사용하지 않은 기관은 국가기록원과 별도 협의
- 이 경우에도 승계기관이 관리할 필요가 없는 전자기록물은 국가기록원으로 이관
- 통합이전기관의 홈페이지는 국가기록원과 승계기관으로 이관하되, 승계기관이 관리할 필요가 없는 경우 국가기록원에만 이관
- 이메일, 전자파일 형태로 개별 PC에 저장활용되는 사진동영상류도 일괄 이관될 수 있도록 지도
- 전자문서시스템 이전에 생산된 종이기록물은 정리과정을 거쳐, 승계기관으로 이관하여 관리
- 다만, 관리상 어려움 등이 있을 경우 국가기록원으로 이관 조치
- 승계기관은 이관받은 기록물 목록을 국가기록원으로 통보
2. 기관이 폐지되는 경우(승계기관이 있는 경우)
○ 기록물은 승계기관이 관리하는 것을 원칙으로 하고, 승계받은 기관이 관리할 필요가 없는 기록물에 대해서는 국가기록원으로 이관
- 생산된 일체의 기록물(전자종이기록물, 시청각 등)에 대해서는 승계기관으로 이관조치
- 다만, 관리상 어려움 등이 있을 경우 국가기록원으로 이관 조치
- 승계기관은 이관받은 기록물 목록을 국가기록원으로 통보
3. 기관이 폐지되는 경우(승계기관이 없는 경우)
○ 모든 기록물을 국가기록원에 이관하여야 하며
- 기관 활동 종료전에 국가기록원과 정리분류이관 등에 관해 사전 협의하여야 함
- 한시적으로 운영되는 위원회의 기록물에 대해서는 보존기간을 불문하고 모든 기록물을 국가기록원 이관대상이 됨
- 필요한 경우 보존기간 10년 이하의 기록물도 국가기록원이 인수 할 수 있으므로, 사전 협의없이 페기하지 말 것
4. 일부기능이 다른 기관으로 전환되는 경우
○ 업무추진과 관련한 최소한의 기록물에 대해서만 전환기관으로 이관
- 이관 기록물은 생산기관명으로 정리되어야 하며, 이관받은 기관은 기록물을 재정리 하여서는 안됨
- 다만, 보존기간 10년이하 한시기록물의 경우, 보존기간 도래시 전문요원의 심사와 평가심의회를 거쳐 폐기 가능
- 이관기록물 목록(한시기록물 포함)을 생산기관이 작성하여 국가기록원에 통보
- 생산기관의 단위업무 폐지, 해당 전자기록물은 전환받은 기관으로 이관
- 행정정보데이터세트의 경우 이중보존 등을 위해 사본을 Back-Up하여 국가기록원으로 이관(불가한 경우 국가기록원과 사전 협의)
5. 민간기관으로 전환되는 경우
○ 모든 기록물을 국가기록원으로 이관하는 것을 원칙으로 함
- 기관 전체가 민간기관으로 전환되는 경우 국가기록원으로 이관
- 다만, 기관의 일부 기능만 민간으로 전환되는 경우 생산기관이 관리 후, 30년이상 기록물에 대해 10년 경과 후 국가기록원으로 이관
- 민간기관이 업무진행에 필요하다고 판단하여 기록물을 이관요청한 경우라도 이관을 하여서는 안되며, 특별한 사유가 있다고 판단되는 경우라도 대여하지 말고 사본을 교부하여 사용하게 할 것
1. 각급기관 기록물폐기 보류조치
○ 각급기관은 새 정부 출범과 관련하여, 정부 기능조정 및 조직 개편(안)이 마련되어 시행전까지는 기록물 폐기를 일체 보류하시기 바람
- 다만, 생산기관이 전년도에 생산한 기록물 등에 대해 공공기록물관리에 관한 법률 제27조 및 동법률시행령 제43조에 의거, 생산부서 의견조회와 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거치는 경우는 예외로 함
- 이 경우도 미등록된 기록물의 폐기는 하여서는 안됨
2. 미등록기록물 등록조치
○ 각급행정기관은 등록하지 않고 별도 관리중인 기록물에 대해 공공기록물 관리에 관한 법률 제18조 및 동법률시행령 제20조에 의거, 전자기록생산시스템에 등록조치 하여야 함
- 개인별 또는 부서별로 별도 관리중인 보고서, 메모 등
3. 기관 통폐합 대비 TF 운영, 지원
○ 국가기록원은 원내 TF를 편성하여 정부조직 개편에 대비하고 있으며, 통폐합 대상 기관이 희망하여 사전 협의된 경우 이관 등 대책 마련 등의 업무를 지원할 예정임
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