이 예규는「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "기록관리법"이라 한다) 제14조 및 동법 시행령 제11조의 규정에 따라 국방부 특수기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고 동법시행령 제62조의 규정에 의하여 기록물의 보안·재난관리에 대하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
① 이 예규 제2장은 국방부 본부(국방전산정보원을 포함한다. 이하 같다) 및 국방정보본부, 국방부 근무지원단, 고등군사법원, 국방부 군비검증단, 국방부 조사본부, 국군심리전단, 국방부 군사편찬연구소, 국방부 유해발굴감식단, 국군복지단(기록관이 미설치 된 기관에 한한다. 이하 "영내 국직기관"이라 한다)적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 예규가 정하는 바에 의한다.
②이 예규 제3장은 기록관에 보유하고 있는 기록물에 대한 보안 및 재난관리 대책에 적용한다.
③비밀기록물의 관리와 처리에 관하여는 군사보안업무훈령을 우선 적용한다.
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "기록물"이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료를 말한다.
2. "전자기록물"이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보 자료를 말한다.
3. "웹기록물"이란 공공기관의 웹사이트에 포함된 모든 형태의 기록정보자료와 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리 정보를 말한다.
4. "행정정보 데이터세트"란 각급 행정기관에서 업무상 사용하고 있는 행정정보시스템에 서 생산되는 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.
5. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
6. "기록물관리기관"이란 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기록관을 말한다.
7. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
8. "종이기록물"이란 컴퓨터 또는 필기구 등 수기로 작성하여 보관되는 원본 기록물을 말한다.
9. "보존매체"란 종이기록물을 마이크로필름 또는 스캐닝에 의한 디지털화하여 광디스크에 수록한 것을 말한다.
10. "행정자료실"이란 각급기관의 간행물과 전문, 교양서적 등의 일반도서를 비치·열람할 수 있는 공간을 말한다.
11. "기록관리기준표"란 업무에 기반한 기록관리를 위하여 정부기능분류체계의 단위과제 별로 보존기간 등 기록관리기준을 제시한 표를 말한다.
12. "기록관리기준표 상의 접근권한"이란 정보공개와는 달리 당해 개별 기록물을 이용할 수 있는 권한을 말한다.
13. "기록물관리기관의 보안"이란 허가받지 않은 접근, 이용, 삭제, 수정 및 파기로부터 기록물을 보호하기 위한 조치를 말한다.
14. "기록물관리기관의 재난관리"란 제반 재난 상황(자연적, 인위적 요인에 의한 비상사태)에서 국가의 주요자산인 기록물이 손상되거나 유실되지 않도록 안전하게 보호하는 것을 말한다.
① 기록관은 국방부 운영지원과 소속으로 하며 기록관의 장은 운영지원과장이 된다.
②기록관의 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 비밀기록물관리, 일반기록관리, 기록관리시스템운영, 보존매체관리, 간행물 및 일반도서 관리 등의 업무수행에 필요한 인원을 배치한다.
③기록관을 설치하지 않는 영내국직기관은 당해 기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서와 총괄 기록물관리책임자를 지정하고 국방부 본부 기록관 업무수행이 원활해지도록 관련업무를 수행하여야 한다.
① 기록관의 장은 다음 각 호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.
1. 국방부 본부 및 영내 국직기관의 기록물 수집·이관, 보존 및 활용
2. 국방부 본부 및 영내 국직기관의 기록관리기준표 취합 관리 및 조정
3. 기록물 생산현황 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보
4. 보존기간30년 이상 기록물 중 비공개기록물(비밀기록물을 포함한다) 30년간 자체관리
5. 보존기간 30년 이상 기록물 중앙기록물관리기관 이관
6. 기록관리시스템 관리 및 운용
7. 기록물평가심의회 운영 및 폐기기록물 매각처리
8. 간행물 및 일반도서 관리
9. 간행물 및 일반도서의 수집·등록·대출·열람 제공
10. 비밀기록서고, 일반기록물서고, 마이크로필름실 서고 및 행정자료실 관리
11. 기록물 정리를 위한 지도·교육
12. 기타 기록물 관리에 관한 사항
②기록물의 생산 및 등록 등 기록물을 직접 관리하는 부서(이하 "처리과"라 한다)의 장은 기록물관리책임자를 지정하여 다음 각 호의 업무를 수행하도록 하되, 총괄부서의 기록물관리책임자는 사무관급이상으로 한다.
