이 규정은 「공공기록물관리에 관한 법률」(이하 "법률"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조에 따라 민주평화통일자문회의 사무처(이하 "사무처"라 한다)의 기록관 설치 및 운영에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "기록물"이라 함은 민주평화통일자문회의(이하 "통일자문회의"라 한다)의 업무와 관련하여 사무처 및 지역회의·지역협의회에서 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각기록물·전자기록물·간행물·행정박물 등 모든 형태의 기록정보자료를 말한다
2. "기록물관리 전산시스템"(이하 "전산시스템"이라 한다)이라 함은 기록관리시스템 등 기록관 기록물의 수집·보존·활용·이관 등 기록물의 관리자가 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
3. "기록관"이라 함은 기록물을 효율적으로 관리·보존·활용하기 위하여 필요한 시설·장비와 전문인력 등을 갖추고 기록물 관리업무를 전문적으로 수행하는 기관을 말한다.
4. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·기술(記述)·평가·폐기·보존·공개·열람·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
5. "처리과"라 함은 문서의 수발 및 사무처리를 주관하는 사무처의 각 과·담당관을 말한다.
이 규정은 사무처 및 지역회의·지역협의회에 대하여 적용하며, 기록관의 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.
① 기록관은 기록물관리업무를 주관하는 부서에 설치하며, 기록물관리업무 주관 부서장이 기록관장으로서 기록관의 운영을 관장한다.
②기록관의 사무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 문서관리·간행물관리·시청각기록물관리·기록편찬·기록물수집·정보공개접수·전산시스템의 운영 등 업무수행에 필요한 인원을 배치한다.
① 기록관의 기록물관리를 위한 조사·연구분석·평가·정리·목록 기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 전문위원을 위촉할 수 있다.
②전문위원의 위촉기간은 2년으로 하되 연임할 수 있다.
③위촉된 전문위원에게는 예산의 범위 안에서 수당과 여비를 지급할 수 있다.
① 기록관장은 다음 각호의 사항에 관한 사무를 총괄한다.
1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립·시행
2. 소관 기록물의 수집·보존 및 활용 및 폐기
3. 기록물관리에 관한 교육
4. 기록관리기준표 관리 및 조정
5. 생산현황 취합 및 중앙기록물관리기관으로의 통보
6. 소관 기록물의 대통령기록관으로의 이관
7. 기록물관리 전산시스템의 운영
8. 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 그 자료의 검색·열람
9. 간행물의 관리
10. 기록물평가심의회의 운영
11. 기록물서고 및 행정자료·도서의 관리
12. 정보공개청구 접수 및 처리과 배부
13. 소관 비공개기록물의 공개 재분류
14. 기록물관리에 관한 지도·감독·지원
15. 중요기록물 재난대비계획 수립
16. 기타 기록물의 관리에 관한 사항
②제1항 각호의 기록관 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.
③각 처리과장은 기록관과 각 처리과 간에 기록물관리 업무가 유기적으로 연계될 수 있도록 부서 내의 업무적임자로 기록물관리책임자를 지정하여 다음 각 호의 업무를 수행하도록 하여야 한다.
1. 기록물 및 기록물철의 등록·관리에 관한 사항
2. 처리과별 기록관리기준표 작성·관리에 관한 사항
3. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립에 관한 사항
4. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항
5. 간행물의 등록 및 관리에 관한 사항
6. 그 밖에 처리과의 기록물관리에 관한 사항
① 기록관장은 사무처 및 지역회의·지역협의회에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 하여야 한다.
②기록관장은 기록관리법 시행령 제17조부터 제19조의 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 상세한 기준을 작성·관리하여야 한다.
① 기록관장은 처리과에서 전년도에 생산·완결된 기록물의 정리를 위하여 처리과 기록물관리책임자에 대한 교육을 매년 2월 말까지 실시하여야 하며, 처리과에서는 이에 따라 기록물의 공개여부·접근권한 재분류·편철확정을 실시하고 그 결과를 매년 3월 말까지 기록관에 통보하여야 한다.
② 기록관장은 이 결과를 매년 5월 31일까지 중앙기록물관리기관에 통보하여야 한다.
① 기록관은 처리과 및 지역회의·지역협의회에서 생산·접수한 모든 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 인수하여 보존·관리한다. 다만, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 매 1년 단위로 단위과제카드 종결 즉시 기록관리시스템으로 인계하여야 한다.
②처리과에서는 인계하고자 하는 모든 기록물건에 대한 공개 여부를 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」(이하 "정보공개법"이라 한다) 제9조의 비공개대상정보 세부기준에 따라 구분하여 색인목록에 표시하여야 하며, 기록관장은 이에 따라 인수기록물의 공개 여부를 분류하여 관리하여야 한다.
