이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」제27조제1항 및 동법 시행령 제43조(이하 "영"이라 한다)에 의한 기록물평가심의회(이하 "평가심의회"라 한다)의 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
이 규정은 행정안전부 기록관에서 보존?관리하고 있는 본부 및 소속기관의 기록물 평가업무에 적용한다.
① 평가심의회의 위원(이하 "위원"이라 한다)은 기록물 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간 전문가(이하 "위부위원"이라 한다) 및 소속공무원(이하 "내부위원"이라 한다) 으로 구성하되, 2인 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.
② 평가심의회 위원장은 외부위원 중 1인으로 하되 위원 중에서 호선한다.
③내부위원은 각 본부 선임팀장 또는 기록물 평가대상이 많은 팀의 팀장으로 하고, 평가심의회 간사는 기록관리 업무를 주관하는 운영지원팀 담당 서기관(또는 사무관)으로 한다.
④ 외부위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 자로서 기록관장의 요청으로 행정안전부 장관이 위촉하고, 그 재임기간은 2년으로 하되, 1차에 한하여 연임할 수 있으며, 내부위원의 재임기간은 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.
⑤ 외부위원에 대하여 예산의 범위 내에서 수당과 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
① 평가심의회는 위원장 또는 기록관장의 요청이 있을 때 개최한다.
② 평가심의회는 재적 위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부 동수일 경우에는 위원장이 결정한다.
③ 기록물관리 전문요원은 별지 제5호 서식에 의거하여 회의록을 작성하여야 한다.
④회의록이 완성되면 위원장은 최종 확인 후 서명한다.
① 평가심의회 위원장은 평가심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.
② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 내부위원 중에서「행정안전부와 그 소속기관 직제시행규칙」에 따른 직제순에 의하여 그 직무를 대행한다.
② 해당 기록물의 평가를 위하여 지정한 위원이 참석하지 못할 경우에는 별지 제1호 서식의 "서약자" 항목에 이름을 기재하고, 비고에 "서면 의견서 대체"라고 표기해야 하며, 별지 제2호 서면평가서를 작성하여 제출하여야 한다.
평가심의회는 다음의 각 호의 사항을 심의하여 평가대상기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 의결한다.
1. 보존기간 10년 이하 기록물에 대한 평가 등에 관한 사항
2. 보존기간 경과 대상 기록물에 대한 폐기의 적정성 여부
3. 기록물 보존기간 변경에 관한 사항
4. 단위과제 보존기간 변경에 관한 사항
5. 기타 보존기록물의 평가와 관련된 사항
평가심의 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의 시 보존기간이 경과한 기록물 중 다음 각 호에 해당하는 기록물은 보존기간 재책정 또는 보류로 구분하여야 한다.
1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물
2. 국회 또는 국무회의의 심의를 거친 기록물
3. 연도별 업무계획과 이의 추진과정?결과 및 심사분석 관련 기록물
4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물
5. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리?확정?증빙에 필요한 중요한 기록물
6. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록
7. 징계시효, 회계법상 시효, 민?형사상 시효, 계약기간, 기타 관계법상 보존이 필요한 기록
8. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물
① 기록물관리 전문요원은 제8조 각 호의 기준에 의거하여 평가대상기록물의 목록에 대해 보존기간 재책정 및 폐기 또는 보류에 대한 심사결과를 작성하고, 작성된 심사결과는 소관부서로 송부하여 의견을 수렴하여야 한다.
② 해당 기록물의 생산부서는 기입정보의 정확성과 기록물 심사결과를 확인하여 별지 제3호 서식 중 "소관 처리부서 검토"란을 작성하되, 확인자?검토자의 성명을 실명으로 기입하여 기록관으로 제출한다.
③ 기록관장은 평가심의회 개최 2주 전에 행정안전부 홈페이지에 평가대상기록물 목록을 게시하여 국민의견이 평가심의회에 반영될 수 있도록 한다.
④ 기록관장은 제1항 내지 제3항을 참고하여 재검토가 요구되는 기록물에 대하여는 기록물의 생산부서에 실제 기록물에 대한 내용검토를 요청할 수 있다.
① 기록관장은 평가심의회가 개최되기 2주 전에 심의 안건, 평가대상기록물 목록 및 의견서, 기타 기록물 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부한다.
② 위원들은 영 제26조에서 규정한 기록물 보존기간별 책정기준과 역사적?증거적?행정적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등이 적합한지 심의하여야 한다.
③ 위원들은 기록물평가심의 과정에 필요하다고 판단될 때에는 기록물관리기준표의 보존기간에 관한 심의도 함께 실시하여야 하며, 기록물관리 전문요원은 심의 결과를 적정성 여부를 재검토하여 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.
④ 위원들은 별지 제3호 서식의 "심의" 란을 작성하여야 하고, 별지 제4호의 기록물평가심의의결서를 작성하여야 한다.
① 평가심의회 계획서?회의록을 비롯하여 기록물 폐기집행에 이르는 일련의 행위들은 기록으로 보존해야 한다.
② 기록물 평가대상 목록(특히 폐기목록)과 평가심의회 심사?심의서는 영구로 하고, 회의록 및 서약서 등은 준영구로 책정하여 관리한다.
기록관장은평가심의회에서 폐기로 결정된 기록물은 관련 규정에 따라 연구기관에 기증되는 폐기기록물의 경우를 제외하고 반드시 폐기를 실시하여야 하며, 폐기과정에서 개인정보나 업무상의 보안 정보가 유출되지 않도록 조치하여야 한다.
전자기록물의 경우, 기록관리시스템으로 이관 후 평가심의 절차를 준수하여 전자적으로 수행한다.
이 규정에도 불구하고 평가심의회 운영과 절차에 필요한 사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.
부칙
별표 서식 정보
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