1. 기록물 및 기록물철의 등록·관리에 관한 사항
2. 처리과별 기록관리기준표 작성·관리에 관한 사항
3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항
4. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항
5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 그 밖의 처리과의 기록물관리에 관한 사항
③제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무 분장은 기록관의 장이 따로 정한다.
① 기록관의 장은 전년도 기록물 정리·폐기 및 인수 등 세부 관리지침을 수립하여 국방부 본부 및 영내 국직기관에 시행하여야 한다.
②제1항의 지침에는 다음 각 호의 내용이 포함 되어야 한다.
1. 기록물의 정리대상 및 기간
2. 기록물의 편철방법
3. 기록물의 수집대상 및 방법
4. 처리과별 기록물의 이관, 인수 일정 및 장소
5. 기록물의 폐기방법
6. 기록물 정리결과 생산현황 보고사항
7. 기록물정리 및 점검계획
8. 기타 기록관의 장이 기록물관리에 필요하다고 인정하는 사항
① 기록관의 장은 처리과에서 전년도에 생산을 완결한 기록물을 매년 2월말까지 공개여부, 접근권한 재분류, 분류·편철 등을 확정하도록 하여야 한다.
②처리과의 장은 제6조의 정리계획 시행일부터 매년 5월 31일까지 전년도의 기록물 생산현황을 별지 제1호 서식에 의거 기록관의 장에게 제출하여야 한다.
① 처리과에서 기록관으로 이관한 기록물에 이상이 발견되면 관리대장에 등록 후 생산기관 또는 이관기관에 이 사실을 통보하고, 생산 또는 이관기관과 협조하여 원인을 규명하고 관리대장의 "비고"란에 그 내용을 기재하여야 한다.
②제1항의 경우 수정·보완이 가능한 기록물은 생산 또는 이관기관에 회송하여 수정·보완 후 다시 이관 받아야 하며, 수정(보완)이 불가한 경우는 이관된 상태로 보존하여야 한다.
① 기록관의 장은 국방부 본부 각 실·국 및 영내 국직기관의 처리과별 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.
②제1항의 점검결과 처리과의 기록물 정리가 미비하거나 이관대상 기록물을 이관하지 않는 처리과에 대하여는 시정을 요구할 수 있다.
③기록관의 장은 기록물정리 등 기록물관리 업무와 관련하여 국방부 본부 각 실·국 및 영내 국직기관의 처리과별 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
②처리과의 장은 제1항에 의한 정리결과는 매년 5월 31일까지 기록관의 장에게 조사·연구서 또는 검토서와 회의록은 별지 제2호 서식에 의거 제출하며, 시청각 기록물은 별지 제3호 서식에 의거 제출하여야 한다.
① 국방부 본부 및 영내 국직기관의 장은 비밀기록물의 원본에 대하여 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유 발생 시 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우
②제1항제1호에 따라 일반문서로 재분류한 기록물은 일반기록물의 이관 절차와 방법에 따라 기록관 일반서고로 이관하여야 한다.
③제1항2호에 따라 보호기간이 만료된 비밀기록물 중 별도 보호조치가 필요한 기록물은 이관목록 작성시 별지 제4호 서식에 보호조치 여부를 표기 후 일반기록물과 동일 절차·방법으로 정리하되 일반기록물과 구분 이관하고 기록관에서는 지정서고에서 별도 관리하여야 한다.
④기록관으로 이관하는 비밀기록 원본 중 제1항제3호의 사유에 해당하는 경우에는 건 또는 권별로 봉인된 봉투에 넣어 별지 제4호 서식과 함께 이관하여야 한다.
⑤기록관의 장은 비밀보호기간이 30년 이상의 비밀을 이관 받은 경우 비밀 전용서고에서 별도 관리하여야 한다.
⑥ USB 등 저장매체 형태의 비밀기록 원본이관은 저장매체 내에 수록된 비밀기록을 문건으로 출력하여 저장매체와 함께 이관하여야 하며, 보안을 위해 저장매체에 비밀번호 부여 시 문건 우측 상단의 적당한 여백에 「비밀번호 ○○○○」이라 표기 후 이관하여야 한다.
⑦기록관의 장은 이관 받은 비밀기록 중 보존기간 10년 이하 비밀기록은 기록물 보존기간이 만료되면 기록관리법 시행령 제43조에 따라 처리하여야 한다.
