이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. ‘기록관’이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고 효율적인 활용을 위하여 필요한 보존서고 및 시설, 사무·열람·기록물 정리 공간 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리전문요원 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
2. ‘기록관리시스템’이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존, 활용, 이관, 폐기 등 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
이 규정은 행정자치부 및 소속기관에 적용되며, 기록관 및 기록물평가심의회의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
① 기록관은 운영지원과에 설치하고, 운영지원과장을 기록관장으로 한다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 ‘전문요원’이라 한다)과 기록물의 정리, 기록정보 관리, 보존, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 적정 인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 처리과 기록물관리 업무의 효율적 수행을 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하도록 하여야 한다.
④ 기록관을 설치하지 않은 소속기관은 당해 기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 하여야 한다. 이 경우 소속기관의 장은 사전에 기록관장과 협의하여야 한다.
① 기록관장은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등 전문적 업무수행의 자문을 받기 위해 관련 분야의 전문가를 자문위원으로 위촉할 수 있다.
② 자문위원은 제1항의 업무를 수행하는 데 필요한 전문성을 갖춘 자로써 행정자치부장관이 위촉하며 위촉기간은 2년으로 한다.
③ 기록관장은 위촉된 자문위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
① 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행
2. 기록물 수집·관리·보존 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 보존기간 30년이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
5. 본부 및 소속기관 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
6. 비공개 기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
7. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 등록·관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물의 폐기 관리
9. 기록관리시스템의 설치 및 운영
10. 기록물관리 교육 운영계획의 수립 및 시행
11. 기록물서고 및 행정자료실 관리
12. 중요 기록물 재난대비 계획 수립
13. 중요 기록물 및 활용 가치가 높은 기록물의 디지털자료 변환
14. 소관 기록물의 열람 서비스 제공
15. 기록물 편찬·전시·홍보에 관한 사항
16. 정보공개 접수창구
17. 기타 기록물관리에 관한 사항
② 처리과의 장은 제4조 제3항의 규정에 따라 지정된 기록물 관리책임자가 다음 각 호의 업무를 담당하도록 한다.
1. 기록물의 생산, 발송 및 접수의 등록에 관한 사항
2. 처리과의 기록물관리기준표 관리에 관한 사항
3. 단위과제 작성기준의 수립과 등록에 관한 사항
4. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항
5. 간행물 및 일반도서의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 기타 처리과의 기록물 관리에 관한 사항
③ 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
① 기록관장은 행정자치부 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 영 제17조 내지 제19조에 근거하여 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.
① 모든 기록물은 전자기록 생산시스템으로 생산 또는 접수하고 등록번호를 부여하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록·관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자적으로 관리될 수 있도록 조치하여야 한다.
① 기록관장은 처리과에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위해 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등 기록물정리지침에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산·완결된 기록물을 정리하고, 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월말까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
① 처리과는 생산이 완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 이내에 기록관으로 이관해야 한다. 다만, 처리과에서 업무 참고 등을 위해 필요한 경우 별지 제1호 서식의 이관연기신청서를 제출하고 기록관장과의 협의를 거쳐 이관을 연기할 수 있다.
② 제1항의 단서조항에 따라 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 5년의 범위 이내에 처리과에서 활용할 수 있다. 다만, 활용 목적이 종결된 때에는 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다.
③ 직제개정, 한시조직 해산 등의 경우에 기록관장은 해당 업무를 인계인수하는 부서 간에 별지 제2호 서식의 기록물인계·인수서를 작성·관리하도록 하며, 업무 승계부서가 없는 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.
① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간, 처리과 등을 구분하여 서고에 비치해야 한다.
② 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고 관리책임자를 지정하며, 정기적인 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온·항습 환경 구축 등 필요한 조치를 하여야 한다.
① 기록물평가심의회(이하 ‘심의회’라 한다)는 위원장을 포함하여 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 소속공무원과 민간위원 2인 등 5인 이내로 구성하며 기록물평가심의의 전문성을 보장하기 위해 평가대상 기록물 생산부서의 장을 참석시켜 의견을 청취할 수 있다.
② 심의회의 위원장은 위원 중 호선으로 하고, 소속 공무원은 각 실국 주무과장 또는 평가대상 기록물의 수량을 기준으로 해당 부서장 중에서 선임한다.
③ 민간위원은 행정에 대한 이해가 높은 관련분야 연구자 또는 공직 유경험자와 기록관리 분야의 전문가 중 기록관장의 추천으로 행정자치부장관이 위촉한다.
