이 규정은 중소기업행정에 관한 정보화 업무(이하 "정보화업무"라 한다)를 효율적으로 추진하기 위하여 제반사항을 규정함을 목적으로 한다.
중소기업청과 소속 기관 및 산하단체의 정보화업무에 관하여는 다른 법령에 규정한 사항을 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.
이 규정에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "정보화"란 자연인 또는 법인이 특정 목적을 위하여 광 또는 전자적 방식으로 처리하여 부호, 문자, 음성, 음향 및 영상 등으로 표현한 모든 종류의 자료 또는 지식을 생산, 유통 또는 활용하여 각 분야의 활동을 가능하게 하거나 효율화를 도모하는 것을 말한다.
2. "전산실"이란 주전산기와 부대설비 및 그 관리를 위한 입출력장치가 설치된 장소를 말한다.
3. "전산시스템"이란 입력, 출력, 연산, 제어 및 기억의 기능을 가지고 프로그램에 의하여 정보자료를 수학적, 논리적으로 처리하는 전산기기(하드웨어)와 그 전산기기의 효율적 동작 및 이용을 위한 프로그램의 집합인 이용기술(소프트웨어)을 말한다.
4. "주전산기"란 전체컴퓨터를 제어하며 데이터 교환을 규제하는 소프트웨어를 가지고 있는 컴퓨터를 말한다.
5. "부대설비"란 항온항습기, 공기정화기, 무정전전원장치, 자동전압조정기 등 주전산기의 정상가동을 위하여 부수적으로 설치된 설비를 말한다.
6. "전산프로그램개발(이하 "정보화개발"이라 한다)"이란 현행 수작업업무 또는 새로운 업무를 전산화하는데 필요한 업무조사로부터 전산처리 이전의 시험운영까지의 모든 업무전산화단계를 말한다.
7. "문서화"란 정보화개발에 수반되어 기록된 문서 또는 기록문서로 표시된 내용을 체계적으로 규격화하여 정리하는 것을 말한다.
8. "전산자료 보관"이란 프로그램 및 자료 등 화일을 안전하게 관리하기 위하여 전자적인 방법으로 부본을 만드는 것을 말한다.
① 각 부서의 장은 그 소관업무를 정보화개발 하고자 할 때에는 별지 제1호 서식에 의한 전산개발의뢰서를 작성하여 고객정보화담당관에게 제출하여야 한다.
②전산개발의뢰서에는 전산화의 목적, 필요성, 기대효과, 현행 업무처리절차 및 요령, 전산화 이후의 관리계획, 완료희망일자, 입력서식 및 출력서식 등을 첨부하여야 한다.
소관업무에 대한 정보화개발 절차는 다음순서에 의한다. 단, 업무특성상 필요시에는 일부절차를 생략할 수 있다.
1. 정보화개발 의뢰
2. 타당성조사
3. 업무분석 및 시스템설계
4. 프로그램작성
5. 프로그램테스트 및 시험운영
6. 문서화 및 업무개발보고
7. 업무인수인계
②제4조의 규정에 의하여 전산개발의뢰서를 제출한 부서의 장은 타당성조사, 업무분석 및 시스템설계와 관련된 제반자료를 고객정보화담당관의 요청이 있을 때에는 협조하여야 한다.
고객정보화담당관은 다음 각 호의 업무를 추진할 경우에 공동으로 정보화개발반을 편성할 수 있다.
1. 각 부서 또는 산하기관 등으로부터 정보화개발을 의뢰받은 업무 중 공동활용이 가능하다고 인정되는 업무
2. 개발대상업무가 중요하거나 업무개발에 장기간의 시일이 소요된다고 인정되는 업무
고객정보화담당관은 개발업무의 성질과 자체개발능력 등을 고려하여 외주개발을 할 수 있다.
고객정보화담당관은 정보화개발이 확정된 업무에 대하여 별지 제3호서식의 업무분석보고서를 작성하여야 한다. 다만, 업무의 규모나 중요도에 따라 보고서 내용의 일부를 생략할 수 있다.
