이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 검찰청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "기록물"이라 함은 대검찰청 및 산하청의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서(전자문서 포함), 대장, 카드, 도면, 시청각물 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
4. "기록물관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
① 이 규정은 대검찰청 및 산하청에 설치된 기록관의 운영에 관하여 적용되며, 그 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
② 검찰청의 수사·재판기록(사건기록·재판서 등) 관리에 관한 사항은 본 운영규정에 우선하여 검찰보존사무규칙에 따른다.
① 대검찰청 및 산하청의 기록관은 사무국(과)에 설치하고, 기록관장은 사무국장 또는 사무과장으로 한다.
② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 인력을 배치하여야 한다.
③ 대검찰청 및 산하청의 기록관에는 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 인력을 배치하여야 한다.
④ 대검찰청 및 산하청의 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물을 직접적으로 처리하는 부서(이하 ‘처리과’라 한다)의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
① 대검찰청 기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.
1. 기록물 관리에 관한 기본계획의 수립·시행
2. 산하청 기록관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
3. 기록물관리시스템의 설치 및 운영
② 대검찰청 및 산하청의 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다. 단 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
1. 소관 기록물의 수집·이관·관리 및 활용
2. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
3. 기록물평가심의회의 구성·운영
4. 기록물의 보존서고 관리
5. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행
6. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
7. 소관 기록물의 검색·열람제공
8. 소관 기록물에 대한 통계의 작성·관리
9. 기록물분류기준표의 관리
10. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
③ 기록물을 직접적으로 처리하는 처리과의 장은 기록물관리책임자를 지정하여 다음 각 호의 업무를 수행하도록 하여야 한다.
1. 기록물의 생산, 발송 및 접수에 관한 사항
2. 기록물철 등록사항과 실물 일치여부 확인
3. 기록물의 공개여부 확인
4. 기록관으로의 생산현황통보에 관한 사항
5. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항
6. 인사이동시 기록물인수·인계서의 작성·관리
7. 기타 기록물관리 관련 사항
각 기록관장은 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.
① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 검찰청의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 제1항에 따른 등록정보를 임의로 수정 또는 삭제할 수 없다.
③ 기록관으로 직접 수집된 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
① 대검찰청 기록관장은 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 각청 기록물관리담당자를 대상으로 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
② 각 기록관장은 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 처리과 서무를 대상으로 교육을 실시하여야 한다.
③ 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 매년 3월31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
④ 각 기록관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 5월31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.
① 대검찰청 기록관장은 기록물의 이관을 위하여 기록물 이관계획을 수립하고 이관방법 및 절차 등에 대하여 각청 기록물관리담당자를 대상으로 교육을 실시하여야 한다.
② 각 기록관장은 기록물의 이관을 위하여 기록물 이관계획을 수립하고 이관방법 및 절차 등에 대하여 처리과 서무를 대상으로 교육을 실시하여야 한다.
③ 처리과에서 생산완결된 기록물은 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 기록물을 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 규정 별지 제1호서식의 기록물 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
④ 처리과에서 비전자기록물을 이관할 경우에는 규정 별지 제2호서식의 기록물 인수·인계서를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다.
⑤ 제3항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.
⑥ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 규정 별지 제2호서식의 기록물인수·인계서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관으로 이관받아 관리하여야 한다.
① 처리과에서 생산·접수한 모든 유형의 기록물은 보존기간에 상관없이 해당 과에서 2년간 보관 후 기록관으로 이관하고, 기록관에서는 보존기간 종료 시까지 보존한다.
② 각 기록관장은 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태별, 처리과별, 생산년도별, 보존기간별 등으로 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
대검찰청 기록관장은 기록물의 평가 및 폐기를 「공공기록법」 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제32조의 규정에 따라 시행하되, 그 관리에 관하여는 「검찰청 기록물평가심의회 운영 규정」(대검훈령 제131호)에 따른다.
① 대검찰청 기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 대검찰청 및 산하청 처리과의 전자기록생산시스템 및 소관 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.
① 대검찰청 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
② 대검찰청 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.
각 기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물 등에서 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.
전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.
① 대검찰청 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
② 담당자는 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.
② 각 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
각 기록관장은 기록관의 전산실 및 보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성하여 운영하여야 한다.
① 각 기록관 소속직원은 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 각 기록관의 서고관리자는 다음 각호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부 점검
2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
기록물의 열람 및 대출 관련 업무시간은 09:00부터 18:00까지로 한다. 다만, 각 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
① 기록물의 열람은 대검찰청 및 산하청 직원에 한하며, 기록관 보존서고의 지정된 장소에서 이루어져야 한다. 단, 30년 경과 후 공개로 결정된 기록물은 외부 이용자의 열람이 가능하다.
② 전직공무원의 열람에 관한 사항은 공개규칙에 따르되 해당 기록물 생산부서의 장으로부터 열람 가능여부에 대한 의견을 들어야 한다.
열람은 기록관 보존서고 안에서 하여야 하고, 기록물을 열람하는 자는 담당자의 지시에 따라야 하며, 다음 각호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기
2. 무단으로 열람실 외부로의 기록물 반출
3. 열람 지역 내로의 음식물 등 반입 행위
4. 그 밖에 기록물 관리에 방해가 되는 행위
① 기록물을 대출할 수 있는 자격은 검찰공무원에 한한다.
② 기록물의 대출은 별지 제3호 서식인 기록물 대출신청서를 첨부한 협조문으로 요청한 후 기록관을 직접 방문하여 반출하여야 한다.
① 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우 기록관장과 협의하여 연장할 수 있다.
3. 대출은 기록관장의 사전 허가를 받아 직접 수령하는 경우에 한하며, 대출받은 기록물은 다른 사람 또는 다른 기관에 대여할 수 없다.
② 제1항의 규정에도 불구하고 기록관장은 자료의 보존상태나 자료의 성격에 따라 대출범위와 조건을 제한할 수 있다.
① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간내에 기록물을 반납하여야 하고, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 협조문으로 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우
① 각 기록관장은 기록관 및 처리과의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
② 대검찰청의 기록물관리 전문요원은 기록물의 관리업무와 관련하여 대검찰청 처리과 및 산하청 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.
부칙
① 이 규정은 제정 즉시 시행한다.
② 이 규정 시행 당시 종전의 규정에 의하여 설치된 자료관은 이 규정에 의하여 기록관이 설치된 것으로 본다.
③ 이 규정에 의한 기록물관리 전문요원 및 업무수행에 필요한 전문인력이 배치되기 전까지는 당해 소속청의 기록관장이 그 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 한다.
별표 서식 정보
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