이 규정은 재외공관의 장(이하 "공관장"이라 한다)이 외교부장관(이하 "장관"이라한다)에게 행하는 보고의 종류·내용 및 절차에 관한 사항과 접수된 보고의 처리에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
이 규정은 외교부를 원소속으로 하는 재외공무원 및 외교부와그소속기관직제 제54조의 규정에 의하여 재외공관에 두는 공무원(이하 "주재관"이라 한다)에게 적용하며, 주재무관에게는 적용하지 아니한다.
① 공관장이 장관에게 제출하는 보고는 이를 정기보고, 수시보고, 임의보고로 구분한다.
②정기보고는 연 1회 이상 주기적으로 행하는 보고를 말한다.
③수시보고는 정기보고에 속하지 아니하는 사항으로 장관의 지시에 따라 공관장이 행하는 보고를 말한다.
④임의보고는 장관의 지시와 관련없이 행하는 보고를 말한다.
공관장은 정기보고를 행함에 있어서 그 보고시한을 준수하여야 하며, 수시보고는 지시를 받은 이후 조속 행하되 보고시한이 있는 경우에는 이를 준수하여야 한다.
보고는 공문 형식으로 작성하여 본부 해당 실·국에 제출한다. 별도 보고서 형태로 작성하는 경우에는 반드시 목차를 첨부하고 페이지를 기재하여 공문에 첨부하여야 한다.
제3조의 규정에 의한 각종 보고를 시행함에 있어 필요한 통제·조정의 권한은 기획조정실장에 속하며, 기획조정실장은 통제 또는 조정을 하기 위하여 필요한 경우 본부 및 국립외교원의 실·국장급 인사와의 협의를 거칠 수 있다.
① 이 규정의 본문 또는 별표에 등재하지 아니한 보고에 대하여는 법령 및 기타 행정규칙이 정하는 바에 따른다.
②기획조정실장은 필요한 경우 문서·전문 수발상황을 조사하여 정기보고별로 근거여부·존치필요성 여부 및 보고주기 타당성 여부를 검토하고, 관계 실·국장 또는 기타 부서의 장의 의견을 들어 폐지·통합하거나 보고주기를 조정하도록 장관에게 건의하여야 한다.
① 관계 실·국장은 공관장으로부터 접수된 보고를 분석·평가하여 외교정책 입안시 이를 반영하여야 한다.
②관계 실·국장은 제1항의 분석·평가를 통하여 보고내용이 불충분하거나 시정하여야 할 점이 있다고 판단하는 경우에는 공관장에게 이를 시달할 수 있다.
① 공관장은 주재국 및 겸임국의 정세에 대한 연례 정세보고를 매년 1월말까지 제출하여야 한다.
②제1항의 정세보고는 주요정세동향, 주요정세전망 및 평가·건의를 포함하여 별지 제1호 서식에 따라 작성하되 각 공관별 사정에 따라 서식의 일부내용을 변경할 수 있다.
정기정세보고 이외에 중요정세의 변동발생시 등 공관장이 필요하다고 판단하는 경우와 장관이 지시하는 경우에는 별도의 보고서를 수시로 제출하여야 한다.
① 공관장은 주재국 또는 주재지에서의 당해연도 연간 활동사업에 관한 종합계획(주재관 활동계획을 포함한다) 및 전년도 외교업무심사분석결과를 각각 별지 제2호서식에 따라 당해연도 1월20일까지 보고하여야 한다. 단, 당해연도 상반기 외교네트워크구축비 집행현황은 매년 7월20일까지 제출하여야 한다.
②연간사업계획 및 외교업무심사분석 보고는 다음 각호의 업무분야별로 구분하여 작성하되 단일보고서로 제출하여야 한다. 단, 공관별 실정에 따라 보고 대상을 조정할 수 있다.
1. 정무활동
2. 경제외교활동
3. 홍보문화활동
4. 영사교민활동
5. 기타
공관장은 정무, 경제·통상, 문화·홍보 및 재외국민·영사 활동을 망라한 전반적인 활동실적보고를 별지 제3호 서식에 의하여 일자순으로 간략하게 작성하여 익분기 초월 15일까지 보고하여야 한다.
공관장이 재외국민·영사사무에 관하여 행하는 정기보고는 다음 각호의 업무로 구분한다.
1. 출입국업무
2. 여권업무
3. 영사업무
공관장이 제출하여야 할 행정관계 정기보고는 다음 각호의 업무로 구분한다.
1. 보안업무
2. 예산회계업무
① 주재관은 「재외공무원복무규정」 제14조의 규정에 의한 정기활동보고와 수시보고를 하여야 한다.
②주재관 보고는 「재외공무원복무규정」 제16조의 규정에 의한 외교부와 재외공관간의 업무연락방법에 의하여 시행한다.
③제1항에 따른 정기활동보고는 별지 4호 서식에 의하여 주재관이 작성하되, 해당 공관장의 확인을 받아 익반기 초월 말일까지 본부에 도착되도록 하여야 한다. <개정 2015.2.27.>
해당 공관장은 제16조 제1항에 따른 주재관의 정기 활동보고 실적을 동 주재관에 대한 근무실태보고서 작성 및 성과계약평가에 반영하여야 한다.
②주교황청대사관은 제11조 제2항 제2호의 경제·통상활동보고를 생략할 수 있다.
국제기구에서 정부를 대표하는 공관장은 제11조 제2항 4호 및 제5장 규정의 보고를 생략할 수 있다.
직원(공관장 및 주재관 포함)의 수가 3인 이하인 대사관·대표부 또는 2인 이하인 총영사관·영사관의 장은 동 규정에도 불구하고 장관의 지시에 따라 일부보고를 행하지 아니할 수 있다.
부칙
이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.
이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.
이 훈령은 발령한 날로부터 시행한다.
이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.
별표 서식 정보
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