③처리과 및 지역회의·지역협의회는 기록관의 기록물 이관계획에 따라 기록물 정리를 수행한 후 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 기록관리법 시행규칙 "별지 제3호 서식"에 따라 사전에 이관연기 신청서를 제출할 수 있다. 이관연기 기간은 해당 기록물의 보존기간을 초과할 수 없으며, 대통령의 임기가 종료되는 해에는 기록관장이 지정하는 기간까지 기록관으로 이관하여야 한다.
④직제개편, 한시조직 등의 해산 등의 경우에는 업무를 인계받는 부서에서 기록물을 인수받아 관리하되, 업무 승계 부서가 없는 경우에는 기록관에서 인수하여 관리하여야 한다.
① 기록관장은 비밀기록물 관리에 필요한 전용서고 및 시설·장비 등을 설치·운영하여야 하며, 비밀기록물 전담 관리요원을 지정하여야 한다.
② 처리과에서 생산한 비밀기록물 원본 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유가 발생하면 기록관으로 인계하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 의하여 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우
③ 기록관에서 인수한 비밀기록물 중 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수한 다음 연도 중에 중앙기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 인수한 기록물이 보존기간 기산일로부터 10년이 지나지 아니한 경우에는 남은 기간을 기록관에서 보존한 후 이관한다.
기록관장은 소관 기록물 중 비공개로 분류된 기록물에 대하여는 매 5년마다 공개 여부를 재분류하여야 한다.
제 4장 기록물평가심의회
① 기록물 폐기 및 보존가치 재평가 등에 관한 사항을 심의하기 위하여 사무처에 기록물평가심의회(이하 "평가심의회"라 한다)를 둔다.
②평가심의회는 위원장 1인을 포함하여 5인의 위원으로 구성하되, 1인은 민간전문가를 위촉하여야 한다.
③위원장은 기획조정관이 되며 기록관장, 자문총괄과장, 중앙지역과장은 당연직 정부위원이 되며 민간위원은 학계의 전문가 중에서 사무처장이 위촉한다.
④평가심의회 정부위원의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 민간위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.
⑤위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 기록관장이 그 직무를 대행한다.
① 평가심의회는 다음 각호의 사항을 심의한다.
1. 기록물의 폐기 및 보존가치 재분류에 관한 사항
2. 기록물의 보존기간 변경에 관한 사항
3. 사무처 기록관리기준표의 변경 등에 관한 사항
4. 기타 기록관 운영 및 기록물관리와 관련하여 필요한 사항
②평가심의 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의시 보존기간이 경과한 기록물 중 다음 각 호에 해당하는 기록물은 보존기간 재책정 또는 보류로 구분하여야 한다.
1. 역사적 자료로서 가치가 높아 영구 보존할 필요가 있는 기록물
2. 국회 또는 국무회의의 심의를 거친 기록물
3. 연도별 업무계획과 이의 추진과정·결과 및 업무평가 관련 기록물
4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물
5. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 물건 또는 재산의 관리·확정·증빙에 필요한 중요한 기록물
6. 민원증빙, 이해분쟁 및 소송 등의 자료로 보존이 필요한 기록
7. 징계시효, 회계법상 시효, 민·형사상 시효, 계약기간, 기타 관계법상 보존이 필요한 기록
8. 영 제26조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 분류기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물
① 위원은 심의에 앞서 별지 제1호 서식에 의한 기록물 폐기심의 서약서를 작성하고, 평가심의 기준을 철저히 준수하여야 한다.
②심의위원이 부득이한 사정으로 참석할 수 없는 경우에는 사전에 별지 제1호서식의 서면의견서 및 제3호서식의 기록물 평가심의서를 제출하여야 하며 이 경우 당해 위원은 심의회에 출석한 것으로 본다. 부득이한 사유라 함은 정부위원의 경우 공무로 인한 긴급한 국내·외 출장 및 친족의 상사 등을 의미한다.
① 위원장은 기록물관리와 관련하여 필요한 경우 수시로 심의위원회를 소집할 수 있으며, 회의는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다.
②위원장이 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다.
③기록관장은 별지 제5호 서식에 의거하여 심의회 회의록을 작성·보존하여야 한다.
④회의록이 완성되면 위원장은 최종 확인 후 서명한다.
① 위원장은 심의회 개최 예정일로부터 10일 전까지 심의안건, 평가대상 기록물 심사결과서 및 의견서, 기타 평가심의에 필요한 자료 등을 위원들에게 송부하여야 한다.
②위원들은 시행령 제26조조에서 규정한 보존기간별 분류기준과 역사적·증거적·정보적 가치 등을 고려하여 책정된 보존기간·보존방법이 타당한지 등을 심의한다.
