이 규정은 공공기록물 관리에 관한 법률과 공공기관의 정보공개에 관한 법률에 따라 국가기록원 소장기록물의 공개·열람 업무에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
이 규정은 국가기록원과 그 소속기관에 대하여 적용한다. 다만, 다른 규정에 특별히 정한 경우에는 그러하지 아니한다.
이 규정에서 사용하는 "소장기록물”이라 함은 국가기록원이 공공기관으로부터 이관 받거나 개인·단체로부터 기증 등을 통해 수집하여 보존중인 기록물(이하 "기록물”이라 한다)을 말한다.
국가기록원장(이하 "원장”이라 한다)은 기록물의 열람업무를 효율적으로 처리하기 위하여 국가기록원 본원, 대통령기록관, 서울기록관, 부산기록관, 서울기록정보센터, 광주기록정보센터에 열람실을 둔다.
원장은 공공기록물 관리에 관한 법률(이하 "공공기록물법”이라 한다) 제38조의 규정에 따라 기록물공개심의회(이하 "심의회”라 한다)를 설치한다.
심의회는 다음의 어느 하나에 해당하는 사항을 심의한다.
1. 공공기록물법 제35조 제2항 및 제3항의 규정에 의한 5년주기 비공개 기록물 재분류 및 30년경과 기록물 공개여부
2. 공공기록물법 제35조 제4항 및 제5항의 규정에 의한 비공개 기간의 연장 요청 사항
3. 공공기록물법 제36조의 규정에 의한 기록물 성격별 비공개 상한기간
4. 공공기록물법 제37조의 규정에 의한 비공개 기록물 제한적 열람청구 사항 중 열람결정을 위해 심의가 필요한 사항 및 재심의 요청 사항
5. 공공기록물법 시행령 제68조 제6항 및 제70조 제2항의 규정에 의한 비밀기록물 재분류 및 해제된 비밀기록물의 공개여부
6. 공공기관의 정보공개에 관한 법률(이하 "정보공개법”이라 한다) 제11조 및 제18조의 규정에 의한 주요 정보의 공개여부 결정 및 이의신청에 대한 심의사항
7. 기타 기록물 공개·열람과 관련하여 국가기록원장이 요청한 사항
① 심의회는 7인으로 구성하며, 위원장을 포함하여 4인은 민간위원으로 한다.
②위원회의 위원은 다음의 어느 하나에 해당하는 자로 구성한다.
1. 국가기록원 기록정책부장, 기록관리부장, 기록서비스부장
2. 기록학, 역사학, 법학, 행정학 관련 전공자로 기록물의 공개와 관련하여 지식과 경험이 풍부한 자 중 국가기록원장이 위촉한 자
③위원장 및 위원의 임기는 2년으로 하되, 연임할 수 있다. 다만, 국가기록원 소속 공무원인 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.
④위원장은 심의회를 총괄 진행하며 부득이한 사유로 회의 참석이 어려운 경우 다른 민간위원에게 위원장직을 위임할 수 있다.
⑤심의회 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두되, 간사는 공개서비스과장으로 한다.
① 위원회 위원 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 위원은 그 안건의 심의·의결에서 제척된다.
1. 본인, 배우자 또는 직계 존비속이 요청한 정보공개 이의신청의 심의
2. 본인, 배우자 또는 직계 존비속이 이해당사자인 기록물의 공개여부 심의
3. 그 밖에 공정한 심의가 어렵다고 인정할 만한 현저한 사유가 있는 경우
②위원회 심의·의결의 이해당사자는 위원에게 공정을 기대하기 어려운 특별한 사정이 있는 경우에는 기피신청을 할 수 있다.
③위원이 제1항 또는 제2항의 사유에 해당하는 경우에는 스스로 그 안건의 심의·의결에서 회피할 수 있다.
① 심의회는 원장이 요청하거나, 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 개최한다.
②심의회의 회의는 위원장을 포함하여 재적위원 과반수 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수 찬성으로 의결한다. 다만, 가부 동수인 때에는 부결된 것으로 본다.
③위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우 [별지 제1호] 서식에 의한 서면심의 의결서로 의견을 제출할 수 있다.
④간사는 [별지 제1호] 서식에 의한 심의 의결서 및 [별지 제2호] 서식에 의한 심의대상 목록, [별지 제3호] 서식에 의한 회의록을 작성·관리하여야 한다.
⑤간사는 비공개 기록물 재분류, 비공개 기록물 제한적 열람 등 공개·열람업무 관련 현황을 심의회에 보고하여야 한다.
