이 규정은 통계청 조사표관리실(이하 ‘조사표관리실’이라 함)의 효율적 운영 및 관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "조사서류”란 통계청이 통계조사를 위하여 작성한 모든 형태의 조사표와 그 밖에 조사와 관련하여 수집된 자료를 말한다.
2. "조사표철”이란 조사서류 등을 보관·보존하기 위하여 조사구역별 또는 일정 분량별로 편철한 조사서류 묶음을 말한다.
3. "조사표 관리”란 조사서류의 생산, 정리, 이관, 수집, 폐기, 보관, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.
4. "조사표관리실”이란 모빌랙 등의 설비와 열람공간 등을 갖추고 조사표의 열람·보관 등 조사서류를 관리하는 공간을 말한다.
5. "조사표관리실 책임자”(이하 ‘책임자’라 함)란 조사표관리실의 운영 및 관리 업무를 책임지는 자를 말한다.
6. "조사표관리실 관리담당자”(이하 ‘담당자’라 함)란 조사표관리실의 운영 및 관리 업무를 수행하는 자를 말한다.
7. "조사표 처리과”(이하 ‘처리과’라 함)란 통계청 본청(통계교육원, 통계개발원 포함) 각 과 중에서 통계조사 목적으로 조사서류를 설계·작성 및 통계조사를 주관하는 부서를 말한다.
통계청(본청)이 통계조사 목적으로 생산한 조사서류 등의 운영관리에 관하여는 다른 법령·규칙 등에서 따로 규정된 것을 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다. 다만, 동남지방통계청 창원사무소에 위치한 창원 자료관리센터에 보관중인 조사표의 운영 및 관리는 창원 자료관리센터 운영규정에 따르기로 한다.
① 조사표관리실은 운영지원과에 설치하고 기록관장인 운영지원과장이 책임자가 된다.
② 처리과의 내검 활용 등 기록관으로 이관하기 전까지의 조사서류 관리를 위하여 처리과의 장을 부책임자로 지정할 수 있다.
조사표관리실 운영관리업무의 효율적인 수행을 위하여 담당자를 배치할 수 있다. 이때 담당자는 공무원 또는 무기계약직 등으로 지정할 수 있다.
조사표관리실은 정부대전청사(1동 B206-1호, 1동 MB206호)에 위치하고, 그 내부에 모빌랙 등의 조사서류 보관 설비를 둔다.
① 조사서류에는 개인 및 기업에 관한 민감한 정보가 수록될 수 있으므로 조사표관리실은 제한구역으로 지정·운영한다.
② 운영지원과장은 보안업무규정 시행세칙(통계청 훈령)에 따라 조사표관리실 출입문에 제한구역 표시를 한다. 또한 별지 제1호서식을 조사표관리실에 비치하고 출입자를 기록한다.
① 운영지원과장은 처리과를 대상으로 별지 제2호서식에 따라 연 1회 이상 조사서류 보관 수요를 조사한다.
② 운영지원과장은 조사표관리실에 보관이 가능한 한도 내에서 처리과의 보관요구를 수용한다. 이때 조사서류 보관 대상 선정을 위하여 처리과가 참여하는 협의회를 구성할 수 있다.
① 운영지원과장은 조사표관리실의 효율적인 관리를 위해 처리과의 수요조사를 반영한 조사서류 연간 보관계획(이하 ‘연간계획’이라 함)을 수립하여야 한다.
② 운영지원과장은 연간계획에 따라 조사서류가 수집될 수 있도록 하여야 한다.
② 연간계획에 포함되지 않은 조사서류의 조사표관리실 보관이 필요한 경우 운영지원과와 사전에 협의를 하여야 한다.
운영지원과장은 처리과의 보관요청서 등을 검토하여 조사서류 인계인수 7일전까지 승인한다. 이때 조사표관리실 정리계획 등이 미흡할 경우에는 처리과에 보완 지시 또는 보류 조치 등을 할 수 있다.
① 처리과는 조사서류를 조사표철로 편철하고 편철된 조사표철 단위(권)로 목록을 작성하여 조사표관리실에 인계하여야 한다. 이때 조사표철에는 조사표명칭, 보존기간, 생산년도 등이 표시되어 있어야 한다.
② 처리과와의 인계인수는 별지 제2호서식 및 별지 제4호서식을 활용한다.
③ 조사서류 정리 상태가 미흡한 경우 운영지원과장은 이송 중지를 지시할 수 있다. 이때 처리과는 보완조치 완료 후 인계인수를 재개하여야 한다.
④ 처리과는 조사서류 인계인수 후 10일 이내 별지 제5호서식을 작성하여 기록관장인 운영지원과장에게 제출하여야 한다.
① 조사서류는 모빌랙에 보관한다. 다만 모빌랙의 공간이 부족할 경우에는 조사표관리실내 철제 선반 등을 설치하여 보관할 수 있다.
② 처리과는 조사명, 조사지역 등 순서에 맞추어 적재하고 조사서류 인계인수 후 10일 이내 별지 제6호서식을 작성하여 모빌랙 측면에 부착하여야 한다.
④ 담당자는 별지 제7호서식을 활용하여 통계조사서류의 보관현황을 기록·관리하여야 한다.
① 담당자는 조사서류의 효율적인 보관을 위하여 보관 위치를 바꾸어 재배치할 수 있다.
② 담당자는 조사서류의 보관장소 또는 보관 위치가 변경되었을 경우 별지 제7호서식의 ‘보관번호’ 등을 변경하여야 한다. 이때 변경된 사항을 처리과에 알려주어야 한다.
① 처리과는 기록관이 고시하는「통계청 기록관리 기준표」에 맞추어 조사서류의 보존기간을 지정하여야 한다.
② 조사표관리실에 보관 중인 조사서류의 보존기간을 변경하고자 할 경우 처리과는 변경 내용에 대해 운영지원과장과 사전에 협의하여야 한다.
① 운영지원과장은 통계청 기록관 운영규정 제12조에 따라 보존기간이 경과된 조사서류를 매년 폐기한다.
② 운영지원과장은 조사서류 폐기 전 기록관리 전문요원과 협의하여 폐기목록을 작성하여 보관하여야 하며, 이때 별지 제7호서식의 ‘비고’ 란에 "폐기”와 "폐기일자”를 기재하여야 한다.
담당자는 조사표관리실의 효율적인 운영을 위하여 조사서류의 보관 상태를 분기별 1회 이상 점검하여야 한다.
② 조사서류의 외부 반출은 원칙적으로 금지한다. 다만 내검을 위해 외부 반출이 필요한 경우에는 반드시 처리과 장의 사전승인을 거친 후, 별지 제9호서식 및 별지 제10호서식을 활용하여 대상, 목적, 기간 등 반출관련 사항을 운영지원과장에게 문서 또는 메모보고 등의 방식으로 사전에 요청, 승인을 받아야 한다.
③ 외부에 반출되었던 조사서류를 조사표관리실에 다시 보관하기 위해서는 별지 제4호서식을 활용, 인계인수 절차를 거쳐야 하며 제12조와 제13조를 준수하여야 한다.
조사서류 등의 이관은 통계청 기록관 운영규정에 따른다.
이 규정의 운영에 필요한 세부사항은 책임자가 따로 정할 수 있다.
부칙
이 예규는 발령한 날부터 시행한다.
별표 서식 정보
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