④ 심의회 위원의 임기는 2년으로 하되 1차에 한하여 연임할 수 있다. 다만, 공무원인 위원의 임기는 따로 정하지 않는다.
⑤ 심의회에 참석한 민간위원에 대하여 예산의 범위 안에서 수당·여비, 기타 필요 경비를 지급할 수 있다.
① 심의위원은 제16조의 폐기보류 기준을 준수하여 중요 기록물이 폐기되지 않도록 신중한 평가심의를 수행해야 한다.
② 위원 중 부득이하게 심의회에 참석할 수 없는 경우 별지 제3호 서식의 서면의견서를 제출하여야 한다.
심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.
1. 보존기간 10년 이하 기록물의 평가·폐기 등에 관한 사항
2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항
3. 기타 기록물의 평가·폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항
심의는 보존기간이 경과된 한시 기록물을 대상으로 하며, 다음 각 호에 해당하는 기록은 폐기보류 또는 보존기간을 연장하여 보존·관리되도록 해야 한다.
1. 행정자치부 역사를 증명할 수 있는 조직 및 직제 변경에 관한 기록
2. 행정자치부의 업무기능과 관련하여 행정자치부 역사자료로서 가치가 있다고 판단되는 기록
3. 공무원채용과 관련하여 이후 소송 등의 증빙자료로 활용될 수 있는 기록
4. 소속공무원의 임용, 징계 및 상벌, 교육 등 개인인사정보에 관련된 기록. 단, 해당 공무원의 임용일로부터 50년이 경과된 기록은 폐기할 수 있다.
5. 회계법상 시효, 민·형사상의 시효, 계약기간, 혹은 관계 법령에 정해진 보존기간이 경과되지 않은 기록
6. 주요 정책수립 기록으로 해당 정책의 시행 및 그 결과를 알 수 있는 기록
7. 기타 영 제26조에 규정되어 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 중 보존기간이 영구 또는 준영구에 해당하는 기록물과 관련된 기록물
기록물관리책임자는 기록관장이 정한 기록물 평가심의 계획에 따라 당해 처리과 폐기대상 기록물의 처리에 대한 의견을 기재한 별지 제4호 서식의 기록물평가의견서를 작성·제출하여야 한다.
① 전문요원은 처리과 의견서의 적정성 여부 검토 등 평가 심사를 수행하고 그 내용을 기재한 뒤 별지 제5호 서식에 의한 기록물평가심사서를 작성하여야 한다.
② 전문요원은 기록물 폐기대상목록이 결정되면 심의회 개최 7일 전까지 행정자치부 홈페이지에 공개하여 국민의 의견을 들을 수 있다.
① 심의회 위원장은 심의회 개최 7일 전까지 심의안건, 기록물평가의견서 및 평가심사서 등 기록물 평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 하고 심의위원들이 원본열람을 요청할 경우, 기록관에서 열람할 수 있도록 조치하여야 한다.
② 위원장은 심의 결과, 보존기간 또는 보존방법의 변경이 필요하다고 인정될 경우, 관련 단위과제의 보존기간 및 보존방법 등의 수정을 요구할 수 있다. 이 경우 기록관리 전문요원은 해당 단위과제의 기록물 관리 속성을 변경·관리하여야 한다.
③ 위원장은 심의 종료 후 별지 제6호 서식에 의한 기록물평가심의서를 작성하고 별지 제7호 서식의 기록물평가심의회 의결서에 참석위원의 서명·날인을 받아 기록관장에게 제출하여야 한다.
① 위원장은 필요한 경우 심의회의를 소집할 수 있으며, 심의회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
② 위원장은 기록물의 가치판단 여부 등 필요한 경우 당해 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.
③ 간사는 심의회에 배석하여 회의록을 작성하여야 하며, 회의 종료 후에는 별지 제7호 서식에 의한 기록물평가심의회 의결서와 회의록, 기타 관련 서류를 첨부하여 위원장의 서명을 받은 후 제21조 제2항의 규정에 따라 보존·관리하여야 한다.
① 기록관장은 기록물평가심의회에서 물리적 폐기 진행이 완료될 때까지 전 과정의 기록을 생산·관리하여야 하며, 필요한 경우 시청각 기록물을 생산·관리하여야 한다.
② 폐기심의 관련 기록물은 다음 기준에 따라 보존·관리한다.