① 원장 또는 위원장은 제6조의 어느 하나에 해당하는 사항의 심의와 관련하여 사전검토가 필요한 경우에는 심의회를 개최하기 전에 예비심사를 요청할 수 있다.
②예비심사는 공개서비스과가 주관하여 실시하고, 필요한 경우 심의대상과 관련된 전·현직 공무원, 학계 및 관련단체 전문가를 예비심사위원으로 위촉할 수 있다.
③공개서비스과장은 예비심사 검토결과를 [별지 제4호] 서식으로 작성·관리하여야 하며, 검토결과는 원장 및 심의회 위원들에게 심의회 개최 전까지 제출하여야 한다.
① 공개서비스과장은 통일·외교·안보·수사·정보 분야의 기록물을 공개하고자 하는 경우에는 해당 기관의 장의 의견을 들어야 한다.
②공개서비스과장은 제1항의 규정에 의한 분야 이외에도 필요한 경우 재분류 대상 기록물 생산기관에 의견을 청취할 수 있다.
③제1항 및 제2항의 규정에 의해 생산기관 의견을 조회 또는 청취한 경우에는 그 결과를 심의회에 제출하여야 한다.
심의회의 의결을 거쳐 공개하기로 결정한 기록물은 당해 기록물의 목록을 국가기록원 홈페이지 등을 통해 공표하여야 한다.
민간위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당, 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.
① 위원은 회의안건을 심의·결정함에 있어 알게 된 사항이나 비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나, 그 비밀을 누설하여서는 아니 된다.
②제1항의 규정을 위반한 위원에 대하여는 해촉할 수 있으며 관계법령에 따라 책임을 진다.
기록물 열람업무에 대하여 제4조에 따른 열람실 간 업무의 통일성과 일관성을 위하여 기록서비스부 공개서비스과는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
1. 열람실 운영관련 정책 및 기준 수립
2. 기록물열람매뉴얼 작성 및 관리
3. 기록물 공개 이의신청 등에 대한 총괄 처리
4. 비공개기록물의 제한적 열람제공 여부 결정
5. 정보통신망을 이용한 민원·열람처리
6. 기타 열람실 운영에 관하여 통일성과 일관성이 필요한 사항
① 기록물의 열람 신청은 방문, 우편, 모사전송, 정보통신망 등으로 할 수 있다.
②제1항에 따라 열람을 신청하고자 하는 자는 열람업무 담당 공무원에게 정보공개법 시행규칙 [별지 1호] 서식에 의한 정보공개청구서를 작성하여 서면으로 제출하여야 한다. 다만, 정보통신망에 의한 신청은 그러하지 아니하다.
③열람업무 담당 공무원은 열람청구 처리결과를 [별지 제5호] 서식에 작성하여 관리한다.
기록물 열람 및 사본을 제공하는 때에는 열람업무 담당 공무원은 정보공개법 시행령 제15조(정보공개 시 청구인 확인)에 따라 청구인 본인 또는 그 정당한 대리인임을 확인하여야 한다.
① 열람실은 공공기록물법 제3조 및 동법 시행령 제3조에 따른 기관(이하 "공공기관”이라 한다)으로부터 업무수행과 관련하여 기록물 열람 관련 협조요청을 받은 경우에 그 업무가 효율적으로 수행되도록 적극 협조하여야 한다. 이 경우에는 정보공개법 제17조에 따른 비용을 부과하지 아니한다.
②공공기관이 국가기록원에 기록물 사본 제공과 관련하여 업무협조를 요청하는 때에는 요청목적, 요청대상 기록물 목록과 함께 그 업무협조 사안에 대한 이해를 도울 수 있는 관계 자료를 함께 송부하여야 한다.
③공공기관이 정보공개법 제9조 각 호에 따른 비공개 기록물 또는 부분공개 기록물 중 비공개 대상 정보의 제공을 요청하는 때에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에 사본을 제공할 수 있다.
1. 기관의 업무수행과 관련된 개별법에 자료제공의 협조에 관한 사항이 명시되어 있는 경우
2. 요청 기관에서 생산하여 이관한 기록물인 경우 또는 타 기관에서 생산하여 이관한 기록물 중 사전에 기록물 생산기관의 이용허락을 득한 경우
④제3항에 따라 비공개 기록물 또는 부분공개 기록물의 비공개 대상 정보의 사본을 제공받거나 열람한 기관은 그 기록물에 관한 정보를 요청한 목적 외의 용도로 사용할 수 없다.
