이 규정은 국방부 업무수행에 요구되는 각종 행정지원관리 업무의 제반규정을 정하여 각 규정별 원활한 지원체계를 수립하며 세부사항은 다음과 같다.
1. 회의실 운영 규정 : 국방부 회의실 관리 및 사용에 관한 제반 사항을 정하여 회의실의 원활한 운영을 목적으로 한다.
2. 방송운영 규정 : 국방부 방송실의 원활한 운영을 위한 제반사항을 정함을 목적으로 한다.
3. 게시판 관리 규정 : 국방부 영내의 게시판의 설치관리 및 운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
이 예규에서 사용되는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "회의실 운영"이라 함은 국방부 청사내의 회의실 운영 및 관리를 말한다.
2. "방송"이라 함은 긴급 상황 및 공지사항 발생 시 관련 내용을 음향장비를 통해 직원들에게 전파하는 것을 말한다.
3. "게시판"이라 함은 공공기관이 이해관계가 있는 제3자 또는 일반인(직원)에게 널리 알리기 위한 홍보물을 부착하는 판을 말한다.
이 예규는 국방부 본부 및 한시조직에 한하여 적용한다. 다만 제3장(방송운영 규정) 및 제4장(게시판 관리 규정)은 영내 전 기관에 적용할 수 있다.
국방부 청사내의 회의실(이하 "회의실"이라 한다.) 명칭은 다음과 같다. ① 중요회의실은 다음 각 호와 같다.
1. 대회의실(209호실)
2. 중회의실(206호실)
3. 대강당(B1-23호실)
4. 정책회의실(908호실)
5. 화상회의실(709호실)
6. 7층 소회의실(704호실)
7. 국방상황실(B2-13호실)
② 일반회의실은 다음 각 호와 같다.
1. 위기관리실(316호실)
2. 인사소회의실(406호실)
3. 5-1 소회의실(508호실)
4. 5-2 소회의실(516호실)
5. 6-1 소회의실(605호실)
6. 6-2 소회의실(612호실)
7. 8-1 소회의실(812호실)
① 중요회의실 사용 요건은 다음과 같다.
1. 대회의실 : 장관, 차관, 실장급 이상이 주관하거나 참석하는 중요한 회의 또는 각종 이 · 취임식으로서 참석인원이 50명 이상인 경우
2. 중회의실 : 국장급 이상이 주관하거나 참석하는 중요회의로서 참석인원이 50명 이내인 경우
3. 대강당 : 각종 이·취임식, 신고식, 강연회, 영화상영, 교육 등으로 참석인원이 100명 이상인 경우
4. 정책회의실 : 과장급 이상이 주관하거나 참석하는 중요한 회의로서 참석 인원이 35명 이내인 경우
5. 화상회의실 : 화상회의를 목적으로 하는 경우와 과장급 이상이 주관 하거나 참석하는 중요한 회의로서 참석인원이 70명 이내인 경우
6. 7층 소회의실 : 과장급 이상이 주관하거나 참석하는 회의로서 참석인원이 25명 이내인 경우
7. 국방상황실 : 각종 훈련 또는 재난상황 및 직원교육, 동아리 학습, 과장급 이상이 주관하거나 참석하는 중요회의로서 참석인원이 70명 이내인 경우
② 일반회의실은 소관 부서의 장이 자체 실정에 맞는 규정을 수립하여 관리·운영한다.
회의실의 유지, 관리 및 운영의 효율성을 높이고 책임을 명확히 하기 위하여 다음과 같이 업무분장을 한다. ① 운영지원과장은 회의실 관리·운영에 따르는 다음 사항에 대하여 책임을 진다.
다만 일반회의실 통제 · 개폐 및 청결유지는 소관부서 장의 책임으로 한다.
1. 회의실 운영과 사용 조정·통제 그리고 시설 및 장비 개선에 대한 업무를 관장한다.
2. 회의실에 대한 통신, 음향, 영상(화상, 빔 프로젝터)등 회의 운영 장비를 제외한 비품을 확보 유지 관리한다.
3. 회의실 출입문 잠금장치를 통합 관리하고 개폐를 통합 관장한다.
4. 회의실에 대한 청결유지 관리는 국방부 근무지원단의 지원 협조를 받아 운영한다.
5. 대강당 디지털 영상장비의 운영에 대한 책임 및 관련 기술을 지원한다.
6. 회의실 시설에 대한 개선 발전방안을 계획, 수립해야 한다.
② 국군지휘통신사령관은 방송·통신장비 관리운영에 대한 다음 사항을 책임진다.
1. 회의실 운영에 대한 통신, 음향, 영상(화상, 빔 프로젝터)장비의 관리 및 운영 그리고 관련기술지원을 한다.
