이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 국가보훈처 및 그 소속기관에 기록관을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
이 규정은 국가보훈처 및 그 소속기관에 설치된 기록관(이하 "기록관"이라 한다)의 운영에 관하여 적용하며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
① 기록관은 국가보훈처(이하 "처 본부"라 한다) 및 지방보훈청의 기록관리 부서에 각각 설치하고, 설치부서의 장이 기록관장이 된다.
② 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원과 문서관리·간행물관리·정보공개청구 접수·기록물관리 전산시스템 운영 등의 업무수행에 필요한 인원을 배치한다.
③ 기록관이 설치되어 있지 아니한 소속기관(보훈지청, 국립묘지, 호국원 등)의 장은 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련 업무를 수행하도록 하여야 한다. 다만, 보훈심사위원회와 국립대전현충원의 경우에는 처 본부에서 관리한다.
① 국가보훈처장 또는 지방보훈청장은 기록관장의 요청에 의하여 기록물관리를 위한 조사·연구·분석·평가· 정리·목록기술 등의 전문적 업무에 경험이 있는 자 중에서 전문위원을 위촉할 수 있다.
② 전문위원의 위촉기간은 2년으로 하되, 연임할 수 있다.
① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립 및 시행
2. 소관 기록물의 수집·보존 및 활용
3. 기록물관리에 관한 교육
4. 기록관리기준표 관리 및 조정
5. 생산현황 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보
6. 보존기간 30년 이상인 기록물의 중앙기록물관리기관 이관
7. 기록물관리 전산시스템의 운영
8. 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 그 자료의 검색·열람
9. 간행물의 관리
10. 기록물평가심의회의 운영
11. 기록물서고 및 행정자료실의 관리
12. 정보공개청구 접수 및 결과 확인
13. 소관 비공개기록물의 공개 재분류
14. 기록물관리에 관한 지도·감독·지원
15. 중요기록물 재난대비계획 수립
16. 기타 기록물의 관리에 관한 사항
② 기록물의 생산 및 등록 등 기록물을 직접적으로 관리하는 부서(이하 "처리과"라 한다)의 장은 기록물관리 책임자 및 기록물관리 업무담당자를 지정하여 다음 각 호의 업무를 수행하도록 하여야 한다.
1. 기록물의 생산, 발송 및 접수의 등록에 관한 사항
2. 처리과의 기록관리기준표의 관리에 관한 사항
3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립과 기록물철의 등록에 관한 사항
4. 기록물의 생산현황보고, 정리, 이관 및 보존기간 만료 기록물의 평가 검토 등에 관한 사항
5. 간행물 및 일반도서의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 기타 처리과의 기록물관리에 관한 사항
① 기록관장은 해당 기관 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제17조부터 제19조까지에 의한 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 상세한 기준을 작성·관리하여야 한다.
① 기록관장은 처리과에서 전년도에 생산·완결된 기록물의 정리를 위하여 처리과 기록물관리 업무담당자에 대한 교육을 매년 2월 말까지 실시하여야 하며, 처리과에서는 이에 따라 기록물의 공개여부·접근권한 재분류·편철 확정을 실시하고 그 결과를 매년 3월 말까지 기록관에 통보하여야 한다.
② 기록관장은 이 결과를 매년 8월 31일까지 중앙기록물관리기관에 통보하여야 한다.
① 기록관은 처리과에서 생산·접수한 모든 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 내에서 인수하여 보존·관리한다. 다만, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 매 1년 단위로 단위과제카드 종결 즉시 기록관리시스템으로 인계하여야 한다.
② 처리과에서는 인계하고자 하는 모든 기록물건에 대한 공개 여부를 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」(이하 "정보공개법"이라 한다) 제9조의 비공개대상정보 세부기준에 따라 구분하여 색인목록에 표시하여야 하며, 기록관장은 이에 따라 인수기록물의 공개 여부를 분류하여 관리하여야 한다.
③ 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 별지 제1호 서식에 따라 사전에 이관연기 신청서를 제출할 수 있다. 다만, 이관연기 기간은 해당 기록물의 보존기간을 초과할 수 없으며, 보존기간 만료시에는 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다.
