이 세부요령은『물류,해상보안경영시스템 인증기관 인정 및 사후관리 등에 관한 요령』제14조 제3항의 규정에 의거 물류보안경영시스템 또는 해상보안경영시스템 인증기관의 인증신청 및 평가수행 등에 대한 기준과 절차에 관하여 규정함을 목적으로 한다.
① 물류보안경영시스템 또는 해상보안경영시스템 인증기관(이하 "인증기관"이라 한다)으로 인정을 받고자 하는 자가 인정 신청을 할 경우에는 국가기술표준원장이 고시한 "물류,해상보안경영시스템 인증기관 인정 및 사후관리 등에 관한 요령" 제14조 제1항에 규정된 신청서 및 구비서류를 국가기술표준원장에게 제출하여야 한다.
② 인정 심사 시 신청기관이 다양한 소재지에서 활동하고 있는 경우 KS V ISO 28003에 준하여 평가한다.
갱신평가를 신청하는 경우에도 제2조의 규정을 준용한다.
① 국가기술표준원장은 인증기관으로 신청을 받고자 하는 자가 "물류,해상보안경영시스템 인증기관 인정 및 사후관리 등에 관한 요령"의 제14조 제1항 및 제14조 제2항에 규정된 서류를 제출한 경우 제출된 신청서류 전반에 대하여 제11조에 규정된 인정기준 및 제13조에 규정된 신청기관의 요건에 적합한지 확인하기 위하여 "물류,해상보안경영시스템 인증기관 인정 및 사후관리 등에 관한 요령" 제14조 제3항에 따라 평가반을 구성하여 문서심사를 의뢰할 수 있다.
② 문서심사 평가위원은 제1항의 문서심사 결과를 별지 제1호 서식의 문서심사보고서에 따라 작성하여야 한다.
③ 문서심사 평가위원은 문서심사결과 부적합사항이 식별된 경우에는 각 사항별로 보완할 내용을 별지 제2호 서식에 따라 구체적으로 기재하여 문서심사보고서와 함께 국가기술표준원장에게 제출하여야 한다.
④ 국가기술표준원장은 문서심사 결과 신청서류 및 인증을 위한 업무규정 등이 미비한 경우 30일 이내의 기한을 정하여 인정신청 기관에 보완을 요구하여야 한다. 이 때 보완에 소요되는 기간은 처리기간에 삽입하지 아니 한다.
⑤ 보완요구서를 통보 받은 인정신청기관은 보완조치를 완료하고 그 조치결과를 정해진 기간 내에 국가기술표준원장에게 제출하여야 하며, 국가기술표준원장은 문서심사를 시행한 평가반을 통하여 보완조치가 적절히 이루어졌는지 관련문서를 통해 검토하게 한 후 보완된 사항에 경미한 부적합사항이 남아 있을 경우에는 그 사유를 명시한 추가적인 보완요구서를 신청기관에 재 통보할 수 있다.
⑥ 국가기술표준원장은 제4조 제4항의 규정에 의한 보완요구에 대하여 정당한 사유 없이 정해진 기간 이내에 적절한 보완조치가 이루어지지 않거나, 보완서류를 제출하지 않았을 경우에는 신청을 반려하여야 한다.
① 인증기관 인정을 신청한 자는 현장평가 실시 이전에 국가기술표준원장에게 신청내용 중 일부의 변경을 요청할 수 있다.
② 국가기술표준원장은 신청자가 평가 실시 이전에 신청의 철회를 요청한 경우에는 신청을 반려하여야 한다. 다만, 평가가 진행 중이거나 완료된 이후에 철회를 요청하는 경우에는 평가를 중단하고 인증기관 인정이 부적합한 것으로 판정하며, 신청을 반려하지 아니 한다.
① 국가기술표준원장은 문서심사를 실시한 결과 요건에 적합하거나, 부적합사항에 대한 보완이 완료되었다고 판단하는 경우 "물류,해상보안경영시스템 인증기관 인정 및 사후관리 등에 관한 요령" 제14조 제3항에 따라 평가반을 구성하고 현장평가계획을 수립하고 평가개시 7일전까지 신청자에게 평가계획서를 통보하여야 한다. 이 평가계획서에는 다음 각 호의 사항을 포함하여야 한다.