① 기록물을 열람하고자 하는 자는 열람실을 방문하여 직접 열람하거나, 정보통신망을 통하여 국가기록원이 제공하는 기록물을 열람할 수 있다.
②열람은 열람업무 담당 공무원이 지정한 장소에서 하여야 하며, 필기도구는 연필만을 사용할 수 있다.
③기록물의 원본을 열람하는 자는 기록물의 멸실, 손상, 문자의 가감 및 변경 등을 해서는 안되며, 기록물 편철상태 등이 훼손되지 않도록 하여야 한다.
④열람업무 담당 공무원은 열람인이 제2항 및 제3항을 위반하거나 위반할 우려가 있다고 판단될 때에는 열람중지, 기록물 회수 및 열람인에 대한 퇴실 등의 조치를 하여야 한다.
① 정보공개법 제9조에 따라 비공개로 분류된 기록물과 부분공개로 분류된 기록물 중 비공개 대상정보는 열람할 수 없다. 다만, 공공기록물법 제37조 제1항 각 호의 경우에는 제외하며, 이 경우 이 규정의 제4장 비공개 기록물의 제한적 열람절차 및 이용에 따른다.
②기록물의 훼손·멸실의 위험이 있어 물리적 보호가 필요하거나, 개인·단체로부터 기증 등을 통해 수집하여 보존중인 기록물로서 기증·위탁자와의 협약 등이 있는 경우에는 열람을 제한할 수 있다.
열람업무 담당 공무원은 열람을 신청받은 기록물에 대하여 공개여부의 판단이 필요한 경우에는 기록서비스부 공개서비스과와 협의하여 처리하여야 하며, 이 경우 정보공개법 제11조 내지 제13조에 따른다.
① 기록물의 사본 등의 교부는 열람인의 신청에 따라 종이 사본·사진의 인화물 또는 복제물·전자 또는 전자화된 기록물의 전자파일의 형태로, 직접 교부·우편·모사전송·정보통신망 등으로 제공한다.
②전자 또는 전자화된 기록물을 전자파일의 형태로 기록물 사본을 제공할 경우에는 원장이 지정하는 포맷으로 제공하여야 하며, 기록정보기반 담당부서장은 해당 기록물의 복제방지 등 필요한 조치를 하여야 한다. 다만, 국가기록원과 사전에 협의한 기록물의 사본에 대해서는 제외할 수 있다.
① 기록물을 복사할 때에는 기록물의 멸실·손상 및 편철상태 등이 훼손되지 않도록 하여야 한다.
②열람인이 복사를 원하는 경우 열람업무 담당 공무원의 승인을 받은 후 열람실에 설치되어 있는 복사기를 이용하여 직접 복사하거나, 열람업무 담당 공무원에게 복사본 교부를 요청할 수 있다.
③열람업무 담당 공무원은 열람인이 제1항을 위반하거나, 위반할 우려가 있는 경우에는 복사중지 등 적절한 조치를 하여야 한다.
기록물의 사본 교부 시 신청자가 원본확인 표시를 요청할 경우에는 다음 어느 하나에 따라 원본확인 표시를 한다.
1. 원본 기록물로부터 복사하는 경우에는 복사물의 앞면 여백 또는 바로 뒷면에 [별지 제6호] 서식의 고무인 등을 날인하여 표시한다.
2. 마이크로필름 또는 광디스크로부터 기록물을 복사하는 경우에는 복사대상기록물의 시작과 끝부분에 [별지 제7호] 및 [별지 제8호] 서식의 내용을 삽입하여 표시한다.
① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 청구에 대해서는 기록물의 사본·복제물을 일정기간별로 나누어 제공하거나 청구인과 사전협의를 통해 열람과 병행하여 제공할 수 있다.
1. 문서 20권 또는 2,000매 이상
2. 필름인화 100매 이상
3. 비디오테이프(60분 기준) 5개 이상
4. 이미지데이터 500Mbyte 이상
5. 동영상데이터 50Gbyte 이상
②제1항 제3호 내지 제5호에 의한 데이터를 제공하는 경우에는 복제비용 등을 위한 추가비용을 신청자에게 부과할 수 있다.
③정보공개법 제9조 제1항의 어느 하나에 해당하는 비공개 정보를 포함한 이미지 데이터는 제1항 제4호에 따라 제공하지 않음을 원칙으로 한다. 다만, 공공기관이 복제방지 및 보안 대책을 마련한 경우에는 원장의 승인을 거쳐 제공할 수 있다.
