Ⅰ. 간행물 정의 및 중요성
1. 정부간행물의 정의
○ 정부간행물(이하 간행물)은 공공기관이 그 기관의 목적이나 업무수행의 내용을 기관 내부나 일반인에게 전달하기 위해 발간하는 자료
○ 책자, CD, 전자파일 등의 형태로 생산되며 문서와 달리 여러 부가 간행됨
○ 발간시 발간관련 결재문서와 원고는 일반 문서로 등록하고, 그 외 인쇄 등 다양한 형태로 여러 부를 생산할 경우 간행물로 취급함
2. 간행물의 중요성
○ 간행물은 그 기관의 업무수행 및 그 결과를 체계적으로 정리한 것으로, 정부가 예산을 투입하여 생산배포하는 공식 자료임
○ 간행물을 통해 국민은 국정의 현실을 올바르게 파악할 수 있으며, 정부는 정책수행과정 및 결과를 공개적으로 국민에게 알릴 수 있음
○ 또한 각종 통계자료의 경우 조사연구의 기초 자료로 활용되며, 장래 국가정책 입안 및 주요 행정자료로 이용됨
○ 간행물은 학술적사료적행정적으로 가치 있는 자료가 많아 체계적으로 수집정리하여 대국민 열람서비스 체계를 갖출 경우 유용한 활용이 예상됨
Ⅱ. 간행물 발간등록번호 신청
1. 신청 절차
※ 헌법기관은 자체적으로 발간등록번호를 부여, 관리
2. 신청 시 등록항목
가. 신청자 인적사항
- 간행물 발간등록번호 부여를 희망하는 신청자의 인적사항을 기재
※ 국가기록원 홈페이지에 회원 가입을 하지 않아도 신청 가능
나. 신청구분
- 새로 발간등록번호 부여를 원하는 간행물은 신규 신청
- 연속적으로 발행되는 간행물은 최초에 한번 발간등록신청을 하며, 그 이후 발간되는 동종간행물은 최초 부여받은 동일한 발간등록번호 계속 사용함
※ 단, 제목발행기관발간주기의 변경사유 발생시 반드시 변경신청 해야 함
다. 발행기관 정보
- 발행기관명은 기관의 축약명이 아닌 공식명칭을 기재
- 발행기관명을 소속기관 단위까지 세부적으로 기재
- 주관부서는 기관의 기구도표에 따라 국(실, 부)과 과까지 계층적으로 기재
- 용역보고서의 경우, 용역을 발주한 기관이 발행기관이고 용역 수행을 의뢰한 처리과가 처리부서가 된다.
라. 간행물 상세정보
마. 저작물 이용 및 공개
- 간행물 생산자 또는 생산기관은 생산된 간행물의 대국민 정보이용 편의를 위해 영구기록물관리기관에서 인터넷 등을 이용하여 원문서비스 하는 것에 대해 저작물 이용 동의 및 공개 여부를 명시해야 함
3. 신청 시 주의사항
○ 전자적으로만 발간되는 전자간행물의 경우도 인쇄본과 마찬가지로
제작 전 발간등록번호를 부여받은 후 표지 좌측 상단에 표시
○ 종전 사무관리규정에 의해 부여된 ‘행정간행물 등록번호(’99이전)’는 더 이상 실효성이 없으며, 번호의 구성체계가 다르기 때문에 새로운 ‘정부간행물 발간등록번호(’00 이후)’를 반드시 부여받아야 함
○ 용역보고서의 경우 계약 체결 시 발간등록번호표기와 송부 관련내용을 포함하여 계약해야 함
○ 기록물관리 책임자는 업무 인수인계시 간행물의 발간등록 및 송부관련 사항을 정확히 전달하여 발간등록/송부 업무의 연속성을 유지해야 함
○ 발간등록번호 신청 전 종전에 이미 부여받은 발간등록번호가 있는지 반드시 확인해야 하며, 입력 시 오탈자가 없도록 해야 함
○ 발간등록번호 신청 시기는 최종 원고 확정 후에 신청하도록 함
○ 관할 영구기록물관리기관이 설치되지 않은 기관은 설치 시까지 중앙기록물관리기관(국가기록원)에서 발간등록번호를 부여받아야 함
○ 비밀로 생산된 간행물의 경우 이를 간행물이 아닌 비밀기록물로 취급하여 그에 준하는 절차에 따라 관리하고 발간등록을 생략함