1. 평가 대상기관
2. 평가장소 및 일정
3. 평가반 구성과 업무분장
4. 평가계획서에 대한 신청자 확인사항
5. 평가수행에 따른 협조사항
② 국가기술표준원장은 신청기관의 문서심사 검토결과와 보완조치 내용을 평가 시작 7일 전까지 평가위원에게 회람시켜야 한다.
③ 인정 신청자는 이해관계 또는 기밀유지 등 정당한 사유가 있을 경우에는 평가일정 또는 평가위원의 변경을 요청할 수 있으며, 국가기술표준원장은 평가일정 또는 평가위원 변경요청이 타당할 경우 평가일정 또는 평가위원을 변경하여야 한다.
① 국가기술표준원장은 "물류,해상보안경영시스템 인증기관 인정 및 사후관리 등에 관한 요령"의 제14조 제3항 규정에 의해 국가기술표준원 공무원과 인정심의위원회 위원중 신청기관의 기술적 능력을 종합적으로 평가할 수 있도록 평가반을 구성한다.
② 평가반장은 평가위원 중 신청기관의 기술적 능력을 평가할 수 있는 자격과 경험을 구비한 자를 선임하여야 한다.
③ 평가위원은 해당분야 보안시스템 평가위원과 경영시스템 평가위원 자격을 갖춘 자 중에서 선임한다. 다만, 기술전문가를 활용할 경우에 기술전문가는 기술적인 평가에 대해 평가위원에게 기술자문만을 할 수 있고 부적합 보고서 작성 등 직접적인 평가행위는 하지 않는다.
① 평가반장은 평가반을 대표하며 평가위원의 역할 외에 다음의 각 호의 업무를 수행하여야 한다.
1. 세부평가계획의 수립 및 평가위원에 대한 임무부여
2. 평가위원의 통솔 및 평가계획에 따른 이행여부의 확인
3. 평가보고서의 작성 및 제출에 대한 최종책임
② 평가위원은 평가반장을 보좌하며 다음의 각 호의 업무를 수행하여야 한다.
1. 세부평가계획에 따른 보안시스템에 대한 평가
2. 평가결과의 정리 및 평가보고서 작성
③ 평가반장을 보좌하여 보안기술요건의 평가업무에 관하여 자문을 하는 보안기술전문가를 둘 수 있다.
① 신청기관에 대한 최초평가 또는 갱신평가에 대한 문서심사를 실시할 때 문서심사 활동에 소요되는 최소 평가인·일수는 2인·일로 한다.
② 신청기관의 최초평가, 사후관리평가 또는 갱신평가의 현장평가를 실시할 때 현장평가 활동에 소요되는 최소 평가인·일수는 다음 표1과 같이 산정하는 것을 원칙으로 한다. 다만 국가기술표준원장이 필요하다고 인정한 때에는 평가인·일수를 적절하게 조정할 수 있다.
<표1> 현장평가 최소 평가인·일수
③ 현장입회평가를 포함하는 경우와 지역을 달리하는 인증기관이 있을 경우 3인·일씩 추가할 수 있다.
평가반장은 현장평가 2일전에 신청기관의 연락책임자와 일정을 재확인하여야 한다.
① 평가반은 시작회의 개시 30분전에 평가반 전원이 평가현장에 도착하여야 한다.
② 평가반장은 신청기관의 해당 경영자 및 참석자에게 평가반을 소개하여야 한다.
③ 신청기관의 경영자에게 평가의 목적 및 평가대상과 그것을 다루고 있는 업무 및 조직의 제한에 대해 정확히 설명하고 확인 받는다. 또한 평가는 시스템 전반을 대상으로 하되 가능한 한 대표적인 표본을 선택하여 합리적인 결론을 이끌어 낼 것이라는 것을 경영진에게 주지시킨다.
