이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 농림축산식품부 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "기록물"이라 함은 농림축산식품부와 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. "기록관"이라 함은 농림축산식품부가 「공공기록법」 제13조 및 동 시행령 제10조의 규정에 따라 보존서고, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 갖추고 농림축산식품부와 소속기관의 기록물관리를 수행하기 위해 설치한 기구를 말한다.
4. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
5. "소속기관"이라 함은 「농림축산식품부와 그 소속기관의 직제시행규칙」에 규정된 기관을 말한다.
이 규정은 농림축산식품부와 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
① 기록관은 농림축산식품부 운영지원과에 설치하며, 농림축산식품부 운영지원과장이 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)이 되며 기록관장은 농림축산식품부와 소속기관의 기록물관리를 총괄한다.
②기록관장은 기록물관리 제반업무의 효율적 수행을 위하여 필요한 전문인력을 기록관에 배치하여야 하며, 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
③소속기관은 당해 소속기관의 장이 기록관의 역할을 수행할 부서를 지정하고, 적정인원을 배치하여 관련업무를 수행하도록 한다. 이 경우 소속기관의 장은 사전에 기록관장과 협의하여야 한다.
① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립 시행
2. 기록물관리 교육 · 평가 계획 수립 시행
3. 기록물관리에 대한 지도 · 감독 및 지원
4. 중요 기록물의 재난대비계획 수립
5. 비전자 기록물의 전자화 계획 수립 시행
6. 기록관리 전산시스템의 도입 및 운영
7. 기록물의 수집 · 관리 · 보존 및 활용
8. 기록물의 생산현황 취합 및 국가기록원으로의 통보
9. 보존기간 30년 이상 기록물의 국가기록원으로의 이관
10. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
11. 비공개기록물의 공개 재분류
12. 기록물분류기준표 및 기록관리기준표의 관리
13. 한시 기록물의 보존기간 재책정 관리
14. 기록물평가심의회의 구성 · 운영
15. 기록물의 평가 · 기술 · 폐기 관리
16. 기록관의 보존시설 · 장비 및 환경기준의 관리
17. 기록물의 정수점검 및 관리상태의 주기적 점검
18. 기록물의 열람 · 대출 및 정보공개
19. 소속기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
20. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
②제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
① 기록관장은 농림축산식품부와 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.
②기록관장은 「공공기록법」 시행령 제17조 내지 제19조에 해당되는 업무를 수행하는 경우 반드시 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물을 생산하여 전자기록생산시스템에 등록하여야 한다.
① 모든 기록물은 전자기록생산시스템을 통해 등록하고 동시에 생산·접수등록번호를 부여한 등록 시기는 기록물을 생산·접수한 때로 한다.
②비전자기록물을 전자기록생산시스템에 등록할 때에는 비전자기록물 원본을 전자화한 파일을 첨부하여 등록하고 비전자기록물 원본은 별도 관리하여야 한다.
③기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록하여야 한다.
④기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.
① 처리과의 장은 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월31일까지 기록관의 장에게 통보하여야 한다.
②기록관의 장은 농림축산식품부와 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다.
① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 업무관리시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 이관받아야 한다.
②처리과의 장은 제1항의 규정에도 불구하고 업무참고 등 활용을 목적으로 이관시기를 연장하고자 할 경우 「공공기록법」 시행규칙 별지3호 서식에 따라 사전에 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. 이때, 이관연기가 결정된 기록물은 활용 목적이 달성될 때까지 처리과에서 보관·관리하고, 활용 목적이 달성된 후에는 기록관으로 이관하여야 한다.
③직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서간에 기록물 인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 당해 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.
④기록관장은 기록관 보존서고의 보유 기록물 중 보존기간 기산일로부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물을 국가기록원으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과로부터 이관 연기 요청이 있는 경우에는 국가기록원장과 협의하여 이관을 연기하고 필요한 조치를 강구하여야 한다.
기록관장은 소관 기록물 중 비공개로 분류된 기록물에 대하여 매 5년마다 공개여부를 재분류하여야 한다.