2. 회의실에 사용되는 음향 및 영상장비의 중·장기 교체계획수립 및 시행에 대한 전반적인 책임을 진다.
3. 회의실 음향 및 영상장비지원은 국방부 운영지원과의 승인을 얻은 계획 된 회의에 한해서만 지원함을 원칙으로 한다.
4. 회의실 음향 및 영상장비 교체 또는 개선 시 관련사항에 대해 국방부 운영지원과에 사전 협조 또는 승인을 받아 실시해야 한다.
③ 국방부 근무지원단장은 회의실 관리운영에 대한 다음 사항을 책임진다.
1. 회의실 시설물 개·보수 관련 중·장기 계획수립 및 시행에 관한 책임을 지며, 국방부 운영지원과의 요구사항을 적극 반영하여 개선하여야 한다.
2. 근무지원단장은 회의실 시설물 개·보수에 대한 전반적인 책임을 지며 시설물 개·보수 소요발생시 관련 내용에 대해서 필히 국방부 운영지원과의 사전 협조 또는 승인을 받아 실시해야 한다.
3. 장, 차관 주관 및 국방부의 주요행사를 위해 요구되는 인력과 기타 주관 부서의 요청사항 등을 적극 지원한다.
4. 근무지원단장은 제4조 제1항의 국방부 중요회의실에 대한 분기별 대청소 계획을 수립하여 용역업체에 임무를 부여한 후 시행여부를 관리감독 해야 한다.
④ 국방전산정보원장은 전산장비 관리운영에 대한 다음 사항을 책임진다.
1. 국방부 회의실 전산장비(PC)의 수급 계획을 수립하고 관련된 기술을 지 원한다.
2. 회의용 전산장비(PC)의 교체 주기는 가용한 최단계획에 우선적으로 반영하여 장비운영 및 활용에 만전을 기해야 한다.
① 회의실을 사용하고자 할 경우 회의 주관부서에서 국방허브의 회의실관리 시스템 또는 e지샘에 접속하여 다음 사항을 명시하여 사용신청 하여야 한다.
1. 회의실명 및 회의제목
2. 행사분류(회의, 교육, 기타) 사용일시
3. 주재자, 참석인원 수
4. 녹음, 음향, 명패, 의사봉, 영상(파워포인트), 무선장비, 화상장비 등의 사 용여부
5. 그 밖에 필요사항
② 평일 근무시간 외 또는 공·휴무일 사용을 요청할 때에는 주관기관(부서)의 장이 제1항 제1호부터 제5호까지의 사항을 명시하여 운영지원과장에게 회의실 사용 7일전까지 문서로 신청 하여야 한다.
① 운영지원과장은 회의 주관부서의 요구 내용을 국방허브의 회의실 관리 시스템에서 확인 후 사용가능 여부를 실시간으로 해당부서에 메일로 통보한다.
② 문서에 의한 회의실 사용 신청서를 접수한 운영지원과장은 사용 가능여부를 결정하여 회의주관부서의 장에게 통보하여야한다.
① 제8조(사용결정)에 의해 결정된 일정의 취소는 주관부서의 장이 운영지원과장에게 유선 또는 메일로 통보해야 한다.
② 사용 일정의 변경은 제7조(사용신청)의 규정에 따라 재사용 신청을 해야 한다.
① 사용일시가 중복되는 경우에는 신청 순으로 승인하되 회의목적 및 참석 범위 등을 고려하여 회의일시 및 회의장소를 운영지원과장이 조정·결정할 수 있다.
② 장관, 차관 주재 회의와 각종 정기회의는 일반회의 보다 우선한다.
운영지원과장은 매주 금요일 주간회의 및 회의실 사용계획을 수립·배포하여야 한다.
① 회의 진행을 위해 필요한 준비사항은 회의 주관부서에서 담당한다. 특히 회의실 조정과 관련된 인력이 요구되는 경우에는 주관부서에서 필요 인원을 제공하여야한다.
② 운영지원과장은 제공된 인원을 활용하여 회의실 준비를 지원한다.
③ 중요행사 또는 회의 시 요구되는 전산장비(PC 및 파워포인트)의 사용은 주관부서의 책임 하에 실시한다.
④ 예행연습(PPT시연)은 중요한 행사에 한해서 1회 지원을 원칙으로 한다.
회의실 사용 주관부서의 장은 다음 각 호의 사항을 준수하여야 한다.
1. 사용시간 준수
2. 회의에 사용된 중요 전산자료와 네트워크(인터넷)는 회의 종료 후 반드시 주관부서의 책임 하에 삭제·제거하여야 한다.
3. 회의 종료 후 사용물품 회수 및 정리정돈
4. 대여비품 이상 유무 확인 후 반납
5. 금연구역 준수
6. 회의실내 사용 금지물품(커피, 과자 기타음식물) 반입 및 음료 대 설치는 불허한다. 다만 회의실 외부 공간에 설치는 가능하다.