① 기록물의 이용은 기록관리기준표상의 접근권한이 있는 자에 한정하며 기록관에서 접근권한의 범위를 조정할 수 있다.
②비전자 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며 보존기록물 열람대장에 필요사항을 기재한 후 담당직원의 안내에 따라 지정된 열람석에서 실시한다.
③비전자 기록물의 대출은 별지 제5호서식의 대출 및 열람기록부를 작성한 후 담당직원에게 요청하며, 대출기간은 10일 이내로 하고 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한해 10일을 연장할 수 있다.
④기록관에서 보유하고 있는 비밀기록물의 이용은 국방부 본부 보안업무 및 청사출입관리예규 및 국가기록원의 비밀기록물 관리 실무지침에 따르며, 대출·열람은 별지 제6호서식의 비밀기록 대출 및 열람기록부를 작성한 후 시행한다.
⑤누구든지 대출받은 기록물을 타인 또는 다른 기관에 대여할 수 없다.
다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 열람·대출을 제한할 수 있다.
1. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우
2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
3. 기타 기록의 성질상 대출에 부적합하다고 결정하는 기록인 경우
① 기록관리기준표는 정부기능분류체계의 단위과제별로 작성하여야 하며 기록관리시스템으로 생성·관리함을 원칙으로 한다.
②기록관리기준표는 다음 각 호의 관리 기준을 포함하여야 한다.
1. 업무설명
2. 보존기간 및 보존기간 책정사유
3. 비치기록물 해당여부
4. 공개여부 및 접근권한
③국방부 본부 및 영내 국직기관의 장은 기록관리기준표의 단위과제에 비밀 관련 내용이 포함되어 있는 경우에는 그 내용이 노출되지 아니하도록 비밀로 지정하여 별도로 관리하여야 한다.
① 국방부 본부 및 영내 국직기관의 장은 직제개정 또는 기능의 신설, 폐지 등으로 기록관리기준표의 변경소요가 있을 때에는 신설·변경된 단위과제에 대해 보존기간책정을 기록관으로 요청한다.
②기록관에서는 신설·변경된 단위과제에 대하여 공통업무 및 고유업무를 구분하여 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 보존기간 준칙에 따라 보존기간을 검토한 후 영구기록물 관리기관의 장과 협의하여 보존기간을 확정한다.
③기록관리기준표의 고시는 국방부 본부 및 영내 국직기관별로 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위과제명, 단위과제 업무설명 및 보존기간 등을 관보 또는 기관 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다.
① 기록관에는 기록, 간행물, 시청각물 등 모든 기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
②기록관리시스템은 처리과와 중앙기록물관리기관에서 운영하는 시스템과 연계하여 기록물의 이관, 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요기록물의 행정참고, 자료 검색·활용 등이 가능하도록 운영하여야 한다.
③기록관리시스템 전군확산과 관련, 기록관을 설치하지 않은 영내 국직기관의 총괄 기록물관리책임자는 국방부 기록관의 조정·통제 하에 해당기관에서 생산한 기록물의 정리 및 이관을 주도적으로 시행하여야 한다.
기록관의 장은 문서, 간행물, 시청각물 등 국방부 본부의 처리과 또는 기록관 및 영내 국직기관의 보관 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 각 종 기록정보로 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.
① 마이크로필름에 수록하는 기록물은 보존기간 30년 이상인 기록물 중 보존가치가 높다고 인정되는 기록물로 하며, 사본을 제작하여 마이크로필름에 수록된 해의 다음 연도 8월 31일까지 중앙기록물관리기관의 장에게 제출한다.
②마이크로필름 수록에 관한 세부사항은 중앙기록물관리기관의 마이크로필름 지침에 의한다.
① 기록물을 수록하는 광디스크는 한번 입력 후 삭제·수정 또는 재수록이 불가한 형태의 광디스크를 사용함을 원칙으로 한다.
②기록물을 광디스크에 수록하고자 할 때에는 그 보존매체 및 입력자료의 이상유무를 검사한 후에 수록하여야 한다.
③기타 기록물의 전산화는 중앙기록물관리기관의 기록물 디지털화(스캐닝, 인코딩)지침에 의한다.
④기록물이 수록되는 마이크로필름 또는 광디스크 등에는 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 보존매체별 관리번호를 부여하여 관리한다.
① 기록물의 폐기는 기록관의 장이 행하며 생산·접수한 한건의 기록물도 처리과에서는 임의로 폐기할 수 없다.
