본 지침은 전북지방우정청 각 부서에 산재되어 있는 역사 자료와 주요 업무자료를 체계적으로 수집, 저장, 관리하여 평소 업무의 공유는 물론, 미래 업무방향 설정에 도움이 되는 가치 있는 역사 자료를 생성 ·보존하는데 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
이 지침에서「우정사료」라 함은 우정업무(우편, 금융)와 이와 관련된 과거와 현재의 가치 있는 자료를 말한다.
① 사료의 효율적인 관리를 위하여 사료관리심의회(이하 ‘심의회’ 라 한다) 를 둔다.
② 심의회 의장은 사업지원국장이 되며, 위원은 우정사업국장, 금융영업실장, 감사관, 우정계획과장으로 구성한다.
③ 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1인을 두되, 간사는 총무과장이 된다.
④ 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.
1. 사료대상 결정 및 내용 심의
2. 사료의 수집, 저장, 관리 확인
3. 사료 결과물 생성에 관한 사항
4. 기타 사료관리규정 변경 등 필요한 사항
지방우정청 단위 우정 사료 대상은 다음 각 호와 같으며, 사료대상 세부 항목을 사료 항목이라 정의하고, 사료 항목은 업무 변경 또는 중요도에 따라 대상을 추가하거나 삭제 할 수 있다. ① 우정관서 일반에 관한 사항 - 관서의 연혁, 조직, 정원, 주요 인사 등의 변천과정
② 법령 및 제도 - 훈령 및 예규, 고시, 공고, 제도 변경
③ 주요 업무 자료 - 업무계획 및 심사평가, 국정감사자료, 국회요구자료, 간행물 등
④ 예산 및 사업실적 - 예산(세입, 세출), 우편수입, 전략상품, 예금, 보험, 경영평가 실적 등
⑤ 각종 통계 - 우편통계, 금융통계, 물류시설(우체통, 차량 등), 금융시설(각종장비 등)
⑥ 홍보 업무 - 행사기록, 보도자료, 신문스크랩, 사회공헌활동, 홍보자료 등
⑦ 고객만족 업무 - 우편서비스 품질, 서비스 헌장 등
⑧ 역사 자료 - 우정 역사, 전북 지역 통계, 전북우정역사 화보 및 자료 등
⑨ 물품 자료 - 각종 기구, 용품, 식지, 사진 등
⑩ 기타 심의회에서 사료가치가 있다고 판단한 자료
같은 사료 항목에 대해 생산부서가 여러 곳인 경우에 자료 접근이 용이한 부서별로 사료 항목에 따른 담당자(우정사업본부소속기관사무분장세칙 참조)를 지정하여 사료 항목별 수집 및 저장의 역할을 부여한다. - 부서별 사무분장에 따른 담당자 및 역할 조직도 : ‘별지1·2’ 참조
우정사료의 총괄 관리는 총무과장이 하고, 운영 관리는 우정사료 담당이 하며, 총괄 관리부서에서는 다음 각 호의 업무를 수행 한다. ① 우정사료 관리에 대한 연간 계획 수립
② 우정사료 수집 및 저장 실태 파악 및 독려
③ 사안발생시 사료관리 심의회 개최 요구
④ 주기적 사료결과물 생성 및 보존
사료 항목별 생성시기가 다름에 따라 항목별 수집 및 저장주기를 산정하고, 이에 따른 관리도 주기를 정하여 준수하도록 한다. - 사료항목별 수집, 저장 관리 주기 - ‘별지2’ 참조 ① ‘수집’ 이라함은 사료 항목별 담당자가 타 부서의 자료를 포함, 수합하여 파일 형태로 가지고 있는 것을 말한다.
② ‘저장’ 이라함은 수집된 자료를 일정한 곳(시스템)에 입력하여 제 3자가 볼수 있도록 공유시키는 것을 말한다.
③ ‘관리’ 라 함은 관리 운영자가 게시판에 게시되어 있는 파일을 주기적으로 다운 받거나 제출 요구하여 자료가 현행으로 저장되고 있는지, 자료가 누락되지 않았는지 확인하는 것을 말한다.
① 수집된 사료항목 저장 방법은 ‘전북지방우정청 지식기반 시스템 게시판’으로 통합 관리하고, 게시판 명칭은「전북우정자료실」로 정한다.
② 운영부서별 담당자는 저장 주기에 맞추어 지식기반 시스템 게시판 「전북우정자료실」에 있는 항목에 파일형태로 저장하는 것을 원칙으로 하며, 용량이 큰 책자 등은 압축파일 또는 제목만 게시하고 파일은 별도 제출한다.
③ 장소 확보가 필요하고 훼손의 우려가 있는 물품 사료 수집은 여건이 갖추어지기 전까지는 수집된 사료는 사진 등의 파일 형태로만 남기고 유형물은 우정박물관에 즉시 이관 한다.
④ 총괄 관리부서에서는 운영부서의 우정사료가 제대로 저장되었는지 주기적으로 확인하여야 한다
① ‘사료 결과물’이라 함은 제4조에서 정의된 사료대상을 항목별로 관리 및 종합하여 일정한 형태물로 생성하는 것을 말한다.
② 사료 결과물 생성 주기는 1년 단위로 하며, 당해년도 사료 대상에 대한 결과물은 다음년도 9월말까지 생성하는 것을 원칙으로 한다.
① 사료결과물 형태는 시대의 흐름에 맞추어 생성토록 하며, 현행은 접근성 및 보관이 용이한 컴퓨터 외부저장장치 형태로 제작하도록 한다.
② 제작된 외부저장장치 형태물은 필요에 따라 활용이 가능토록 복사본 수량을 충분히 제작하여 활용을 원하는 직원에게 대여하며, 일부는 훼손 되지 않도록 보관하여 추후 역사자료로 보존한다.
부칙
① 본 예규는 발령한 날부터 시행한다.
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