회의실의 사용제한 사항은 다음 각 호와 같다.
1. 회의실 사용의 우선권 확보를 목적으로 다수의 회의실을 중복 접수하여 타부서의 사용에 지장을 주는 경우
2. 약속된 회의 시간을 준수하지 않아 다른 회의 일정에 지장을 초래하는 경우
3. 제9조, 제13조의 사항을 준수하지 않아 회의실 관리운영에 심각한 지장을 초래한 경우
4. 제1호 내지 제3호를 위반한 부서는 다음과 같이 회의실 사용을 제한한다.
가. 3회 이상 위반한 부서에 2개월간 회의실 사용을 중지한다.
나. 위반 시 페널티는 위반자가 소속된 해당 부서에 부여한다.
5. 위반건별 페널티 적용 기간은 각 사항별 발생일로부터 1년을 원칙으로 한다.
회의 주관부서는 회의 시 군사보안업무훈령에 의거 보안대책을 강구 하여야 한다.
국방부 방송실은 긴급 상황 및 공지사항 등을 직원들에게 신속히 전달한다.
국방부 부내에 설치된 방송실을 국방부 방송실(이하 "방송실"이라 한다)이라 한다.
방송실은 운영지원과장 소관 하에 둔다.
① 운영지원과장의 책임은 다음과 같다.
1. 방송내용의 편성
2. 방송내용의 기록유지
3. 그 밖에 방송에 필요한 행정사항
② 국군지휘통신사령관(60통신지원대대장)의 책임은 다음과 같다.
1. 방송기술 제공
2. 방송기재의 정비 및 운영유지
방송내용은 다음과 같다.
1. 공지사항 및 전달사항
2. 방공 및 화재경보의 취명
3. 그 밖에 사항
공지 또는 전달사항이 있을 때는 해당 기관(부서)의 장은 방송 24시간 전에 방송신청서(별지 제1호 서식)를 운영지원과장에게 제출하고 운영지원과장은 이를 방송하여야 한다. 다만, 방송이 적합하지 않은 사항에 대해서는 운영지원과장이 해당 부서의 장에게 신속히 통보 하여야 한다.
방송은 평시와 긴급으로 구분한다. ① 평시방송은 다음과 같다.
1. 정규방송과 수시방송으로 구분 한다.
2. 정규방송의 시간과 내용은 운영지원과장이 별도로 정한다.
3. 수시방송은 긴급히 전 직원에게 전달할 지시사항으로서 제20조의 규정에 불구하고 방송한다.
② 긴급방송(공, 휴무일, 근무시간 외)은 다음과 같다.
1. 긴급 비상 방송은 비상통제관의 승인을 받아비상통제관이 지정하는 자가 실시한다.
2. 국군지휘통신사령관(60통신대대장)은 국방부 비상통제관의 지시에 따라 방송에 필요한 장비와 기술을 지원해야 한다.
3. 긴급 비상 방송을 실시한 기관(부서)에서는 방송 후 그 결과를 운영지원 과장에게 통보해야 한다.
방송실의 조직 및 임무는 다음과 같다.
1. 운영지원과 방송관리담당: 방송공문서의 처리, 방송 프로그램편성, 방송 원고 작성, 방송실시, 방송원고 보관과 방송실 비품관리
2. 국통사(60통신대대)방송기재담당: 방송기재 정비, 관리, 방송기재의 작동
게시판의 명칭 및 설치위치는 다음과 같다.
1. 제1게시판 : 국방부 청사 지하1층 복도 매점 옆
2. 제2게시판 : 국방부 종합민원실 앞
3. 제3게시판 : 후문 행정안내실
게시판 게시구분 및 내용은 다음과 같다.
1. 제1게시판 : 국방부 직원에게 공시하거나 홍보할 사항
2. 제2게시판 : 대민 홍보사항 및 공고사항
3. 제3게시판 : 국방부 직원에게 공시하거나 홍보할 사항 및 대민 홍보사항
게시판에 게시할 게시물의 규격은 전지, 2절지, 4절지 또는 8절지로 한다. 다만, 홍보용 포스터 및 표어는 규격의 제한을 받지 아니한다.
각 부서의 장은 제24조에 해당하는 사항을 게시판에 공시하고자 할 때에는 운영지원과장과 협의하여 게시하여야 한다.
국방부 청사 내 게시판은 운영지원과장이 관리 운영하며 다음 각 호의 사항을 관장한다. 다만 제3게시판의 관리는 국방부 근무지원단장의 책임으로 한다.
1. 게시물의 내용 및 규격 통제
2. 게시판 미화관리
3. 게시판 증설 및 철거
부칙
별표 서식 정보
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