이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다)제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 의하여 행정중심복합도시건설청기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "기록물"이라 함은 행정중심복합도시건설청이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.
2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반활동을 말한다.
3. "기록관"이라 함은 기록관리 업무를 전문적으로 수행하기 위한 조직과 그에 따른 인력 및 보존서고, 열람·사무·작업공간 및 장비를 갖춘 기록정보센터로서의 역할을 하는 기구를 말한다.
4. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물 수집, 보존, 활용, 이관, 폐기 등 기록물의 관리가 전자적으로 수행되는 시스템을 말한다.
이 규정은 행정중심복합도시건설청(이하 "건설청"이라 한다)에 적용되며, 기록관의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정에 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
① 기록관은 운영지원과에서 운영관리 하며, 기록관의 장은 운영지원과장이 된다.
②기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 문서관리·간행물관리·시청각기록물관리·기록편찬·정보공개접수·기록관리시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 인원을 배치한다.
① 기록관의 장은 다음 각호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립 및 소관기록물 수집·보존·활용
2. 기록물등록관리시스템 설치 및 운영
3. 기록물정리 지도·교육
4. 기록관리기준표 취합관리 및 조정
5. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
6. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
7. 기록관리시스템 설치 및 운영
8. 활용대상 주요 기록물의 디지털 자료변환 및 검색·열람 제공
9. 소관 비공개기록물의 공개 재분류 <개정 2011.5.11>
10. 기록물평가심의회 운영
11. 기록물서고 및 행정자료실 관리
12. 정보공개접수 창구
13. 기록물 편찬, 전시, 홍보에 관한 사항
14. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
15. 주요기록물 재난대비계획 수립
16. 기록관 시설 및 장비관리
17. 기록물관리상태 점검 및 기록물 정수 점검
18. 기록관의 홈페이지 개발 및 유지관리
19. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리
20. 기타 기록물관리에 관한 사항
②제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관의 장이 정하며, 제7호 및 제18호에 대해서는 정보인프라과장의 의견을 들어 처리하여야 한다.
① 처리부서의 장은 다음 각호의 사항을 처리하여야 한다.
1. 기록물관리책임자의 지정
2. 기록물철 등록 사항과 실물 일치여부 확인
3. 기록관리기준표 변경·신설 확인
4. 기록물철별 보존기간 확정
5. 기록물 공개여부 확인
6. 인사이동시 기록물 인계·인수서를 작성·관리
7. 기타 기록물관리에 관한 사항
②처리부서의 장은 기록물 정리 완료 후 전자기록생산시스템 등을 이용하여 매년 5월 31일까지 기록관의 장에게 전년도의 기록물 생산현황을 보고하여야 한다. <개정 2011.5.11>
③기록관의 장은 매년 8월 31일까지 처리부서의 장으로부터 보고받은 생산현황을 취합하여 영구기록물관리기관의 장에게 보고하여야 한다. <개정 2011.5.11>
②제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.
③직제개편 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.
① 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재획정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.
②기록물의 폐기는 기록관의 장의 책임 하에 이를 행해야 하며,「공공기록법 시행규칙」 별지 제10호 서식에 의한 기록물평가심의서를 작성·보존하여야 한다.
① 기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 건설청에 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.
②심의회는 위원장 1인과 위원 5인으로 구성한다.
③심의회의 위원장은 운영지원과장이 되며, 위원은 도시기획과장, 공공청사기획과장, 지식정보과장과 외부전문가 2인으로 구성한다. <개정 2011.11.25>
④심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 위원장이 지정하는 담당자가 된다.
⑤심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.
1. 평가대상기록물에 대한 심사결과의 적정성 여부
2. 단위과제 및 기록물의 보존기간 조정에 관한 사항
3. 기타 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항
① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.
②심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③처리부서의 장은 회의개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집할 수 있다.
④간사는 회의록을 작성하여 그 기록을 유지·관리하여야 한다.
① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회의 운영을 통할한다.
②위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 공무원인 위원 중에서 직제 순에 따라 그 직무를 대행한다.
① 기록관에서 문서·간행물·시청각기록물 등 모든 기록물을 효율적으로 전산관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련장비를 구축하여야 한다.
②기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.
기록관의 장은 문서·간행물·시청각기록물 등 처리부서의 보관기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.
① 기록관의 장은 기록관을 제한구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 하며, 보안업무규정이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.
②기록관에는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 필요에 의하여 출입하고자 하는 자는 미리 기록관의 장의 허가를 받아야 하고, 별지 제3호의 서식에 의한 기록관 출입대장을 작성하여야 한다.
③기록관의 담당자는 다음 각호의 사항을 일일 점검하여야 한다.
1. 기록관의 각종 전원·소화설비 등 각종 시설물 작동상태
2. 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
3. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검
4. 보존기록물 반출·반입서 및 기록관 출입대장의 관리
5. 기록관의 온도 및 습도 상태
6. 기타 기록관 운영상 필요한 사항
① 보존기록물의 열람 및 대출은 건설청 소속 직원만이 할 수 있다. 다만, 정보공개 청구시 공개결정에 의하여 공개된 기록물에 한하여 일반인도 열람할 수 있다.
②기록물 열람·대출시 별지 제4호의 서식에 의한 기록물 반출·반입서를 작성하여 유지·관리한다.
③보존기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다. 이 경우 기록물 반출·반입서를 재작성하여야 한다.
④대출받은 기록물은 다른 사람이나 다른 기관에 대여할 수 없다.
⑤준영구이상 기록물은 원칙적으로 대출을 금하되, 불가피한 대출사유가 발생한 때에는 별지 제5호의 서식에 의한 준영구기록물 이상 반출·반입서를 작성한 후 대출할 수 있다.
① 기록관의 장은 기록물관리제도의 원활한 운영과 발전을 위하여 기록물관리에 관한 자료를 처리부서의 장에게 요구할 수 있다.
②기록관의 장은 처리부서별 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 확인·점검할 수 있다.
③기록관의 장은 기록물정리 등 기록물관리업무와 관련하여 처리부서별 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
이 규정에서 정한 것을 제외하고 기록관의 운영에 관하여 필요한 사항은 기록관의 장이 정한다.
부칙
이 규정은 발령한 날로부터 시행한다.
별표 서식 정보
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