이 지침은 「자금운용관리 내부통제 지침」제5조 및 제22조의 규정에 따라 우정사업본부와 우정사업본부의 자산운용 관련 거래상대방과 관련된 모든 거래(이하 "거래업무”라 한다.)에서 발생할 수 있는 분쟁 시의 입증자료를 확보하기 위하여 우정사업본부 자금운용 직원과 거래상대방 간의 통화내용을 녹음하고 이를 관리하기 위한 사항을 정함을 목적으로 한다.
① 이 지침에서 "녹음전화기”라 함은 녹음을 목적으로 공식적으로 설치한 유선전화기를 말한다.
② 이 지침에서 "전화녹음”이라 함은 녹음전화기를 통해 통화되는 내용을 녹음기계에 저장하는 것을 말한다.
전화녹음은 다음 각 호의 업무담당자로 한다.
1. 우체국금융자산의 운용 및 결제업무 담당자
2. 기타 예금사업단장이 거래업무와 관련하여 필요하다고 인정하는 직원
녹음전화기를 통해 통화하는 자는 다음 각 호의 사항을 유의하여야 한다.
1. 품위 있고 세련되며 겸손한 언어로써 통화를 한다.
2. 거래상대방과의 유가증권 등의 매매 시에는 종목, 수량, 가격, 매매의 시기, 매매의 구분(매도 또는 매수) 등에 관하여 분명하게 언급한 다음 그 주문내용을 다시 확인하여 처리하여야 한다.
① 우체국금융자산 운용과 관련한 업무, 유가증권 등의 매매거래와 관련한 통화는 원칙적으로 녹음전화기로 통화하여야 한다.
② 다음 각 호의 사유로 녹음이 이루어지지 않아 분쟁 또는 민원이 발생한 경우에는 우정사업본부에 대한 입증책임이 당해 업무를 처리한 담당자에게 있다.
1. 녹음전화기를 이용할 수 있음에도 불구하고 휴대폰 등 무선전화기로 통화함으로써 녹음을 하지 아니한 경우
2. 담당직원이 입증자료 확보를 소홀히 한 경우
누구든지 녹음을 하지 못하도록 방해하거나 녹음내용을 임의 조작 또는 변조해서는 아니 된다.
① 녹음데이터는 녹음한 날로부터 5년간 보존하며, 보존기간이 만료된 녹음데이터는 삭제 처리한다.
② 보존 기간 내에 녹음 데이터를 저장한 하드디스크가 시스템에서 분리되는 경우에는 금융총괄과장이 동 디스크를 안전하게 관리하여야 한다.
① 다음 각 호의 경우 이외에는 녹음내용을 청취하거나 모니터링 할 수 없다.
1. 거래 상대방과의 분쟁 및 민원 발생으로 녹음내용을 확인할 필요가 있는 경우
2. 거래업무 처리와 관련하여 그 사실관계를 확인할 필요가 있는 경우
3. 감사담당관, 금융총괄과장이 지정한 자가 모니터링을 할 필요가 있는 경우
② 녹음내용을 청취하고자 하는 자는 감사담당관 또는 금융총괄과장의 승인을 받아야 한다. 이 경우 금융총괄과장은 청취사유, 일시 등을 <별표 1>의 전화녹음 청취대장에 기록하여야 한다.
③ 전화녹음 모니터링(이하 "모니터링”) 업무의 소관부서는 금융총괄과로 하며, 금융총괄과장은 1인 이상을 모니터링 담당자로 지정한다. ④ 모니터링 담당자는 월 1회 전화녹음 대상자의 적정성 여부를 점검하고, 전화녹음은 수신전화에 대하여 무작위로 20건 이상 추출하여 녹음상태 등을 점검하며, 그 내역을 <별표 2>의 전화녹음 모니터링 대장에 기록하여야 한다.
누구든지 이 지침에 의하여 인지한 통화내용을 업무관련 상급자 이외의 제3자에게 공개하여서는 아니 된다.
부칙
이 규정은 2014년 3월 24일부터 시행한다.
별표 서식 정보
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