이 규칙은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법”이라 한다) 제14조 및 같은 법 시행령 제11조에 따라 서해지방해양경찰청에 특수기록관(이하 "기록관”이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "기록물”이란 서해지방해양경찰청과 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료를 말한다.
2. "기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. "기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. "기록물관리시스템”이란 기록관에서의 기록물 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
이 규칙은 서해지방해양경찰청에 적용되며 기록관의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 따른다.
① 기록관은 경무기획과 소속으로 하며 과장이 기록관장이 된다.
② 기록관장은 기록관의 효율적인 운영과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리·보존업무 등 업무수행에 필요한 기록물관리전문요원(이하 "전문요원”이라 한다)을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 업무를 수행하도록 하여야 한다.
① 기록관장은 다음 각 호의 임무를 수행 하는 등 기록물관리업무를 총괄한다.
1. 서해지방해양경찰청 및 소속기관의 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행
2. 서해지방해양경찰청 및 소속기관의 기록물 수집·보존 및 활용
3. 기록물생산현황 취합
4. 보존기간 준영구 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
5. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
6. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
8. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
9. 기록물 보존서고 및 행정자료실 관리
10. 기록물 정수점검 및 실태조사
11. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행
12. 해당기관 및 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
13. 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람제공
14. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
15. 소관 기록물의 검색·열람제공
16. 기록물편찬·전시·홍보
17. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리
18. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
19. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
① 기록관장은 서해지방해양경찰청 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록법 시행령」제17조부터 제19조까지에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다.
① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리되도록 하여야 한다.
① 기록관장은 서해지방해양경찰청 및 소속기관의 처리부서에서 생산·완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등을 하여야 하며, 이를 위하여 교육을 실시할 수 있다.
② 처리부서의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산·완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 3월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
① 처리부서는 생산·완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 기록물철 단위로 기록관에 이관하여야 하며, 업무관리시스템으로 생산된 기록물인 경우 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 이관하여야 한다.
② 제1항에도 불구하고 처리부서에서 수시로 업무에 참고할 필요가 있는 기록물인 경우에는 보존기간의 기산일로부터 10년의 범위 내에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있으며, 이 경우 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.
③ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리부서 등을 구분하여 보존서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 보존서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 전문요원은 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
기록관장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물은 생산부서 의견조회, 기록물 관리, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정 폐기, 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.
① 기록관에 보관되어 있는 기록물(비밀기록물을 제외한다)을 평가하기 위하여 기록물 평가심의회(이하"평가심의회”라 한다)를 설치한다.
② 평가심의회는 위원장(기록관장) 1명을 포함하여 기록물 평가에 적합한 5명 이내의 소속공무원과 외부전문가로 지정 또는 위촉한다.
③ 평가심의회는 재적위원 전원 참석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결하며, 가부동수인 경우에는 위원장의 결정에 따른다.
④ 기록관 보관 기록물 중 평가심의대상기록물은 생산부서에 그 목록을 통보한 후 평가심의회를 개최하여 기록물평가심의서 결과에 따라 처리한다.
① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사·연구·분석·평가·정리·목록기술 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 외부위원을 1명 이상 위촉하여야 한다
② 외부위원은 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 지방해양경찰청장이 위촉하고 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.
③ 기록관장은 위촉된 외부위원에게 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
① 서해지방해양경찰청 및 소속기관의 처리과에서 비밀기록물을 생산하는 경우에는 비밀기록물의 원본에 비밀보호기간과 보존기간을 함께 정하며 보존기간이 만료될 때까지 관리하여야 한다.
② 비밀기록물의 보존기간은 기록관리기준표의 단위과제에 책정된 보존기간을 적용하되, 비밀기록물의 보호기간이 변경된 경우에는 변경된 보호기간 이상의 보존기간을 다시 책정하여야 한다.
① 서해지방해양경찰청 및 소속기관의 처리부서에서 생산된 원본기록물은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 있는 경우에는 기록관으로 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류되어 보존기간이 만료된 경우
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우
② 기록관장은 소관 비공개기록물에 대하여 생산연도 종료 후 30년까지 이관시기를 연장할 수 있으며, 30년이 경과된 후에도 업무수행에 필요한 경우에는 이관시기의 연장을 요청할 수 있다.
① 비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 기록관리기준표의 해당 단위과제에서 생산된 기록물철에 편철하여 관리하여야 한다. 다만, 관련된 기록물철이 없거나 개별 기록물 단위로 별도 관리가 필요한 경우에는 그 비밀기록물을 기록물철로 보아 관리할 수 있다.
② 비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조에 따라 공개여부를 구분하여 관리하여야 한다.
① 처리부서의 장은 매년 3월말까지 기록관장에게 비밀기록물의 생산·해제 및 재분류 현황을 각각 통보하여야 한다.
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 「공공기록법 시행령」별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간, 작업공간, 열람공간 및 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템과 열람장비를 갖추어야 한다.
① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 서해지방해양경찰청 및 소속기관 처리부서의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축·운영되어야 한다.
① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 하는 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.
기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 서해지방해양경찰청 및 소속기관 처리부서의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 할 수 있다.
전산화기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.
기록관장은 기록관 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설지정 및 재난대비계획을 수립하여 운영하여야 한다.
기록관의 전문요원은 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부
2. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검
기록관의 열람시간은 당일 법정 근무시간내로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우에는 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 해양경찰청 및 소속기관의 직원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.
① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기
2. 열람실 밖으로의 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 열람실 내 음식물 등 반입 행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 한다.
③ 기록관 보존기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.
기록관의 기록물 대출에 관한 사항은 다음 각 호와 같다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 업무수행 등 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 대출신청서 및 서약서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.
① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않는 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출기록물을 반납하여야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기출장의 경우
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우
① 기록관장은 서해지방해양경찰청 및 소속기관의 기록물관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 서해지방해양경찰청 및 소속기관 처리부서의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
이 규칙의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.
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