이 규정은 국가정보원특수자료취급지침에 의거 국립중앙도서관 소장 특수자료 취급 및 관리에 관한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
이 규정에서 사용하는 "특수자료”라 함은 간행물, 녹음테이프, 영상물, 전자출판물 등 일체의 대중+전달 매개체로서 관련기관에서 비밀로 분류한 것을 제외한 다음 각 호에 해당하는 자료를 말한다.
1. 북한 또는 반국가단체에서 제작, 발행한 정치적·이념적 자료
2. 북한 및 반국가단체와 그 구성원의 활동을 찬양, 선전하는 내용
3. 공산주의 이념이나 체제를 찬양, 선전하는 내용
4. 대한민국의 정통성을 부인하거나 자유민주주의체제를 부정하는 내용 등
특수자료 중 단행본은 자료수집과, 연속간행물은 연속간행물과(이하 ‘해당자료 등록과’라 한다)에서 등록한다. 해당 자료 등록과 이외의 과에서 접수한 경우, 특수자료인계서(별지 제2호 서식)를 작성하여 자료와 함께 해당자료 등록과에 인계한다.
① 해당자료 등록과장은 각각 제2조 각호의 용어의 기준에 의거 분류하여야 하며, 특수자료로 분류된 자료는 관장의 결재를 받아야 한다.
②특수자료 여부에 대한 판단이 어려울 때에는 문화체육관광부장관을 경유하여 통일부에 문의한다.
③제1항 및 제2항에 의해 특수자료로 분류된 자료는 특수자료등록대장(별지 제3호 서식)에 관리번호를 부여하여야 하며, 자료의 표제지 오른쪽 상단부 공백에 특수자료인(별지 제2호양식)을 날인하고 관리번호를 기재하여야 한다.
④특수자료 해제는 특수자료로서 계속 취급할 사유가 소멸되었을 때 해당자료 등록과장은 소관자료 해제결정 후 관장의 결재를 받아 시행하며, 특수자료등록대장(별지 제3호 서식) 비고란에 해제인을 날인한다.
⑤제4항에 의하여 해제된 간행물은 해당자료 등록과에서 지체없이 해제·정리하여 해당 자료를 운영하는 과(이하 ‘해당자료 운영과’라 한다)에 인계하여야 한다.
특수자료로 분류된 자료는 도서원부 비고란에 특수자료인(별지 제1호양식)을 날인하여 특수자료인계서(별지 제2호 서식)와 함께 해당자료 운영과에 인계한다.
① 특수자료 관리책임자는 해당자료 운영과장이 되며, 관리부책임자는 해당자료 운영과 사서사무관이 된다.
②정·부 책임자에 대한 신원조사는 공무원 임용시 신원조사로 대체하며, 보안서약서(별지 제1호 서식)를 징구한다.
③특수자료 관리책임자는 다음 각 호의 임무를 수행한다.
1. 특수자료의 보관 및 확인점검
2. 각종 대장 기록유지 및 특수자료 관리에 필요한 업무
④특수자료는 좌측 상단에 관리번호(별지 제3호양식)를 기재하고 표지여백에 경고문(별지 제4호양식) 표시를 하여야 한다.
⑤특수자료는 제한구역으로 설정한 보관실에 보관하여야 한다. 다만 공간협소 등 부득이한 경우에 한하여 별도 보관함에 보관할 수 있으며, 이 경우 자료의 분실·유출 등 방지를 위한 보안 대책을 강구하여야 한다.
⑥특수자료의 외부 유출을 방지하기 위해 자료의 사진 촬영 및 스캐너 등 각종 촬영장비 사용을 금지한다. 다만, 공익을 위한 방송 및 학술 목적으로 촬영하는 경우는 담당자와 협의하여 촬영 범위를 결정한다.
① 해당자료 관리책임자는 특수자료에 대한 열람신청이 있을 때에는 신청자의 신분과 열람목적을 확인하여 타당성이 있다고 인정될 경우 열람을 허가한다. 다만, 자료의 열람은 지정된 열람실내에 한하며, 전자출판물은 인터넷과 보조기억매체 연결 차단 등 보안조치 한 열람전용 PC에서만 열람할 수 있다.