④ 평가반은 다음 각 호의 평가계획을 합의하여야 한다.
1. 평가반장은 신청기관 경영진과 평가계획을 합의하여야 하며, 이때 세부 시간 및 일정계획을 설명하고 조정할 부분은 조정하여야 한다.
2. 평가실행에 이용되는 방법과 절차의 간단한 요약을 제시하여야 한다.
3. 평가반과 신청기관 사이의 공식 의사 전달체계를 수립하여야 한다.
4. 평가반에 필요한 자원과 시설을 확정하여야 한다.
5. 종료회의 날짜와 시간을 확정하여야 한다.
6. 신청기관의 적극적인 참여를 증진하여야 한다.
7. 평가반을 위한 현장안전과 비상시 절차를 결정하여야 한다.
⑤ 평가반과 신청기관사이의 연락을 책임질 안내자를 배정 받는다.
⑥ 다음 각 호의 사항을 결정한다.
1. 평가반의 회합장소
2. 이동수단 (이동구간이 장거리인 경우)
3. 보안요소에 접근하는 방법
4. 안전용구
5. 기타 합의에 의해 제공받기로 한 물류
⑦ 평가반장은 시작회의가 30분을 초과하지 않도록 하여야 한다.
① 평가반장은 필요하다고 인정되는 경우에 평가 시작에 앞서 평가반 전체가 신청기관의 시설배치 등을 확인하기 위하여 현장순회를 하도록 할 수 있다.
② 현장순회 소요시간은 1시간을 초과하지 않도록 하여야 한다.
① 평가반원은 직접 실무를 하고 있는 담당자로부터 평가대상에 대하여 설명을 듣는다.
② 샘플을 정해서, 요건과의 일치여부를 확인한 후, 부적합이 있는 경우 지적하고, 더 이상의 관련업무 접근을 요하거나 확인이 미흡한 점은 기록하여 다른 평가위원의 조사기록과 대조하거나 다음 평가의 준비자료로 하고, 시정 가능한 것은 시정토록 하는 방법으로 평가를 실시하여야 한다.
③ 현장평가는 다음사항을 포함하여 검토하여야 한다.
1. 인증기업 불만과 신청기관의 반응
2. 내부감사와 경영자 검토결과 및 조치
3. 지속적인 개선 목표를 향한 진보
④ 평가시 얻은 모든 정보는 재현성을 위하여 별지 제3호 서식의 평가일지에 기록을 하여야 하며, 기록내용에는 다음 각 호를 포함할 수 있다.
1. 관련문서(또는 관리자의 진술)
2. 식별번호(일련번호, 작업번호 등)
3. 진술자 및 지시자(직명 포함)
4. 질문과 응답내용
5. 관련 샘플의 식별번호
6. 기타 필요한 사항
⑤ 평가시 인터뷰를 할 때는 다음 각호를 고려하여야 한다.
1. 질문에 대한 청취 외에 다른 말은 가능한 하지 않는다.
2. 관련자들과 대화하여야 한다.
3. 전체 대화 속에 공손함과 절제된 자연스러움을 유지하여야 한다.
4. 상대방이 한말에 관심을 보인다.
5. 오해의 여건이 발생하여도 인내하여야 한다.
6. 상대방의 말을 중단시키거나 반박을 하지 않는다.
7. "부탁합니다." "감사합니다."를 항상 기억하여야 한다.
⑥ 평가위원은 평가 진행 시 신청기관들과의 인터뷰에서 정보를 알아내기 위해 올바른 질문을 해야하며 가능한 "네", "아니오"의 대답이 되지 않는 기법(5W 1H)을 주로 활용하여야 하며, 이때 고려해야 할 사항은 다음 각 호와 같다.
1. 주제가 뚜렷하여야 한다.
2. 주제를 좀더 확대하는 내용이어야 한다.
3. 상대방의 의견을 유추시킬 수 있어야 한다.
4. 조사의 성격을 갖추어야 한다.