②기록관의 장은 기록물 보존기간 만료기록에 대해 기록관리기준표의 단위과제 보존기간 을 참조하여 보존기간 만료기록물의 행정적 가치 및 증빙자료적 가치여부를 포함하고 있는지를 처리과의 장과 협의하여야 하며 기록물관리 전문요원의 심사로 무가치 기록을 폐기대상으로 결정할 수 있다.
① 보존기간만료 한시기록은 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 확정하여야 하며, 폐기로 결정된 무가치 기록에 대해 기록관의 장이 폐기처리 한다.
②심의회 구성은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 실·국 추천 직원과 민간전문가 1인 이상을 포함하여 5인 이내로 구성하며 위원장은 운영지원과장이 된다.
③심의회 개최는 년 1회를 원칙으로 하되, 필요시 수시로 구성 운영할 수 있다.
④심의회 개최 후 폐기하기로 결정한 기록물의 처리는 기록관리법 시행규칙 제35조에 따라 처리하여야 한다.
⑤평가심의회의 심의위원으로 위촉된 민간전문가에게는 예산의 범위 내에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.
기록관의 장은 간행물 및 일반도서를 소장하기 위한 서가와 열람에 필요한 시설인 행정자료실(이하 "도서실"이라 한다)을 설치하여야 하며, 개가식으로 운영한다.
① 국방부본부 및 영내 국직기관에서 발간하는 간행물은 중앙기록물관리기관에서 발간등록번호를 부여받아야 하며, 국립중앙도서관에서 국제표준자료번호(단행본은 ISBN, 연속간행물은 ISSN)를 부여받아 발간한 간행물을 발간 후 15일이내 중앙기록물관리기관에 3부, 국립중앙도서관에 2부, 도서실에 3부를 제출하여야 한다. 다만, 발간 간행물이 비밀(대외비 포함)인 경우 군사보안업무훈령에 따른 비밀로 관리하며 간행물 원본은 제11조 제1항 각호에 따른 이관사유 발생 시 기록관으로 이관하여야 한다.
②예산으로 구입하는 간행물(자료성 도서를 포함한다) 및 일반도서는 물품관리법을 준용하여 관리한다.
③도서의 구입은 직원희망도서, 처리과 추천도서를 엄선하여 도서선정심의회(이하 "선정심의회"라 한다) 심의 후 구입 비치한다.
④제3항의 선정심의회 위원장은 운영지원과장이 되며, 위원은 도서선정심의에 적합한 직원을 실·국으로부터 추천받아 10인 이내로 구성하여 운영하되 회의개최 시기는 분기별 1회로 한다.
① 간행물의 분류관리는 국방부에서 제정한 국방행정자료분류표에 의하며, 일반도서는 한국도서관협회가 제정한 한국 십진분류법(KDC)에 의한다.
②제23조의 규정에 의하여 제출받은 간행물 및 비용으로 구입한 도서는 한국문헌자동화목록 규격에 따라 등록·관리한다.
③간행물 및 일반도서는 매 자료마다 등록번호를 부여하되 동일한 제목의 경우는 1건만 등록하고 나머지는 다른 기관과의 자료교환, 기증 또는 대출용으로 활용한다.
④기록관의 장은 제23조제1항에 따라 제출받은 간행물의 활용가치가 없어진 경우에는 보존용 1부를 제외한 나머지를 폐기할 수 있다.
⑤기록관의 장은 이용검색 제공을 위하여 국방허브에 전자도서관을 운영하여야 하며, 전자책을 구입·온라인상으로 제공할 수 있다.
① 기록관의 장은 매년 1회 이상 소장된 도서에 대하여 재물조사를 행한다.
②간행물 및 일반도서는 다음 각 호에 해당될 때에 이를 불용결정하여 폐기할 수 있다.
1. 개정신판의 발간, 정기간행 잡지류로 3년 이상 경과 등 이용가치가 상실된 것
2. 훼손 또는 파손·오손으로 활용이 불가능한 것
3. 불가항력적인 재해·사고, 기타 이에 준하는 사태로 인한 자료의 유실이 된 것
4. 기타 사유로 이용가치가 없다고 인정되는 것
③제2항의 규정에 의하여 간행물 및 일반도서를 폐기할 때에는 폐기목록을 작성·비치하여야 하며, 전자도서관에서 관련자료를 폐기자료실로 배가 변경함으로써 제적된 것으로 간주한다.