③위원들은 평가심의과정에서 필요하다고 판단될 때에는 보존기간별 분류기준에 관한 심의도 함께 실시하여야 하며, 전문요원은 심의 결과가 실제 보존기간 책정에 반영될 수 있도록 조치를 취하여야 한다.
④위원들은 별지 제4호서식의 기록물 평가심의서를 작성하여야 한다.
전자기록물의 경우에도 이와 같은 절차를 거치되 기록관리시스템을 통해 전자적으로 수행한다. 단 민간위원의 경우에는 보안 문제 등을 고려하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
① 기록관에서는 기록물 평가계획에 따라 심의회가 개최되기 30일 전까지 평가대상 기록물 목록을 작성하고, 해당 처리과로 이송하여 업무 담당자의 의견을 수렴하여야 한다.
②평가대상 기록물 목록을 이송 받은 처리과에서는 이송 받은 날로부터 15일 이내에 별지 제3호서식의 평가대상 기록물 심사결과서(이하 "심사결과서"라 한다)를 작성하여야 한다.
③전문요원은 작성된 심사결과서의 평가적정성 여부 등을 심사하여 의견을 기입한 후 심의회에 회부한다.
④제2항 및 제3항에 의거 평가대상 기록물 목록이 결정되면 통일자문회의 홈페이지(이하 "홈페이지"라 한다) 정보공개방에 심의회를 개최하기 전 10일 동안 공개하여 일반 국민들의 의견이 심의에 반영될 수 있도록 한다.
⑤전자기록물의 폐기 또한 위와 같은 심사절차에 의하되, 기록관리시스템을 통해 전자적으로 수행한다.
전문요원은 기록물 평가와 관련된 전 과정에 대하여 기록을 유지하여야 하며, 기록물 평가심의와 관련한 자료는 보존기간을 영구로 책정하여 관리하여야 한다.
심의결과 폐기 결정된 기록물은 관련규정에 따라 폐기를 실시하여야 하며, 폐기과정에서 개인정보나 업무상의 보안정보가 유출되지 않도록 주의하여야 한다.
① 기록관장은 기록관의 기록물 및 행정자료의 효율적인 관리·보존 및 활용을 위하여 기록관리시스템, 도서관리시스템 등 관련 전산시스템과 기록물을 안전하게 보존할 수 있도록 시행령 별표 6의 기준에 따라 보존시설과 장비를 갖추어야 한다.
②기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리기관의 기록관리시스템에 연결하여 기록물 생산현황 보고, 이관목록 제출, 주요기록물의 행정참고자료 검색·활용 등이 가능하도록 하여야 한다.
① 기록관장은 전산시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.
②기록관장은 전산시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 요할 경우에는 공급업체 또는 생산업체 등 전문업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.
기록관장은 문서·간행물·시청각기록물 등 사무처 각 부서 및 지역회의·지역협의회, 기록관 등의 보존기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로써 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.
① 보존서고 및 사무·열람공간을 제한구역으로 지정하고, 「민주평화통일자문회의 사무처 보안업무처리규정」에 의한 보안관리를 철저히 하여야 한다.
②보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이한 필요에 의하여 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
③보존서고 담당자는 다음 각호의 사항을 확인·점검하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 각종 시설물 작동상태
2. 보존기록물의 상태 점검 및 해충의 발생여부
3. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검
① 기록관 전산시스템 관리담당자는 긴급사태에 대비하여 중요 전산자료를 백업하여 안전한 장소에 분산 관리하여야 한다.
②보존서고에는 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 중요문서를 이송할 수 있는 이송장비 및 소화시설을 갖추어야 한다.
③기록관장은 화재 또는 천재지변 등의 재난에 대한 대비계획(예방, 대비, 대응, 복구에 대한 행동지침)을 작성·관리하여야 한다.
① 기록관에서 수집하는 자료의 종류는 다음과 같다.
1. 사무처 및 지역회의·지역협의회 제작 간행물
2. 국내·외 발간 도서류 및 정기간행물
3. 시청각 자료
4. 일반시민이나 단체에서 기증하는 것으로써 지속적으로 보관하여 활용할 가치가 있다고 판단되는 자료
5. 공무원이 해외여행이나 공무출장 중 수집한 자료나 학위논문
6. 기타 참고자료
① 자료구입은 기록관장이 사무처 직원들의 자료구입 요청을 받아 구입한다.
② 사무처 직원은 별지 제6호 서식에 의거 자료의 구입을 요청할 수 있다.
③ 자료의 구입은 최근 출판 자료로써 다음 각호의 자료를 구입한다.