고객정보화담당관은 다음 각 호의 자료에 의하여 프로그램을 작성하여야 한다. 다만, 프로그램 작성규모 및 업무성격 등을 고려하여 프로그램작성이 불필요할 경우에는 이를 생략할 수 있다.
1. 프로그램사양서
2. 프로그램흐름도
3. 기타 프로그램 작성에 필요한 참고자료
① 고객정보화담당관은 프로그램 테스트가 완료된 후 시험운영을 하면서 시스템을 보완하여야 한다. 현행업무의 처리방법과 전산처리를 병행 실시하여 실제적용의 문제점을 도출하고 대책을 수립하여야 한다.
②시험운영 후 개발완료 된 업무에 대하여 별지 제4호서식의 업무개발보고서를 작성하여 시행에 필요한 조치를 취하여야 한다.
③고객정보화담당관은 정보화개발이 완료되면 그 결과를 별지 제5호서식의 업무개발결과서와 관계되는 문서를 첨부하여 관련 부서의 장에게 통보하여야 한다.
① 개발된 업무의 체계적 사후관리를 위하여 문서화를 시행하여야 한다.
②개발완료 된 화일을 별지 제6호서식의 화일관리대장에 등록·관리하여야 한다.
③개발완료 된 프로그램 및 수정된 프로그램을 별지 제7호서식의 프로그램관리대장에 등록·관리하여야 한다.
개발된 업무에 대하여 별지 제8호서식의 전산업무개발업무인수인계서를 작성하여 관련 부서의 장에게 인계하여야 한다.
① 각 부서의 장은 기 개발된 프로그램의 내용을 변경하고자 할 때에는 고객정보화담당관과 사전 협의를 한 후 별지 제1호서식의 전산개발의뢰서를 고객정보화담당관에게 제출하여야 한다.
②각 부서의 장은 개발완료 한 업무 중 프로그램에 대한 내용 변경요구가 있거나 개발 후 하자를 발견하였을 때는 별지 제9호서식의 프로그램 수정·보완계획서를 작성하여 프로그램을 수정·보완을 하고 별지 제7호서식의 프로그램등록대장에 수정·등록하여야 한다.
고객정보화담당관은 등록된 프로그램을 폐기하고자 할 때에는 그 활용도 등을 검토한 후 폐기를 결정하고 그 내용을 프로그램관리대장에 기재하여야 한다.
고객정보화담당관은 자료의 안전관리를 위하여 전산자료의 파괴·소실·비상시를 대비하여 자료의 보관을 실시하여야하며, 그 내용을 별지 제10호서식의 보조기억장치관리대장에 기록하여야 한다.
전산실에서 처리되는 전산자료의 보존기간은 정부공문서규정의 보존기간에 준한다. 다만, 테이프 등 보조기억장치의 보존기간은 별도로 정할 수 있다.
① 고객정보화담당관은 자료의 계속보관이 불필요하다고 인정되는 자료에 대하여는 해당 부서와 협의하여 별지 제11호서식의 전산자료폐기대장에 기록한 후 폐기할 수 있다.
②제1항의 규정에 의하여 전산자료를 폐기할 때에는 테이프 등 자기매체에 기록되어 있는 내용을 컴퓨터로 완전히 소자하여 폐기하며 기타의 전산자료는 소각이나 용해하여 폐기하여야 한다.
① 고객정보화담당관은 불의의 사고에 대비하여 중요전산자료의 부본을 작성하여 이를 분산 보관하거나 타 기관에 위탁 보관할 수 있다.
②비밀 또는 대외비로 분류된 자료에 대하여는「중소기업청 정보보안 기본지침」이 정하는 바에 따라 관리하여야 한다.
① 각 부서의 장은 자료의 입력 및 출력 시에 자료의 명칭, 입출력일시, 사용목적 등 주요내용을 기록하여야 한다.
②각 부서의 장은 전산자료를 수시 점검하여 항상 활용할 수 있는 최적의 상태로 유지하여야 한다.
③고객정보화담당관은 전산자료의 현시성 유지를 위하여 필요하다고 판단될 경우 각 부서의 장에 대하여 자료갱신보완을 요청할 수 있다.