5. 상대방의 표정, 몸짓 등에도 유의하여야 한다.
6. 어느 정도 반복적이어야 한다.
7. "네", "아니오"의 답일 수밖에 없는 경우는 상대방의 답을 정확하게 도출할 수 있는 방법으로 임하여야 한다.
⑦ 검증은 최종의 결론을 내리기 위한 것이며 이를 위해 평가위원은 증거로써 어떠한 예들을 검사하여야 한다.
⑧ 물류보안경영시스템 또는 해상보안경영시스템인증기관으로 국가기술표준원에서 최초로 인정을 획득하고자 하는 기관 또는 특별 사후관리를 받는 기관은 입회평가를 실시할 수 있다. 입회평가는 별지 제4호 서식(3)에 따라 작성한다.
⑨ 평가시 다음 각 호의 사항을 주의한다.
1. 시간계획을 엄수하여야 한다.
2. 가능한 체크리스트에 따라 평가를 수행하여야 한다.
3. 중요한 문제가 발생하여 그 부분에 대한 평가의 깊이를 가중시키고자 할 경우 평가반장에게 즉시 연락을 취하고 진행방향을 결정하여야 한다.
4. 평가를 종료시킬 정도의 부적합이 발견되면 평가반장은 신청기관의 경영진과 부적합의 심각성을 설명하고 그 시점에서 평가의 종료여부를 협의하여야한다.
⑩ 평가반장은 평가관리를 지속적으로 하여야 하며, 1일 평가반 회의를 주관하고, 즉시 시정이 가능한 사항에 대하여는 종료회의 전까지 시정의 기회를 주어야 한다. 또한 평가반이 발견사항에 대하여 결론을 내릴 수 없는 경우 국가기술표준원장은 인정심의위원회에서 명확한 결론을 내리도록 하여야 한다.
하나 또는 그 이상의 요구되는 시스템을 수행하거나 유지하는데 누락하거나 적절치 못한 경우, 또는 객관적인 증거에 기초하여 신청기관이 발급하는 인증서에 중대한 불신을 야기할 수 있는 상황을 말한다.
부적합의 내용은 신청기관 및 인정심의위원회 등 모두에게 이해되어야 하므로 기록을 위한 다음의 각 호를 고려하여야 한다.
1. 발견된 정확한 사실
2. 부적합의 근거
부적합의 기록은 다음과 같은 조건을 갖추어야 한다.
1. 사실적이어야 하며, 인정기준 및 신청기관이 정하고 있는 어느 조문에 부적합한지를 명확하게 밝혀야 한다.
2. 어디서, 무엇을, 누구 등을 포함해야 한다.
3. 부적합의 근거를 확실히 하여야 한다.
4. 지역의 전문용어를 사용하여야 한다.
5. 신청기관에게 도움이 되어야 한다. 이는 조언이나 해결을 위한 제안 등을 포함하라는 의미는 아니다.
① 부적합 사항은 해당 평가지역을 떠나기 전 그 지역의 책임자의 동의를 얻도록 노력하여야 한다.
② 또한 충분한 사실에 입각하지 않고는 신청기관에게 유리하도록 조치되어야 한다.
평가결과는 별지 제4호 서식(2)의 평가 점검표에 의한 점검 항목별로 적합과 부적합으로 구분한다.
실질적인 평가가 종료되면 평가반장은 종료회의를 계획하는 평가반 회의를 가져야 하며, 그 모임의 성격은 다음 각 호와 같다.
1. 회의는 평가반장이 관리하여야 한다.
2. 평가위원만 참석하여야 한다.
3. 모든 부적합을 재검토하여야 한다.
4. 평가위원은 발견된 모든 부적합에 대하여 별지 제5호 서식의 부적합보고서를 작성하여야 한다.
5. 평가위원 및 평가반장은 평가결과를 정리하여 별지 제6호 서식의 평가보고서와 별지 제7호 서식의 종합평가보고서를 작성하여야 한다.