④불용 결정된 자료의 폐기 및 제적의 범위는 문화체육관광부 고시의 도서관 자료 교환·이관·폐기 및 제적의 기준과 범위를 준용하되 폐기기록 처리 요령에 의하여 처리한다.
① 간행물 및 일반도서의 열람 및 대출자격자는 다음 각 호와 같다.
1. 국방부 본부, 영내 국직기관 및 부대에 근무 하는 자(부사관 이상의 군인을 포함한다)
2. 기타 기록관의 장에게 승인을 받은 자
②도서실의 열람 및 대출은 다음 각 호와 같다.
1. 열람 : 공무원 복무규정에 의한 근무시간 내에는 상시 열람 가능하다.
2. 대출 : 1인 1권으로 한다. 다만 업무수행 상 필요하다고 인정될 때에는 5권까지 대출 할 수 있다.
3. 대출기간 : 15일 이내로 하며 필요시 30일 까지 연장 할 수 있다.
③대출이 제한되는 간행물 및 일반도서는 다음과 같다.
1. 당월잡지 및 신문
2. 사전·법령집 등 업무 기초 자료로서 여러 직원이 수시로 이용하는 자료
간행물 및 일반도서를 대출받은 자는 다음 사유가 발생할 때에는 대출자료를 즉시 반납하여야 한다.
1. 퇴직(전역), 휴직 또는 전출한 때
2. 대출기한이 경과된 때
3. 기타 도서실의 반납요청이 있을 때
① 도서실 담당은 간행물 및 일반도서의 반납기일이 경과하였을 때에는 제1차 도서반납 독촉장(별지 제7호 서식) 또는 e-mail등 국방망으로 반납을 독촉한다.
②제1차 독촉장 발부일 또는 국방망으로 독촉 후 7일이 경과하여도 반납하지 아니하는 때에는 제2차 도서 반납 독촉장을 발부하며 유선으로 병행 재 독촉한다.
③제1항 및 제2항의 규정에 의한 독촉장을 받고도 간행물 및 일반도서를 반납하지 아니한 자에 대하여는 그 반납이 있을 때까지 대출을 하지 아니한다.
① 대출 또는 열람한 간행물 및 일반도서를 훼손하거나 망실한 자는 이를 변상하여야 한다.
②변상은 현물로 함을 원칙으로 하며 현물변상이 불가능하거나 곤란한 경우는 현금으로 변상하게 하되 그 가액은 유사한 도서의 현재 가액을 고려하여 정한다.
③제2항의 규정에 의하여 현금 변상을 받은 때에는 즉시 훼손 또는 망실된 도서와 같거나 유사한 도서를 구입하여야 한다.
④제1항의 규정에 의하여 변상하지 않는 자에 대하여는 변상이 완료될 시점까지 대출하지 아니한다.
① 기록관의 장은 보안유지를 위해 시설·환경, 출입인원 관리, 정보통신망 등에 대한 보안 취약점을 사전식별하고 보안전문기관 또는 유관기관에 보안성 검토를 의뢰할 수 있다.
②기록물 보안담당자는 기록관 각 보존서고 담당자로 하며 각 보존서고의 출입인원, 시설 등 보안대책은 기록물관리기관 보안 및 재난관리기준(이하 "기록물관리기관기준"이라 한다)의 부속서 보안관리 체크리스트를 준용하여【별표 1】과 같이 자체적으로 운용하되, 국방부 본부 보안업무 및 청사출입관리예규에 의한다.
① 기록물 관리 또는 이용을 위해 기록물에 접근하는 모든 인원은 접근정보를 대장에 기록한다, 다만 대장은 열람 및 대출기록부로 갈음할 수 있다.
②비밀기록실 및 마이크로필름실의 출입은 업무와 관련이 있는 자로서 비밀 취급인가자로 한다. 다만, 다음 각 호의 업무를 수행할 때에는 기록관 소속직원이 입회하여 필요한 작업을 하여야 한다.
1. 보존용 약품교체 등 기록물보존에 필요 시
2. 종이기록물의 DB구축 등 외부인원이 기관출입 시
3. 기타 기록관리에 필요한 각종 시스템 유지 및 보수 시
③일반기록실의 출입은 업무에 관련 있는 소속직원에 한하며, 그 외의 자가 출입을 요할 시 기록관의 장에게 승인을 얻어 출입할 수 있다.