④ 직제개편, 한시조직 등의 해산 등의 경우에는 업무를 인계받는 부서에서 기록물을 인수받아 관리하되, 업무 승계 부서가 없는 경우에는 기록관에서 인수하여 관리하여야 한다.
① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물형태별·보존기간별·처리과별·생산연도별로 구분하여 기록물 서고에서 보존·관리하여야 한다.
② 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 관리 책임자를 지정하여야 하며, 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등의 조치를 취해야 한다.
① 기록물의 폐기는 기록관장의 책임 하에 실시한다.
② 보존기간이 경과된 기록물 중 중요기록물의 멸실을 방지하기 위하여 기록물관리전문요원의 폐기심사와 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 결정하여야 하며 기록물평가심의서를 작성·보존하여야 한다.
③ 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각·파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 기록관장은 폐기대상 기록물이 유출되지 않도록 필요한 조치를 마련하여야 한다.
① 기록관장은 기록물 폐기에 대한 심의를 하기 위하여 기록물평가심의회(이하"심의회"라 한다)를 설치·운영하며, 각 심의회의 위원 수는 위원장 1인을 포함한 5인 이내로 하되, 위원 중 2인은 민간위원으로 위촉한다.
② 처 본부 심의회의 위원장은 기록관장이 되고, 당연직 위원은 규제개혁법무담당관, 행정관리담당관이 되며, 민간위원은 기록관리에 관한 전문지식과 경험이 풍부한 외부전문가 중에서 처장이 위촉하는 자가 된다.
③ 지방보훈청 심의회의 위원장은 기록관장이 되고, 당연직 위원은 각 과의 과장 중에서 2명을 선정하며, 민간위원은 기록관리에 관한 전문지식과 경험이 풍부한 외부전문가 중에서 위촉하여 구성할 수 있다.
④ 심의회의 당연직 위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 민간위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.
⑤ 심의회는 위원장이 소집하며, 회의는 재적의원 과반수의 출석으로 개회하고 출석의원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 부득이한 사정으로 참석할 수 없는 경우에는 서면으로 의견을 제출할 수 있으며, 이 경우 당해 위원은 심의회에 출석한 것으로 본다.
⑥심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 조정
3. 기타 보존기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항
⑦ 회의록 작성, 업무협조 등 심의회의 원활한 업무처리를 위하여 기록물관리 담당 사무관 또는 업무담당자를 간사로 보한다.
① 기록관장은 비밀기록물 관리에 필요한 전용서고 및 시설·장비 등을 설치·운영하여야 하며, 비밀기록물 전담 관리요원을 지정하여야 한다.
② 처리과에서 생산한 비밀기록물 원본 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생하면 기록관으로 인계하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우
③ 기록관에서 인수한 비밀기록물 중 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수한 다음 연도 중에 중앙기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 인수한 기록물이 보존기간 기산일로부터 10년이 지나지 아니한 경우에는 남은 기간을 기록관에서 보존한 후 이관한다.
기록관장은 소관 기록물 중 비공개로 분류된 기록물에 대하여는 매 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다.
① 기록관장은 기록관의 기록물 및 행정자료의 효율적인 관리·보존 및 활용을 위하여 기록관리시스템, 도서관리시스템 등 관련 전산시스템과 장비를 구축·운영하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 중앙기록물관리기관의 기록관리시스템에 연결하여 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요기록물의 행정참고자료 검색·활용 등이 가능하도록 하여야 한다.
① 기록관장은 전산시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다. 기록관장은 전산시스템 및 관련 장비의 관리를 위하여 전문성을 필요로 할 경우에는 외부기관과 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다
기록관장은 보유기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대해서는 전산화를 추진하여 각종 기록정보를 신속하게 검색·활용할 수 있도록 하여야 한다.
① 기록관장은 기록물 서고를 제한구역으로 지정하고 「국가보훈처 보안업무 처리세칙」이 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다. 기록물 서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 필요에 의하여 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. 기록물 서고 담당자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 일일점검
2. 전원·소화설비·폐쇄회로 등 각종 시설물 작동상태와 보존기록물이 더렵혀지거나 손상되었는지 여부 및 해충의 발생여부 확인
3. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검
기록관장은 화재 또는 천재지변 등의 재난에 대한 대비계획(예방, 대비, 대응, 복구에 대한 행동지침)을 작성하고, 소화 및 방화설비 등의 시설을 구축하여 관리해야 한다.