① 평가를 마감하는 모임이며 평가반에 의해 평가의 결론과 발견사항들을 경영책임자 및 물류보안경영시스템 또는 해상보안경영시스템 인증 관련 임직원이 참석한 상태에서 공식적으로 제시하여야 한다.
② 미리 동의된 시간에 맞추어 신속히 진행하며, 평가반장이 주관하여야 한다.
③ 전체 소요시간이 45분을 초과하지 않도록 노력한다.
④ 종료회의의 구성요소 및 내용은 다음 각 호와 같다.
1. 신청기관에 인정평가에 협조해 준 것에 대한 감사를 표한다.
2. 신청기관에 대한 평가 시 알게 된 모든 사항에 대한 기밀유지를 약속하여야 한다.
3. 평가의 목적과 평가대상의 범위를 다시 한번 확실히 한다.
4. 평가의 보고방식을 간단히 설명한다.
5. 평가가 샘플에 의한 것임을 설명한다.
6. 평가위원(팀)별로 발견한 부적합을 낭독한다.
⑤ 평가반장은 신청기관의 경영진과 대화를 통해 인증기관 인정요건의 적합성평가 결과로써 부적합에 대한 전반적인 상황을 요약하여 전체 또는 부분에 대한 확인평가의 필요성 여부 및 문서상의 시정조치 내용을 평가보고서로 전달한다.
⑥ 신청기관에게 부적합 사항 및 그 근거에 관한 질문의 기회를 줌으로써 그 부적합을 명확히 하는 시간을 갖는다.
⑦ 발견된 부적합 사항들을 사실에 근거한 동의로서 신청기관에게 서명을 받고 그 사본을 교부한다.
⑧ 평가반장은 평가 결론을 각 호와 같이 명확히 전달하여야 한다.
1. 인정추천
2. 발견된 부적합 내용을 시정한 조치결과의 확인 후 인정
⑨ 평가위원들과 신청기관 사이의 모든 이해가 종결되면 그와 동시에 인사말을 하고 회의 장소를 떠난다.
⑩ 평가위원은 평가업무의 신뢰성 및 공정성 확보를 위하여 평가를 실시하기 전에 별지 제8호 서식의 평가위원서약서를 제출하여야 한다.
평가반장은 현장평가 완료 후, 인정신청기관과 국가기술표준원장에게 평가보고서를 제출하여야 한다.
평가보고서에는 다음 사항들이 포함되어야 한다.
1. 평가항목별 적합 또는 부적합이 표시된 평가점검표
2. 인증심사과정 입회평가 점검표
3. 부적합 사항 발견 시 부적합보고서 및 부적합 판정에 대한 증빙자료
4. 물류보안경영시스템 또는 해상보안경영시스템 및 보안기술향상을 위한 권고사항
5. 현장평가의견
국가기술표준원장은 제22조의 규정에 의한 평가보고서의 적합 여부를 평가위원 자격을 갖춘 국가기술표준원 직원으로 하여금 점검하도록 하여야 한다.
국가기술표준원장은 제23조의 규정에 따라 평가보고서를 검토한 결과 확인이 필요한 경우 평가위원 또는 평가반장에게 보완을 요구할 수 있다.
① 평가결과 부적합으로 판정을 받은 신청자는 현장평가가 종료된 날로부터 3개월 이내에 해당 부적합사항에 대하여 시정조치를 완료하고 국가기술표준원장에게 확인평가를 요청하여야 한다.
② 확인평가 요청 시 국가기술표준원장은 시정조치결과에 대하여 확인평가를 실시하여야 한다.
③ 시정조치결과 확인 시 경미한 사항은 서면으로 확인할 수 있다.
④ 확인평가에 소요되는 비용은 신청기관이 부담하여야 한다.
① 확인평가 또는 확인 결과 시정조치가 적절하게 이루어지지 않은 경우 재 보완을 요구하고 신청자가 이에 응하지 않을 경우 인정불가로 처리한다.
② 확인평가 결과 시정조치가 적절하게 이루어지지 않은 경우 인정불가로 처리한다.
부칙
별표 서식 정보
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