기록관의 장은 비밀기록실을 군사보안업무훈령에 따른 군사통제구역으로 지정·운영하고 마이크로필름보존실 및 일반기록실은 군사제한구역으로 지정·운영한다.
기록관에서 운영하는 기록관련 시스템은 국방전산정보원 운영예규에 따라 관리한다.
① 기록관의 장은 허가받지 않은 자가 기록물을 열람하거나 유출되지 않도록 수시로 점검하여야 한다.
②기록관 서고담당자는 다음 각 호의 작업을 직접 수행하여야 한다. 다만, 중앙기록물관리기관으로 이관 등 작업량이 많아 소속직원과 병행하여 작업을 수행할 시 그러하지 아니하다.
1. 기록물의 반·출입
2. 기록물의 분류
3. 마이크로필름 매체수록
① 기록관의 장은 예기치 않게 발생하는 비상사태로부터 기록물을 안전하게 보호하기 위하여 보존시설을 상시재해구역 또는 재해가능성이 있는 구역으로부터 영향을 받지 않는 곳에 위치하도록 하여야 한다.
②재난의 위험은 기록물관리기관기준에서 정한 태풍·홍수 등 자연재해 및 화재·폭발 등 인위적 사고, 통신·교통 등의 사회기반시설의 마비로 구분하여야 하며 재난 발생 시 이 예규에 따라 대비책을 강구하여야 한다.
① 기록관의 장은 재난관리에 대한 조직 구성원의 책임과 역할을 명확히 규정하고 소속직원에게 숙지시켜야 한다.
②재난 발생 시 자체 조직체계는【별표 2】와 같이 구성하여 운영하고 자체 비상연락체계에 따라 응소하여 소속직원이 임무를 수행하여야 하며, 기록물 반출 및 대피는【별표 3】과 같이 한다.
기록관 소속직원은 자신을 보호하고 기록물, 시설 등의 피해를 사전에 예방하기 위하여 기록물관리기관기준의 근무자 안전규칙을 준용한【별표4】와 같이 자체적으로 수시점검한다.
① 기록관의 장은 재난 발생 시 기록물을 효과적으로 대피시키기 위하여 기록물 보존가치 중요도, 대체가능여부, 복구가능여부를 고려하여 대피 우선순위를 정해 관리하여야 한다.
②제1항의 기록물 대피 우선순위는【별표 5】와 같이 하며, 재난 발생 시 가장 먼저 순위에 따라 서고로부터 반출하여 안전한 장소로 이격시킨다.
① 기록관의 장은 재난이 발생하였을 경우【별표 6】의 단계별 행동요령에 따라 신속하고 체계적으로 대응하여 피해를 최소화하도록 하여야 한다.
②재난 발생 시 기록물 형태별 응급조치는 기록물관리기관기준을 준용한【별표 7】의 방법으로 하여야 하며, 재난유형별 대응방법은【별표 8】과 같이 시행한다.
① 기록관의 장은 재난으로부터 기록물이 더 이상 손상되지 않도록 하기 위하여 복구장소 및 복구과정상 보안이 유지되는지 여부, 기록물과 시설의 피해규모, 가용자원 조치방법과 기간 및 필요시 이송방법을 고려하여 복구 우선순위에 대한 종합계획을 수립·시행하여야 한다.
②재난으로부터 훼손된 기록물을 복구할시 희귀성, 보존가치 여부, 기록물의 활용성을 고려하되, 중앙기록물관리기관의 장의 자문을 얻어 결정한다.
① 반출기록물은 재난현장이 정상적이고 안정적인 상태로 돌아가기 전까지는 재배치하지 않아야 한다.
②재난장소가 정상적인 경우 반출기록물을 재배치하되 환경과 기록물 상태에 대한 주기적 점검을 하여야 하며, 재난과정에서 유실된 기록물이 없는지 정수점검도 병행 실시한다.
③유사한 재난을 사전에 예방하고 효과적으로 대응하기 위하여 재난의 특성, 원인, 인명, 기록물, 시설물에 대한 영향 및 재난대응결과, 향후대비책을 포함하여 보고서를 작성하여야 한다.
부칙
이 규정은 2008. 6. 3.부터 시행한다.
이 규정은 2009. 12. 7.부터 시행한다.
이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
이 예규는 발령한 날부터 시행한다.
이 예규는 발령한 날부터 시행한다.
이 예규는 발령한 날부터 시행한다.
별표 서식 정보
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