Ⅲ. 발간등록번호 표기와 송부
1. 발간등록번호 구성
○ 발간등록번호는 영구기록물관리기관기호, 발행기관 기관코드, 등록일련번호, 발간주기 구분기호로 구성
2. 발간등록번호 표기
○ 발간등록번호는 한글표기가 원칙이나, 필요시 영문 또는 한자표기 가능하고 영문표기 시 약자표기 가능
- 영문표기 : Government Publications Registration Number(GPRN)
- 한자표기 : 발간등록번호
○ 발간등록번호는 동종의 자료에 대한 고유번호로 간행물의 수집, 정리, 열람 시 자료관리와 접근의 기본단위로 사용됨
※ 발간등록번호는 식별이 용이한 정도의 규격으로 간행물의 앞표지 좌측 상단에 기재하는 것을 원칙으로 하되, 상업적 출판 등 특수한 발간 여건인 경우 예외적으로 뒷표지에 발간등록번호 표기 가능
※ 반드시 “발간등록번호”라 표기하고, “행정간행물등록번호”나 “정부간행물등록번호” 등의 유사명칭을 사용하지 않음
○ 전자적으로 생산된 간행물에 대해서도 인쇄본과 마찬가지로 발간등록번호를 부여받고, 앞표지 상단에 기재해야 함
- CD, DVD 등의 매체에 수록된 경우 매체 표면과 케이스 겉면 좌측 상단에도 표기
3. 발간 간행물 송부
○ 각급기관은 처리과에서 생산한 간행물을 발간 후 15일 이내, 관할 기록관, 관할 영구기록물관리기관 및 중앙기록물관리기관(국가기록원)에 각각 3부씩 송부해야 함(공공기록물관리법 제22조, 같은 법 시행령 제55조)
※ 헌법기관도 간행물 발간 후 15일 이내 국가기록원에 3부를 송부해야 함
4. 송부 시 유의사항
○ 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물(책자)의 경우, 전자파일이 있는 때에는 이를 CD, DVD 등 이동식 저장장치에 수록하여 송부(책자 3부, 전자매체 1점)
○ 전자적 형태(e-book, 전자파일 등)로만 생산된 간행물은 CD, DVD 등 이동식 저장장치에 수록하여 송부(전자매체 2점)
○ 전자파일은 모든 형식(Hwp, Word, PDF 등) 제출 가능하나, PDF(A)-1 형식을 권장함
○ 인쇄 전 발간등록번호 부여가 누락된 경우, 사후등록 후 표기하여 송부
5. 송부 및 문의처 안내
○ 국가기록원 소관부서 문의처 안내
Ⅳ. 발간등록번호 생략 유형의 관리
1. 발간등록 생략대상
※ 간행물 발간등록 생략대상 유형목록 : 붙임 1 참고.
2. 발간등록 생략대상의 송부
○ 발간등록생략대상 간행물은 국가기록원에 송부되더라도 영구 보존 및 보존매체 수록, 열람 등으로 활용되지 않을 수 있으며,
○ 다만, 각 기록관 및 특수기록관에서는 위의 생략대상에 해당하는 간행물일지라도 사료적 가치 등을 고려하여 기관 자체적으로 별도 등록관리할 수 있음
Ⅴ. 국가기록원에서의 간행물 관리
1. 간행물 접수 및 확인
○ 송부된 간행물의 발간등록번호 부여 및 표기여부, 납본수량(3부) 송부여부 등 각종 오류사항을 확인하고,
○ 오류사항이 확인된 간행물에 대해 발간등록번호 부여요청, 표기수정요청, 미송부 간행물에 대한 추가 송부요청 등을 매월 각 기관에 「발간등록번호 부여 및 수집 내역부」로 통보
2. 간행물 활용
○ 국가기록원에서 접수한 3부의 납본간행물은 영구보존용, 열람비치용, 보존매체수록용(이미지 스캐닝)으로 각각 활용
3. 소장 간행물 검색
○ 나라기록포탈을 통해 간행물을 검색 활용할 수 있으며, 원문이미지 제공을 통해 정부간행물을 열람해 볼 수 있음(단, 비공개·부분공개사항 예외)
댓글 없음:
댓글 쓰기