이 규정은 「공공기록물관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조와 「공공기록물관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제10조 및「해양수산부 기록관운영규정」제3조에 의하여 포항지방해양수산청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다
1. "기록물"이란 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 대장, 도면, 카드, 시청각물, 간행물, 행정박물, 도서, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.
2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적으로 활용하기 위해 필요한 보존서고 및 시설, 사무·열람·정리 공간 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리전문요원 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. "기록물관리시스템"이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존, 활용, 이관, 평가·폐기 등 기록물관리를 전자적으로 수행되는 시스템을 말한다.
이 규정은 포항지방해양수산청(포항신항해양수산사무소를 포함한다.)에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
① 기록관은 운영지원과에 설치하고, 운영지원과장을 기록관장으로 한다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물 관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리, 기록정보의 관리, 보존, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 적정 인력을 배치하여야 한다.
③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행
2. 소관기록물 수집·관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
8. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
9. 보존서고 관리
10. 기록물관리 실태조사 및 정수점검
11. 기록물관리 교육운영계획의 수립 및 시행
12. 처리과의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
14. 기록관리시스템의 설치 및 운영
15. 중요 기록물 및 활용가치가 높은 기록물의 디지털 자료 변환
16. 소관 기록물의 검색·열람 서비스 제공
17. 정보공개 접수 창구 운영
18. 기록물 편찬·전시·홍보에 관한 사항
19. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
① 기록관장은 각 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 영 제17조 부터 제19조에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리 기준을 작성·관리하여야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 단위과제별로 관련 기록물을 생산·관리하는 경우에는 작성하지 아니할 수 있다.
① 모든 기록물은 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수하고 등록번호를 부여하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록·관리하여야 하며, 비전자기록물은 전자적으로 관리될 수 있도록 조치하여야 한다.
① 기록관장은 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리 하여 그 결과를 5월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 이관 받아야 한다.
② 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 「공공기록물관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "규칙"이라 한다) 별지 제3호서식에 따라 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.
③ 제2항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로 부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 해당 기록물의 보존기간을 초과할 수 없다. 또한, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.
④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관 받아 관리하여야 한다.
① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
② 기록관에서 기록물 평가 및 폐기하고자 할 때에는 규칙 별지 제10호 서식에 따라 기록물평가심의서를 작성하고 생산부서의견조회, 전문요원심사, 기록물평가심의회 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리해야 한다.
③ 기록물평가심의회를 거쳐 폐기가 확정된 기록물은 기록관장의 책임 하에 이를 행한다.
① 기록물의 평가 및 폐기를 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.
② 심의회는 위원장 1인과 위원 4인으로 구성한다.
③ 심의회의 위원장은 기록관장이 되고, 위원은 선원해사안전과장, 항만물류과장 및 관련분야 외부전문가 2인으로 구성한다.
④ 외부위원은 포항지방해양수산청 업무의 관련분야에 전문성을 갖춘 자로서 청장이 위촉하며, 위촉기간은 2년으로 하며, 연임할 수 있다.
⑤ 기록관장은 위촉된 외부위원에 대하여 예산의 범위안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.
⑥ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두며, 간사는 전문요원 또는 위원장이 지정하는 담당자가 된다.
⑦ 기록물평가심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 보존기간 10년이하 기록물의 평가·폐기 등에 관한 사항
2. 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항
3. 그 밖에 기록물의 평가·폐기 및 보존관리에 대하여 필요한 사항
① 심의회의 회의는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.
② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
③ 처리과의 장은 회의개최가 필요하다고 판단되는 경우에는 위원장에게 회의소집을 요구할 수 있다. 이 경우 위원장은 개최사유를 검토하여 필요하다고 판단되는 경우 회의를 소집할 수 있다.
④ 간사는 회의록을 작성하여 그 기록을 유지·관리하여야 한다.
① 위원장은 심의회를 대표하며, 심의회의 운영을 통할한다.
② 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 공무원인 위원 중에서 직제 순에 따라 그 직무를 대행한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존 서고 및 작업·열람·사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 열람서비스에 필요한 장비를 갖추어야 한다.
기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 기록정보를 신속하게 검색·활용할 수 있도록 하여야 한다.
① 기록관장은 기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 보안업무규정에 의한 보안관리를 철저히 하여야 한다.
② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
③ 기관장은 기록물을 기록관으로 이관하고자 할 때에는 이관시 보안업무규정에 의하여 필요한 보안조치를 하여야 한다.
기록관장은 기록관의 보존서고에 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 작성·운영하여야 한다.
기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화시설의 작동상태 점검
2. 보존 기록물의 정수점검 및 보존상태 점검
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황 점검
기록관의 열람시간은 당일 근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 해양수산부 및 소속기관의 직원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
3. 해양수산부 및 소속기관에 파견된 직원
② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.
① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니된다.
1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기
2. 무단으로 기록관 외부로의 반출
3. 기록관 시설의 훼손 또는 파괴
4. 기록관 내부로의 음식물 등 반입
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 별지 제1호서식의 기록관 출입대장에 필요한 사항을 기재하도록 한다.
③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.
기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되면 1회에 한하여 10일 범위에서 연장할 수 있다.
3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제2호서식의 기록물 반출·반입서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.
① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간에 기록물을 반납하여야 한다. 다만, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 등 복무상황이 변경되었을 경우
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우
기록관장은 기록물관리제도의 원활한 운영과 발전을 위하여 기록물 관리에 관한 자료를 처리과의 장에게 요구할 수 있다.
① 기록관장은 처리과의 기록물관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
이 규정에서 정한 것을 제외하고 기록관의 운영에 관하여 필요한 사항은 기록관장이 정한다.
이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.
부칙
이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
별표 서식 정보
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