④원장은 기록물 대량 복제 시 작업인력·장비·예산 등을 고려하여 필요시 외부 전문 업체에 복제를 의뢰할 수 있다.
① 교부받은 기록물 사본을 출판·전시·공중송신 및 상업적 목적 등으로 활용하기 위해서는 이용허락을 받아야 한다. 단, 저작권법이 정한 바에 따라 자유 이용할 수 있는 공공저작물임을 표시한 기록물의 경우에는 그러하지 아니할 수 있다.
②저작권자가 따로 있는 기록물에 대하여 그 사본의 이용허락을 요청 받은 경우, 업무 담당자는 해당 저작물에 대한 이용허락 여부를 확인하여야 한다.
③기록물 사본의 이용허락은 기록서비스부 공개서비스과에서 수행한다. 다만, 대통령기록물 사본의 이용허락은 대통령기록관장이 그 담당부서를 따로 정하여야 한다.
① 열람업무 담당 공무원은 정보공개법 시행령 제14조 제3항에 따라 타인의 지적재산권, 타인의 명예, 사생활의 비밀, 그 밖에 타인의 권리 또는 이익이 부당하게 침해되지 아니하도록 소장기록물의 지적재산권자와 이용·실시 조건 등을 파악하여 안내하여야 한다.
②각 열람실은 기록물 사본을 제공할 때 필요한 경우에는 저작권 침해 방지를 위한 조치 및 사본의 목적 외 사용과 부당사용에 대한 주의·경고문을 첨부할 수 있다. 이 경우 주의·경고문은 [별지 제9호]와 같다.
열람수수료 기타 비용부담은 정보공개법 시행규칙 제7조에 따른 [별표]에 의하되, 정보공개법 시행령 제17조 제3항에 따른 수수료 감면비율은 이 규정의 [별표 1]과 같다.
① 원장은 공공기록물법 제37조의 규정에 따른 비공개 기록물의 열람(이하 "제한적 열람”이라 한다)을 위하여 열람실에 특별창구를 설치한다.
②특별창구에는 기록물 검색시스템 등을 이용하여 비공개 기록물을 열람할 수 있는 컴퓨터 등 시설을 갖추어야 한다.
③원장은 국가기록원 직원 중에서 비공개 기록물 열람 업무의 담당자(이하 "제한적 열람업무 담당자”라고 한다)를 지정하여야 한다.
① 제한적 열람을 희망하는 자는 원장에게 공공기록물법 시행규칙 제41조의 규정에 의한 [별지 제14호] 서식의 신청서를 작성하여 제출하여야 한다.
②제한적 열람 신청은 방문·우편·모사전송 또는 전자우편에 의하여 할 수 있다.
① 원장은 제한적 열람 가능여부에 대한 결정 결과를 [별지 제10호] 서식에 의하여 신청인에게 통지하여야 한다.
②제1항의 통지는 전화·우편·모사전송·전자우편에 의하여 할 수 있다.
① 제한적 열람은 지정된 일시·장소에서 청구인만이 할 수 있다. 이 경우 제한적 열람업무 담당자는 청구인이 본인일 경우에는 청구인의 신분증명서, 청구인이 대리인일 경우는 대리인의 신분증명서 및 대리인임을 증명하는 서류에 의하여 청구인 본인 또는 그 정당한 대리인임을 확인하여야 한다.
②열람자는 특별창구에서 열람 대상기록물을 촬영·복사 등을 할 수 없으며, 필요한 경우에는 필기도구로 연필만을 사용할 수 있다.
③제한적 열람업무 담당자는 열람에 입회하여 불법행위가 발생하지 않도록 필요한 조치를 하여야 한다.
④제한적 열람업무 담당자는 청구인에게 기록을 열람하게 한 경우 제한적 열람대장에 열람 내용을 기재하고 열람자의 서명 또는 날인을 받아야 한다.
이 규정에서 정한 제한적 열람절차에 따른 열람은 무상으로 한다.
① 열람실은 제한적 열람대장을 비치하여야 한다.
②제한적 열람대장의 보존기간은 10년으로 한다.
공개서비스과장은 매월 제한적 열람 운영현황을 다음 달 10일까지 원장에게 보고하여야 한다.
특별창구를 이용하는 사람의 준수사항 등 이 규정의 시행에 관하여 필요한 사항은 원장이 정한다.
부칙
이 훈령은 공포한 날부터 시행한다.
별표 서식 정보
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