1. 통일문제 및 북한 관련 도서
2. 국제정세 관련 도서
3. 정기간행물 및 기타 일반도서
4. 비디오 테입·CD 등 시청각 자료
① 수집된 자료는 한국십진분류법에 의거 분류하고, 도서관리 전산시스템에 의하여 관리한다.
②기록관장은 행정자료의 효율적 관리를 위하여 다음 각호에 해당하는 경우 자료를 폐기할 수 있다.
1. 불필요하거나 이용가치가 없다고 인정되었을 경우
2. 분실, 훼손 또는 오손 등의 사유
3. 천재지변 기타 이에 준하는 사태로 인한 망실(관리상 불가항력적인 사태를 포함)
각 부서 및 지역회의·지역협의회에서 소관업무와 관련하여 발간한 각종 간행물 및 보고서는 각 3부씩 기록관에 납본하여야 한다.
① 보존기록물의 열람 및 대출은 사무처 직원을 대상으로 하며, 다만, 정보공개 청구를 통해 공개결정이 내려진 자에 대하여는 근무 시간 중 기록관 내에서 열람을 허용할 수 있다.
②기록물을 열람하고자 하는 자는 보존기록물 열람대장에 그 내용을 기재하고, 대출하고자 하는 자는 대출 및 반납대장에 그 내용을 기재하여야 한다.
④기록관 보존기록물의 대출은 사무처 직원으로 한정하며, 기간은 30일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 기록관장의 허가를 통해 30일 이내의 범위에서 대출 기간을 연장할 수 있다.
⑤보존기록물을 대출받은 공무원이 해외출장·국내장기출장·전출·휴직·정직 및 퇴직할 때에는 기록물을 반납하여야 한다.
기록관장은 다음 각호의 1에 해당하는 경우에는 보존기록물에 대한 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.
1. 허가 받지 아니한 자가 비밀기록물을 열람·대출하고자 하는 경우
2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
3. 망실 또는 파손되기 쉬운 자료인 경우
4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 다른 사람에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 판단될 경우
① 행정자료의 열람 및 대출은 공무원 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
②행정자료의 대출은 1회 10권 이내로 하고, 대출기간은 30일 이내로 하되, 1회에 한하여 연장할 수 있다. 다만, 업무 수행에 필요한 자료일 경우에는 담당직원과 협의하여 대출 수량 및 대출 기간을 연장할 수 있다.
③행정자료를 대출하는 경우에는 도서관리전산시스템에 그 내용을 등록한다.
④자료의 보존 상태나 자료의 성격에 따라 담당직원이 대출범위와 조건을 제한할 수 있다.
⑤자료를 대출받은 자는 대출기간 내에 자료를 반납하여야 하고, 기간연장이 필요한 때에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 자료대출을 금지할 수 있다.
⑥대출된 자료를 기간 내에 반납하지 않을 경우에는 다음 각 호의 절차에 따라 처리한다.
1. 대출기간 만료일로부터 1주일이내 1차 반납 촉구
2. 1차 반납 촉구기간 만료일로부터 1주일이내 2차 촉구
3. 2차 반납촉구 기간 내에도 반납하지 않을 경우에는 분실한 것으로 간주하여 대출자에게 변상 요구
① 자료를 열람하거나 대출받은 자가 자료를 분실 또는 훼손하였을 경우에는 동일한 자료로 변상하여야 한다.
②동일한 자료를 구할 수 없는 경우에는 당해 자료의 현재 시가에 상당하는 금액으로 변상하여야 하며, 연구보고서나 학술지 등 그 시가를 환산하기 어려운 자료일 경우에는 기록관장이 정하는 금액으로 한다.
기록관에서 기록물 및 자료를 대출 받은 자는 이를 타인이나, 다른 기관에 전대할 수 없다.
① 기록관장은 사무처 및 지역회의·지역협의회의 기록물 관리실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.
②기록관장은 기록물 관리업무와 관련하여 사무처 소속 직원을 대상으로 연 1회 이상 기록물 관리 교육을 실시하여야 하며, 필요시에는 지역회의·지역협의회 직원을 대상으로 기록물 관리 교육을 실시할 수 있다.
① 사무처 직원 중 기록물을 무단파기, 반출, 은닉 또는 유출한자, 중과실로 멸실한 자, 고의 또는 중과실로 일부 내용이 파악되지 못하도록 손상시킨 자는 「대통령기록물관리에 관한 법률」 제30조에 의거하여 처벌한다.
②제34조의 기록물 전대금지를 위반한 자와, 기록물 실태점검 결과 기록물관리를 소홀히 한 부서장 및 직원은 징계위원회에 회부하여 그 정도에 따라 징계 조치를 취할 수 있다.
부칙
이 규정은 발령한 날부터 시행한다.
별표 서식 정보
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