이 지침은「연구노트 지침」(미래창조과학부 훈령 제44호)에 따라 국립생물자원관(이하 ‘자원관’이라 한다)에서 수행하는 연구과제에 대한 연구노트의 작성 및 관리에 관한 사항을 정하여 연구성과를 효율적으로 유지·관리함을 목적으로 한다.
이 지침은 자원관에서 수행하는 연구과제에 대하여 적용하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 단순조사, 연구용역과제, 전산화 및 인쇄물 제작 등의 경우에는 연구책임자 소속 부장의 승인 하에 예외로 할 수 있다. 이 지침에서 정하지 않은 사항은「연구노트 지침」(미래창조과학부 훈령 제44호)을 따른다.
이 지침에서 사용하는 용어는 다음과 같이 정의한다.
1. "연구노트”라 함은 연구자가 연구의 착수부터 연구 성과물의 보고 및 발표 또는 지식재산권의 확보 등에 이르기까지의 과정 및 결과를 기록한 자료를 말한다.
2. "서면연구노트”라 함은 제본된 노트에 필기구 등을 이용하여 내용을 기록하는 연구노트를 말한다.
3. "전자연구노트”라 함은 전자문서 또는 전자화대상문서의 형태로 기록, 저장하는 연구노트를 말한다.
4. "전자문서”라 함은 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성되어 송신 또는 수신되거나 저장된 정보를 말한다.
5. "전자화대상문서”라 함은 전자적 형태로 작성되지 아니한 문서를 정보처리시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 문서를 말한다.
6. "기록자”라 함은 연구에 참여하면서 연구 수행과정 및 결과를 연구노트에 직접 기록하는 자를 말한다.
7. "점검자”라 함은 작성된 연구노트의 내용을 확인하고 서명하는 자로 연구책임자 소속부서(과)의 장이 된다.
8. "연구책임자”는「국립생물자원관 연구관리규정」제2조제3항제2호의 연구책임자를 말한다.
9. "연구노트관리부서”는 연구책임자가 속한 과를 말한다.
① 서면연구노트는 다음 각 호의 요건을 충족하여야 한다(별지 제1호 서식).
1. 기관명, 관리번호, 연구과제명 및 각 장에 쪽 번호가 적힌 제본된 형태
2. 기록자, 연구책임자, 점검자의 서명 및 날짜
3. 그 밖에 관장이 별도로 정하는 사항
② 전자연구노트는 다음 각 호의 요건을 충족하여야 한다.
1. 기관명, 관리번호, 연구과제명 및 기록자·점검자의 서명인증 기능. 다만, 필요시 관장은 점검자의 서명기능을 제외할 수 있다.
2. 연구기록 입력일과 시간의 공인된 자동기록 기능
3. 기록물의 수정사항 확인 기능
4. 그 밖에 관장이 별도로 정하는 사항
① 연구노트관리부서(이하 "관리부서”라 한다)의 장은 연구책임자의 요구에 따라 별지 제1호 서식의 연구노트를 배포하여야 한다.
② 관리부서는 별표2에 따라 연구노트의 관리번호를 부여하고 배포기록을 유지·관리해야 한다(별지 제4호 서식).
③ 전략기획과는 연구노트 작성, 관리방법 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.
① 과제참여자는 누구나 연구노트를 작성할 수 있다. 다만, 연구에 대한 자문만 제공하거나 단순히 연구를 지원하는 자, 외부에서 지원연구를 수행하는 자는 연구책임자의 판단에 따라 대상에서 제외될 수 있다.
② 보안 유지 등 과제의 성격에 따라 연구과제 단위로 연구노트를 작성할 수 있다. 이 경우 노트 앞면에 모든 기록자의 이름을 기재하여야 한다.
연구노트를 작성할 때에는 다음 각 호에 따라 작성하여야 한다. 다만, 제3호부터 제5호까지는 서면연구노트에만 해당된다.
1. 연구노트는 기재내용의 위조·변조 없이 객관적인 사실만을 상세하고 정확하게 기록하여야 한다.
2. 연구수행 과정 및 결과는 제3자가 재현 가능하도록 작성하여야 한다.
3. 작성내용을 수정·삭제하거나 연구노트에 자료를 부착하는 경우에는 이에 대한 서명과 날짜를 기재하여야 한다.
4. 빈 공간에는 사선을 긋고 여백임을 표시하여야 한다.
5. 기록내용이 장기간 보존되는 필기구로 작성하여야 한다.
① 연구노트는 자원관 연구과제의 유형적 결과물로 자원관의 소유로 한다. 다만, 협약에 따른 연구과제의 경우 그 협약을 따른다.
② 연구자는 연구노트의 원본을 소유할 수 없으며, 사본을 소유하고자 하는 경우에는 소속 부장의 승인을 얻어야 한다.
③ 제2항의 규정에 따라 연구자가 연구노트 사본을 소유하는 경우에는 이를 임의로 타인에게 양도하거나 매매할 수 없다.
① 연구책임자는 기록자의 연구노트 작성여부와 기준에 따라 작성하는지 등을 주기적으로 점검하고 지도·감독해야 한다.
② 점검자는 분기별로 연구노트의 내용을 확인하고 해당란에 이름, 서명 및 일자를 기록해야 한다.
연구노트는 과제참여자의 보고서 및 논문 작성, 지적재산권 신청 등에 적극 활용되어야 한다.
① 연구 진행 중의 연구노트는 기록자가 작성하고 보관하여야 한다.
② 연구노트 기록자는 퇴직 등 참여변경의 사유가 발생한 경우에는 즉시 연구책임자에게 연구노트를 반납해야 한다.
③ 연구책임자는 연구과제가 종료 또는 중단된 경우, 연구노트와 관련된 모든 기록을 관리부서의 장에게 제출하여야 한다.
④ 관리부서는 연구노트를 연구기록물 보관함에 비치하고 보관 및 열람 현황에 대한 기록부(별지 제5호 서식)를 유지·관리해야 한다.
⑤ 연구노트의 보관기간은 연구의 성격에 따라 별도로 분류된 경우를 제외하고는 30년으로 한다.
⑥ 보관된 연구노트는 열람등급별 열람권한 범위 내에서 열람할 수 있으며, 열람등급은 별표 1에 따라 해당 부장이 부여한다.
① 자원관이 소유한 연구노트는 열람 및 활용할 수 있으나 특별한 사유가 없는 한 외부에 공개하지 않는다.
② 연구노트를 외부에 공개하고자 하는 경우에는 "연구노트관리심의회”의 심의 후 공개할 수 있다.
관장은 보존기간이 경과한 연구노트 중 보관이 불필요하다고 판단되는 경우 또는 보존기간이 경과하기 전이라도 환경의 변화 등에 따라 보존가치가 없다고 판단되는 경우 ‘연구노트관리심의회’의 심의 후 이를 폐기할 수 있다.
① 연구노트관리심의회(이하 ‘심의회’라 한다)의 위원장은 관장이 되며, 생물자원연구부장, 생물자원활용부장, 식물자원과장, 유용자원활용과장, 전략기획과장으로 구성한다.
② 위원장은 심의회 운영을 위하여 전략기획과 연구담당 연구관을 간사로 둔다.
③ 심의회는 연구노트의 공개, 폐기 및 기타 위원장이 필요하다고 판단한 사항을 심의하며, 구성원 2/3이상의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.
부칙
(시행일) 이 지침은 발령한 날로부터 시행한다.
별표 서식 정보
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