각급 행정기관(기록관)은 공공기록물관리에관한법률 제21조 및 동법시행령 제39조, 제49조에 의거 기록물을 보존매체(광디스크)에 수록하는 경우 다음 사항을 반영하여 제작하고, 공공기록물관리에관한법률시행령 제52조에 의거 보존매체를 국가기록원이 지정한 시기에 송부하여야 합니다.
○ 보존매체를 PC에 넣으면 자동실행을 위한 프로그램이 포함되어야 함
- 보존매체를 PC에 넣으면 프로그램이 실행되어야 하며, 이 프로그램은 기록물철(綴), 기록물건(件), 특수목록 검색기능, 이미지 출력기능을 포함해야 함
- 다만 자동실행이 어려운 경우 보존매체를 직접 선택하여 실행할 수 있어야 함
- 보존매체 자동실행 프로그램은 실행중 생성될 수 있는 임시 파일외에 어떤 프로그램도 별도로 설치하거나 설치되어서는 안됨
○ 보존매체는 기관별→처리과별→기록물철별→기록물건별→기록물이미지의 단계로 연결되어야 함
○ 기록물 이미지는 건별로 묶어 확인할 수 있도록 조치되어야 함을 원칙으로 한다.
2. 목록입력정보
○ 목록입력정보 파일의 규격
- 행정기관의자료관시스템규격표준제정(2003.8)
“IV. 전자문서시스템과 자료관시스템 이관데이터 규격” 참조
- 기록물철등록일련번호
“기록물철등록부 데이터 규격“ 의 기본등록사항ㅡ기록물철등록일련번호(6)
- 기록물건등록일련번호
“기록물등록대장 데이터 규격“ 의 기본등록사항ㅡ생산(접수)등록번호(13)
기록물철등록일련번호(6) + 권호수(3) + 건일련번호(4)
- 기록물건 쪽수
“기록물등록대장 데이터 규격” 의 기본등록사항ㅡ쪽수(6자리로 변경)
○ 기록물철과 건의 등록일련번호는 고유한 번호를 사용해야 하며, 절대 중복되어서는 안됨(기록물철의 일련번호는 처리과 단위로 000001부터 부여)
○ 항목의 구분자는 TAB 으로 함
3. 이미지파일정보
○ 매체의 모든 이미지 파일 정보로 항목의 구분자는 TAB으로 함
(1) 이미지파일명
(2) 페이지번호
(3) 흑백/칼라 구분 : bpp (Bits Per Pixel) : 흑백=1, 칼라=8, 24, ......
(4) 해상도 : dpi
(5) 가로크기 : dot
(6) 세로크기 : dot
(7) 페이지 타입 : 일반페이지=0, 끝페이지=9(선택사항)
4. 이미지 파일 형식 요구사항
5. 파일 이름 부여 기준
○ 매체에 수록되는 모든 파일은 다음의 기준을 따른다.
- 기록물철 색인 정보 파일 : data_book.txt
- 기록물건 색인 정보 파일 : data_record.txt
- 특수목록 색인 정보 파일 : data_special.txt
- 이미지정보 색인 파일 : data_imagefile.txt
- 실행파일 : data_viewer.exe
- 보존매체 정보파일 : data_dvdinfo.txt
6. 법령사항
○ 기록물을 수록하는 광디스크는 한번 입력후 삭제수정 또는 재수록이 불가능한 형태의 광디스크를 사용(규칙제25조제1항)
○ 기록물을 광디스크에 수록하고자 하는 때에는 당해 기록물을 우선 전산기의 기억장치에 입력하여 입력자료의 이상유무를 검사한 후 광디스크에 옮겨 수록(규칙제25조제2항)
○ 광디스크를 옮겨 수록하는 때에는 광디스크 수록계획서를 전산으로 작성하고, 이에 따라 수록하며, 광디스크는 공개 구분 종류별로 구분작성(규칙제25조제3항)
○ 기록물이 수록된 광디스크에는 규칙 별표 13의 표지 부착(규칙제25조제4항)
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