1. 기록물평가심의회 의결서 및 기록물평가심의서, 회의록 : 영구
2. 기록물평가의견서 및 기록물평가심사서 등 : 10년
3. 기타 기록물 폐기와 관련된 기록물 : 5년
① 전자기록물은 종이기록물의 평가심의와 동일한 절차와 기준으로 진행되어야 하며 필요한 경우 종이로 출력하여 심사 및 심의할 수 있다.
② 전자기록의 폐기는 전자적 방법으로 수행된다. 단, 제1항의 규정에 의해 종이로 출력된 기록물은 일반 기록물과 같이 폐기한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업·열람·사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.
① 기록관에는 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각 기록물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과 및 국가기록원과 연결하여 기록물 생산현황 통보, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다. 다만, 시스템 연계 구축은 국가기록원 표준 시스템 개발 확산 계획에 따라 진행한다.
③ 기록관리시스템 H/W의 안전한 관리·운영을 위해 정부통합전산센터에 위탁·운영할 수 있다.
① 기록관장은 기록관리시스템이 안전하고 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 관리를 위하여 전문성을 필요로 할 경우에는 외부업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.
③ 기록관장은 기록관리 시스템의 안전한 관리를 위하여 정기적인 데이터 백업을 실시하고 백업 자료를 안전한 장소에 보관하여야 한다. 다만, 효율적 업무 진행을 위해 장비의 유지를 담당하는 정부통합전산센터에 데이터 백업 및 백업자료 관리를 위임할 수 있다.
기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 기록정보를 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.
① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 따라 관리하여야 한다.
② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 금지하며, 관람·견학 등을 목적으로 출입이 필요한 경우 기록관장의 사전 허가를 받아야 한다.
기록관장은 기록관 및 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 작성·운영하여야 한다.
서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동 상태 점검 관리
2. 보존기록물의 정수점검 및 보존상태 점검
3. 보존기록물의 열람 및 대출상황 점검
기록관의 열람시간은 공무원의 근무시간과 동일하게 적용한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우, 연장 또는 단축 운영할 수 있다.
① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각호와 같다.
1. 행정자치부 및 그 소속 기관의 직원
2. 타 부처 공무원으로 기록관장의 열람 승인을 득한 자
3. 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항 제2호 및 제3호의 경우 기록관장의 지정 장소에서 열람만 할 수 있으며 공개 기록의 경우 사본을 제공할 수 있다.
① 열람은 기록관에서 지정한 공간으로 제한하며, 다음 각 호의 행위를 해서는 아니된다.
1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기
2. 허가를 받지 않은 기록물의 복사 또는 외부 반출
3. 열람실 내부로 음식물 등의 반입
4. 기타 타인의 열람 방해 또는 기록물 보존에 위협이 되는 행위
② 기록물을 열람 또는 복사하고자 하는 경우에는 기록물 열람대장에 필요한 사항을 기재하고, 복사 등에 소용되는 비용은 열람자가 부담하여야 한다.
① 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 기록관리시스템을 통한 전자파일의 열람은 7일 이내로 한다.
② 대출기간의 연장이 필요한 경우, 기록관장의 승인을 거쳐 1회에 한하여 연장할 수 있다.
③ 기록물은 대출하고자 하는 자는 별지 제8호 서식에 의한 기록물 반출·반입서를 작성하여 기록관장에게 승인을 얻어야 한다.
④ 기록관장은 제1항의 규정에도 불구하고 기록물의 보존상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
기록관장은 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하려는 경우
2. 개인정보가 포함된 기록물의 경우, 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우. 단 업무를 위해 필요한 경우는 제외한다.
3. 다른 법령에서 기록물의 열람·대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람·대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물
6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.
① 기록물을 대출 받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우, 사전에 연장 신청을 하여야 하며 이를 이행하지 않을 경우 기록관장은 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 대출 기록물을 지체 없이 반납하여야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장 등 복무상황이 변경되었을 경우
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우
① 기록관장은 각 실국 및 소속기관의 기록물관리 실태를 연 1회 이상 지도·점검 할 수 있다.
② 기록관장은 기록물관리 업무와 관련하여 각 실국 및 소속기관의 기록물관리책임자 및 업무관련자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.
부칙
이 규정은 발령일부터 시행한다.
이 규정은 발령일부터 시행한다.
이 규정은 발령일부터 시행한다.
별표 서식 정보
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