②특수자료 취급자는 열람신청자의 신분 및 목적을 특수자료열람·대출대장(별지 제5호 서식)에 등재하여 해당자료 관리책임자의 결재를 얻어 열람토록 한다.
① 특수자료는 어떠한 경우도 복사할 수 없다. 다만, 다른 취급기관에 양도 또는 원본 대출이 어려운 경우 제한적으로 복사할 수 있다.
②특수자료를 복사, 양도할 경우에는 특수자료 복사본 관리대장(별지 제6호 서식)과 특수자료 양도대장(별지 제7호 서식)에 기록하여야 한다. 이 경우 해당자료 관리책임자는 무단 복제·복사·유통방지를 위하여 서약서(별지 제4호 서식)를 징구한다.
① 특수자료에 대한 대출신청이 있을 때에는 다음 각 호에 해당하는 자에 한하여 10일 이내에서 대출을 허가할 수 있다. 단 대출기간은 1회에 한해 연장할 수 있다.
1. 국가 또는 지방자치단체의 공문이나 추천서를 소지한 자
2. 기타 관장이 필요하다고 인정하는 기관 및 단체의 공문이나 추천서를 소지한 자
②특수자료를 대출할 때에는 특수자료열람·대출대장(별지 제5호 서식)에 기록하고, 무단 복제·복사·유통방지를 위하여 서약서(별지 제4호 서식)를 징구한다.
③제① 항의 사유에 해당되더라도, 복본이 비치되지 않은 자료나, 참고도서 등 이용빈도가 높은 자료는 대출이 허용되지 않을 수 있다.
④전자출판물의 경우는 대국민 홍보 목적에 한해서만 대출을 허가할 수 있다.
⑤대출기간 내 자료를 반납하지 않거나, 자료를 분실하였을 경우에는 특수자료 열람 및 대출을 반납 예정일로부터 12개월간 제한한다.
① 관장은 국민의 안보의식 계도 및 학술연구 등 필요한 경우 문화체육관광부장관의 승인을 받아 특수자료를 공개할 수 있다. 이 경우 공개할 자료의 내용, 활용목적, 공개시기 및 방법 등을 기재한 특수자료 공개활용계획서를 제출한다.
②국립중앙도서관이 보유한 특수자료의 목록은 전항의 절차 없이 공개할 수 있다.
① 해당자료 관리책임자는 다음 사항을 연도말기준 익월 2일까지 총무과장에게 통보하여야 한다.
1. 취급기관 일반형황, 특수자료 보유현황, 특수자료 활용실적(별지 제8호 서식)
②총무과장은 다음 사항을 연도말기준 익월 5일까지 문화체육관광부장관에게 보고하여야 한다.
1. 취급기관 일반형황, 특수자료 보유현황, 특수자료 활용실적(별지 제8호 서식)
③해당자료 관리책임자는 다음 각 호의 사항에 대하여는 지체없이 관장에게 보고하고, 해당사항을 문화체육관광부장관에게 보고될 수 있도록 총무과장에게 통보하여야 한다.
1. 특수자료의 분실, 유출 등 각종 보안사고 발생사항
2. 특수자료 보관장소 이전사항
1. 서약서(별지 제1호 서식)
2. 특수자료 인계서(별지 제2호 서식)
3. 특수자료 등록대장(별지 제3호 서식)
4. 서약서(별지 제4호 서식)
5. 특수자료 열람·대출대장(별지 제5호 서식)
6. 특수자료 복사본 관리대장(별지 제6호 서식)
7. 특수자료 양도대장(별지 제7호 서식)
8. 취급기관 일반현황, 특수자료 보유현황, 특수자료 활용실적(별지 제8호 서식)
관리책임자는 천재지변, 화재 등 급박한 사태의 발생시에 대비하여 안전지출 및 긴급파기계획을 수립, 시행하여야 한다.
부칙
이 규정은 2014년 4월 15일부터 시행한다.
별표 서식 정보
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