기록관장은 보존 중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 「공공기록법」 제27조제1항, 동법 시행령 제43조, 동법 시행규칙 제35조의 규정에 따라 기록물의 평가 및 폐기를 시행하여야 한다.
① 기록관장은 다음 각 호의 사항을 심의하기 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성·운영한다.
1. 보존기간이 경과한 기록물 중 보존기간 10년 이하 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류에 관한 사항
2. 단위과제 보존기간의 조정에 관한 사항
3. 그 밖에 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항
②심의회는 위원장을 포함하여 10인 이내로 구성하되, 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 외부전문가 2명과 소속공무원으로 구성한다
③위원장은 기록관장이 되고 내부 위원은 실·국의 주무 서기관(또는 사무관)으로 하고 간사는 기록관리 담당 사무관으로 한다.
④심의위원의 임기는 공무원인 경우 그 직위의 재직기간동안으로 하고 외부위원의 경우 2년으로 하며 연임할 수 있다.
⑤심의회는 위원장이 소집하며, 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개회하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 부득이한 사정으로 참석할 수 없는 경우에는 서면으로 의견을 제출할 수 있으며, 이 경우 당해 위원은 심의회에 출석한 것으로 본다.
⑥심의회에 참석한 외부위원에게 예산의 범위 안에서 수당, 여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.
① 기록관장은 비밀기록물 관리에 필요한 전용서고를 설치하고 비밀기록물 전담 관리요원을 지정하여야 한다.
②처리과의 장은 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생한 때에는 기록관으로 비밀기록물 원본을 이관하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우
③기록관장은 제2항에 따라 인수한 비밀기록물 중 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수한 다음연도 중 국가기록원이 정한 일정에 따라 이관하여야 한다. 다만, 인수한 기록물이 보존기간의 기산일부터 10년이 지나지 아니한 경우에는 남은 기간을 기록관에서 보존하여야 한다.
① 기록관에는 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
②기록관리시스템은 농림축산식품부와 그 소속기관 처리과의 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관, 검색·활용 등이 가능하도록 구축 운영되어야 한다.
① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 월 1회 이상 실시하여야 한다.
②기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.
기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 관계기관과 협의하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.
②장기보존대상 기록물을 보유하고 있는 소속기관에서는 기록관에 준하는 보존서고를 확보하여야 하고, 기록관장의 감독을 받아야 한다.
보존서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전산장비의 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검
2. 보존 기록물의 오염·파손여부 및 해충의 발생여부에 대한 점검
3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검
4. 보존 기록물의 정수점검
① 기록관장은 기록관의 보존서고를 통제구역으로 지정하고, 보안업무 규정에 따라 관리하여야 한다.
②보존서고를 출입하는 자는 출입자관리대장(별지 제1호서식)에 출입일시, 출입목적 등을 기록하여야하며, 보존서고 관리자는 출입자의 신원을 확인하여야 한다.
③기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 농림축산식품부와 소속기관의 직원
2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자
②제1항제1호에 해당하는 자가 기록물을 대출할 경우 기록물반출반입대장(별지 제2호서식)에 해당기록물 내역을 기록하여야 하며, 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출을 금지한다.
기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.
3. 기록관장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
다음 각 호의 1에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우
2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물
6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.
① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우
① 기록관장은 농림축산식품부와 소속기관의 기록물 관리실태를 연 1회 이상 점검하여야 한다.
②기록관장은 기록물의 관리업무와 관련하여 농림축산식품부와 소속기관 처리과의 기록물관리책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.
이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.
「훈령·예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」(대통령훈령 제248호)에 따라 이 훈령 발령 후의 법령이나 현실여건의 변화 등을 검토하여 이 훈령의 폐지, 개정 등의 조치를 하여야 하는 기한은 2016년 5월 일까지로 한다.
부칙
이 규정은 발령한 날로부터 시행한다.
이 규정은 발령한 날로부터 시행한다.
이 규정은 발령한 날로부터 시행한다.
별표 서식 정보
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