이 훈령은 중앙행정기관이 외국 주요인사와 접촉한 기록을 체계적으로 관리하고 공유하기 위하여 필요한 사항을 규정함으로써 대외교류 업무의 효율성을 높이는 것을 목적으로 한다.
이 훈령에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다. ① "중앙행정기관"이란 「정부조직법」 제26조제1항에 따른 행정각부를 말한다. <개정 2013.4.15>
② "외국 주요인사"란 외국 정부기관의 차관급 이상 공무원, 국제기구의 고위인사, 다국적 기업의 최고경영자와 같이 정치·경제·사회·문화 등 각 분야에서 국제적인 영향력이 있는 자를 말한다.
③ "접촉기록"이란 중앙행정기관의 장관 및 차관이 국내외에서 공무상 외국 주요인사와 접촉한 기록을 말한다. <개정 2013.4.15>
① 외교부장관은 중앙행정기관이 접촉기록을 공동으로 활용할 수 있도록 시스템(이하 "공유시스템"이라 한다)을 구축·운영한다. <개정 2013.4.15>
② 공유시스템의 관리 및 운영에 관하여 필요한 사항은 외교부장관이 정한다. <개정 2013.4.15>
① 중앙행정기관의 장은 외국의 주요인사를 접촉한 때에는 접촉기록을 작성하여야 한다. 이 경우 접촉기록은 인적사항, 접촉 일시 및 장소, 수행인, 면담·회의 결과, 언론 인터뷰 결과, 조약 또는 약정 체결 유무 등의 내용을 포함한다.
② 중앙행정기관의 장은 작성한 접촉기록을 제3항에 따른 기간 내에 공유시스템에 입력한다. 다만, 국가안보와 관련된 사안, 협상 중인 사안 및 그 밖에 국익상 비밀유지가 필요한 사안은 입력하지 않을 수 있다.
③ 중앙행정기관의 장은 외국 주요인사와 국내에서 접촉하는 경우에는 접촉 후 3일 이내에, 해외에서 접촉하는 경우에는 귀국 후 3일 이내에 접촉기록을 입력한다. 다만, 3일 이내에 입력하기 어려운 부득이한 사유가 있는 경우에는 그 사유가 해소된 후에 입력한다.
① 공유시스템에 입력된 접촉기록의 열람 범위는 접촉기록을 작성한 중앙행정기관의 장이 판단하되, 국무조정실 및 중앙행정기관의 차관급 이상 정무직 공무원, 대외협력업무 담당 부서 및 해당 업무와 관련된 부서가 소속된 실장·국장급 공무원, 대외협력업무 담당 부서장으로 제한한다. <개정 2013.4.15>
② 대외협력업무 담당 부서의 실무담당자가 접촉기록을 열람할 필요가 있는 경우에는 담당 부서장의 책임 하에 열람할 수 있다.
③ 접촉기록의 열람자는 접촉기록을 업무 외 목적으로 사용할 수 없다.
① 접촉기록을 작성·입력한 중앙행정기관의 장은 사안에 따라 제4조제1항에 따른 내용 중 면담·회의결과에 대한 접근권한을 제한할 수 있다.
② 접촉기록을 작성·입력한 중앙행정기관의 장은 접근권한이 제한된 면담·회의 결과에 대하여 다른 중앙행정기관의 장의 요청이 있는 경우에는 요청사유 및 필요성을 검토한 후 해당 자료의 접근권한을 부여할 수 있다.
중앙행정기관의 장은 공유시스템에 의하여 관리되는 정보가 변경된 경우에는 지체 없이 해당 시스템에 반영하여야 한다.
① 중앙행정기관의 장은 제5조에 따른 열람 범위에 해당하지 아니한 자가 접촉기록을 열람하지 못하도록 필요한 조치를 하여야 한다.
② 외교부장관은 공유시스템에 의해 관리되는 기록의 위조·변조·훼손·멸실 또는 전자적 침해행위의 방지를 위하여 적절한 조치를 하여야 한다. <개정 2013.4.15>
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