① 처 본부 각 실·국 또는 소속기관에서는 소관업무와 관련하여 간행물이나 시청각 자료를 발간·제작하는 때에는 7일 이내에 기록관으로 원본파일과 출력물 또는 책자를 제출하여야 한다. 공무원이 해외여행이나 공무출장 중 수집한 자료나 학위논문 또는 일반시민이나 단체에서 기증하는 것으로써 지속적으로 보관하여 활용할 가치가 있다고 판단되는 자료 등은 상시 접수하여 관리하여야 한다. 기록관장은 국가보훈 업무에 필요한 행정자료의 수요를 파악하여 예산의 범위 안에서 수시로 구입하여 비치하여야 한다.
① 기록관의 열람시간은 공무원 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
② 기록물의 대출기한은 7일로 제한하며, 1회에 한하여 7일간 연장할 수 있다.
③ 출입자 및 대출·열람 기록물에 대한 기록을 시스템으로 작성·유지하여야 하며, 기록물 복사·송부 요청에 대해서는 별지 제2호 서식을 제출받고 제공해줄 수 있다.
④ 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 대출중이라도 지체 없이 반납해야 한다.
1. 휴가·전직·퇴직·타부처 전출
2. 대출기간을 초과하는 휴가·병가·장기출장
3. 그 밖에 기록관장이 지정기간 전 반납을 요구하는 경우
① 행정자료의 열람 및 대출은 공무원 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
② 행정자료의 대출은 1회 5권 이내로 하고, 대출기간은 14일 이내로 하되, 1회에 한하여 연장할 수 있다.
③ 행정자료를 대출하는 경우에는 별지 제3호 서식에 의한 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하여야 한다.
④ 제2항 및 제3항에 불구하고 자료의 보존상태나 자료의 성격에 따라 대출범위와 조건을 제한할 수 있다.
① 자료를 대출받은 자는 대출기간 내에 자료를 반납하여야 하고, 기간연장이 필요한 때에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 자료대출을 금지할 수 있다. 대출된 자료를 기간 내에 반납하지 않을 경우에는 다음 각 호의 절차에 따라 처리한다.
1. 대출기간 만료일로부터 1주일이내 1차 반납 촉구
2. 1차 반납 촉구기간 만료일로부터 1주일이내 2차 촉구
3. 2차 반납촉구 기간 내에도 반납하지 않을 경우에는 분실한 것으로 간주
자료를 열람하거나 대출받은 자가 자료를 분실 또는 훼손하였을 경우에는 동일한 자료로 변상하여야 한다. 동일한 자료를 구할 수 없는 경우에는 당해 자료의 현재 시가에 상당하는 금액으로 변상하여야 하며, 연구보고서나 학술지 등 그 시가를 환산하기 어려운 자료일 경우에는 기록관장이 정하는 금액으로 한다.
행정자료의 효율적 관리를 위하여 다음 각호에 해당하는 경우 기록관장의 승인을 얻어 소장자료를 폐기 또는 제적할 수 있다.
1. 교체된 판은 정기적으로 폐기한다.
2. 분실, 훼손 또는 오손 등의 사유
3. 보존가치가 있는 자료를 제외하고 일정기간 이용되지 않는 자료
4. 천재지변 기타 이에 준하는 사태로 인한 망실(관리상 불가항력적인 사태를 포함)
5. 기타 기록관장이 그 필요성을 인정하는 경우
① 기록관장은 처 본부 및 소속기관의 처리과별 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여 기관평가에 반영하고 그 결과를 국민에게 공개하여야 한다.
② 기록관장은 기록물정리 등 기록물관리 업무와 관련하여 처 본부 및 소속기관의 처리과별 기록물관리 업무담당자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
전문위원 및 심의회에 출석한 민간위원 등에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당·여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.
이 규정의 운영에 관한 세부사항은 기록관장이 정한다.
부칙
①(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
②(폐지훈령) 기존의 「국가보훈처 자료관 운영규정(국가보훈처 훈령 제773호)」은 폐지한다.
이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.
별표 서식 정보
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