④각 부서의 장은 자체입력능력을 초과하는 입력자료가 발생한 경우에는 별지 제12호서식의 전산자료처리신청서를 작성하여 고객정보화담당관에게 제출하여야 한다. 접수 처리된 입력자료는 별지 제13호서식의 입력자료접수처리대장에 기록한다.
⑤주전산기 또는 서버의 자료를 출력하는 경우에는 별지 제14호서식의 출력자료관리대장에 기록 관리하여야 한다.
① 각 부서의 장은 단말기별로 이용자를 지정하여 별지 제15호서식의 이용자번호등록(변경·해지)신청서를 고객정보화담당관에게 제출하여야 한다. 이 경우 이용자번호를 부여받은 자는 자기 책임하에 비밀번호를 관리하여야 하며 부여받은 이용자번호에 의해 처리된 작업에 대하여 모든 책임을 진다.
②각 부서의 장은 인사이동 등으로 단말기의 이용자가 변경 또는 해제되는 경우에는 별지 제15호서식의 이용자번호등록(변경·해지)신청서를 작성하여 고객정보화담당관에게 통보하여야 한다. 이 경우 각 부서의 장은 이용자변경·해지신청을 하지 않아 발생하는 문제에 대하여 모든 책임을 진다.
외부기관에서 통신회선을 통하여 중소기업청 전산기기와 연결하고자 할 때는「중소기업청 정보보안 기본지침」에 규정된 보안심사위원회의 승인을 거쳐 연결할 수 있다.
① 고객정보화담당관은 주전산기 및 직접 관리·운영하고 있는 제반장비를 항상 운용 가능한 상태로 유지·관리하여야 한다.
②각 부서의 장은 전산관련 제반장비의 정·부 관리책임자를 지정하여 항상 운용 가능한 상태로 유지·관리하여야 한다.
고객정보화담당관은 주전산기 등 제반장비 및 통신회선에 장애가 발생하면 즉시 전산장비 유지보수기관에 통보하는 등 회복에 필요한 조치를 취하고 그 결과를 별지 제17호서식의 장비장애처리대장에 기록하여 관리하여야 한다.
장비유지 보수계약에 의하여 해당 유지보수기관이 주전산기 등 제반시설의 정기점검 및 유지보수를 실시한 경우에는 그 내용을 별지 제18호서식의 정기점검관리대장에 기록·유지하여야 한다.
고객정보화담당관은 별지 제19호서식의 소모품관리대장을 작성·유지하고 월 1회 이상 전산소모품의 재고현황을 파악하여 부족품의 구매요구 등 필요한 조치를 취하여야 한다.
개인정보의 전산처리 및 이용은「공공기관의 개인정보보호에 관한 법률」의 규정에 의하여 필요한 사항을 준수토록 하여야 한다.
1. 출입문을 한 곳으로 설치하여 전산실은 사무실을 거쳐 가도록 시설
2. 비밀자료는 철제용기에 보관하고 자료보관장치에 대한 안전지출계획 수립
3. 전산실 관리책임자 및 자료 또는 장비별 책임자 지정
4. 전산실 출입은 출입인가자에 한하고 비인가자의 출입통제
5. 보안 및 화재예방을 위한 교육실시
②비인가자가 업무상 부득이한 사유로 전산실을 출입하여야 할 경우에는 사전에 고객감동서비스센터장의 승인을 득하고 담당자의 안내를 받아 출입하여야 한다.
① 고객정보화담당관은 정보화요원에 대한 정보화교육계획을 수립·시행하여야 한다.
②전산시설의 신규도입 시에는 신규도입기자재의 운영요원에 대한 교육을 실시하여 운영에 차질이 없도록 하여야 하며, 공급업체의 교육이 필요한 경우에는 구매계약조건에 명시하여야 한다.
고객정보화담당관은 전산시스템의 효율적인 이용을 도모하기 위하여 필요한 경우에는 이용대상자에 대한 자체 정보화교육계획을 수립·시행하여야 한다.
부칙
이 규정은 2008년 4월 17일부터 시행한다.
별표 서식 정보
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