이 훈령은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 및 같은 법 시행령 제10조에 따라 국민권익위원회와 그 소속기관에 설치된 기록관의 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
이 훈령에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.
1. "기록물"이란 국민권익위원회의 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. "전자기록물"이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적 형태로 작성하여 송신·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터 세트 등의 기록정보자료를 말한다.
3. "시청각기록물"이란 사진, 필름, 테이프, 비디오, 음반, 각종 디스크 등 영상 또는 음성형태의 기록물을 말한다.
4. "행정박물"이란 업무수행과 관련하여 생산·활용 및 보유한 형상기록물로서 행정적·역사적·문화적·예술적 가치가 높은 기록물을 말한다.
5. "기록물관리"란 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·열람·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
6. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고 공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 전문인력을 모두 갖춘 기구로서, 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조, 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제10조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙」(이하 "규칙"이라 한다) 제2조에 따라 국민권익위원회(이하 "위원회"라 한다)와 그 소속기관에 설치된 기관을 말한다.
7. "기록관리시스템"이란 기록관에서 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 열람, 활용, 이관, 평가, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
8. "기록물관리 전문요원"(이하 "전문요원"이라 한다)이란 법에 규정된 요건을 갖추고 기록물관리기관에 배치되어 체계적·전문적인 기록물관리를 수행하는 기록연구사 및 기록연구관 등 기록전문가를 말한다.
이 훈령은 위원회와 그 소속기관의 기록관 운영에 관하여 적용하며, 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 훈령이 정하는 바에 따른다.
① 위원회 기록관은 기록관리 주무부서에 설치하고, 해당부서의 장이 기록관장이 된다.
② 소속기관의 기록관은 해당기관의 지원부서에 설치할 수 있고, 해당부서장이 기록관장이 된다. 다만, 법에 규정된 기록관 설치 의무 대상기관이 아닌 소속기관의 경우 위원회 기록관에서 소속기관 기록관의 역할을 대리 수행할 수 있다.
③ 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
④ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.
① 기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행
2. 기록물의 수집·보존·관리 및 활용
3. 기록관리기준표의 관리
4. 기록물생산현황 취합 및 관할 영구기록물관리기관으로의 통보
5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관
6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리
9. 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 및 재분류
10. 기록물 보존서고 및 정보자료실 관리
11. 기록물 정수점검 및 실태조사
12. 기록물관리 지도·교육운영계획의 수립 및 시행
13. 소관 처리과 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
15. 기록관의 시설 및 장비관리
16. 기록관리시스템의 설치 및 운영
17. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색·열람 제공
18. 비전자기록물의 전자화
19 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록
20. 기록물의 검색·열람 제공
21. 정보공개 접수 창구
22. 기록물 편찬·전시·홍보
23. 소관 처리과 기록물에 대한 통계의 작성·관리
24. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각 호의 사항에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정하되, 별표 1의 기준에 따른다.
① 기록관장은 소관 처리과에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.
기록관장은 영 제17조부터 제19조까지에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산등록·관리기준을 작성·관리하여야 한다.
① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 위원회 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
① 기록관장은 소관 처리과에서 생산완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개 여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등에 관한 교육을 실시하여야 한다.
처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
③ 기록관의 장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다.
② 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.
③ 기록관장은 직제개편, 한시조직의 해산 등으로 업무의 인계·인수가 필요하게 된 때에는 업무를 인계·인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.
① 기록관은 인수한 기록물에 대하여 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물의 서고배치에 관한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 별표 2에 따라 서고별로 관리책임자를 지정하여야 하며, 별표 3의 보존기록물 점검주기에 따른 기록물의 정수점검 및 상태점검의 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
① 기록물 평가의 적용범위는 위원회에서 보존·관리하고 있는 기록물에 한한다.
② 평가심의 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 다음 각 호에 대한 기록물은 폐기를 보류하여야 한다.
1. 역사자료로서 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물
2. 외교통상, 통일·안보 등과 관련하여 보존할 필요가 있는 기록물
3. 민원증명, 이해분쟁 및 소송 등의 증빙자료로 보존할 필요가 있는 기록물
4. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고관련 기록물
5. 기록물에 대한 보존기간이 하향 책정되었거나 폐기가 적절하지 않다고 인정되는 기록물
6. 그 밖에 영 제26조제1항에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상기록물 등으로서 계속적인 보존이 필요한 기록물
③ 전문요원은 보존기간 경과기록물에 대하여 목록을 작성하여 별지 제3호서식에 따라 소관 부서의 의견을 수렴한 후 해당 기록물에 대한 심사 후 심의회를 개최하여야 한다.
④ 기록관장은 기록물의 평가 및 폐기를 하는 때에는 별지 제4호서식의 기록물평가심의서 및 별지 제5호서식의 심의회 의결서를 작성하여야 한다.
① 다음 각 호의 사항을 심의·의결하기 위하여 국민권익위원회 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 설치·운영한다.
1. 보존기간 경과 기록물에 대한 폐기의 적정 여부
2. 기록물에 대한 보존기간의 조정
3. 그 밖에 기록물의 평가, 보류 폐기 및 보존관리와 관련하여 필요한 사항
② 심의회는 위원장 1인, 내부위원 3인, 민간전문가 2인 등 6인의 위원으로 구성하며, 원활한 회의 진행을 위하여 간사를 두되, 간사는 전문요원이 된다.
③ 심의회의 위원장은 운영지원과장, 내부위원은 민원조사기획과장(고충처리국), 청렴총괄과장(부패방지국), 행정심판총괄과장(행정심판국)이 되며, 그 직위에 보직됨과 동시에 당연직으로 하고, 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 한다.
④ 심의회의 위원장은 심의회를 소집·운영하며, 위원장이 공석이거나 사고 등 부득이한 사정으로 직무를 수행할 수 없는 때에는 민원조사기획과장이 그 직무를 대행한다.
① 위원회의 위원장은 기록물 보존가치 평가에 대한 전문성을 유지하기 위하여 영 제43조제2항에 따라 심의회에 민간전문가를 위촉한다.
② 심의회의 민간전문가는 기록물 보존가치 평가와 관련하여 전문지식과 경험이 풍부한 자 중에 위촉하여야 한다.
③ 민간전문가의 임기는 위촉일로부터 2년으로 하되, 연임할 수 있다.
④ 민간전문가에 대하여는 예산의 범위 안에서 회의 참석수당, 안건검토 사례비 등 필요한 경비를 지원할 수 있다.
② 심의회의 회의는 재적위원 과반수 출석과 출석의원 과반수의 찬성으로 의결하며, 가부동수인 경우 부결된 것으로 본다.
③ 심의회의 회의는 구두로 진행함을 원칙으로 하되, 필요한 경우에는 서면으로 할 수 있으며, 서면심의를 하는 경우 별지 제7호서식의 서면의견서를 제출하여야 한다.
④ 전자기록물의 평가, 보류, 폐기 및 보존기간의 재책정에 관하여는 종이기록물과 동일한 절차와 기준으로 진행하되, 필요한 경우에는 종이로 출력하여 심사와 심의 등을 할 수 있다.
⑤ 간사는 심의회의 회의가 구두로 진행된 경우에는 별지 제8호서식의 심의회 회의록을 작성하여야 하며, 심의회 관련 기록물은 보존기간을 영구로 책정하여 보존하여야 한다.
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 별표 6의 기준에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.
① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
② 기록관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 국가기록원의 중앙영구기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축·운영되어야 한다.
① 행정관리담당관은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 유지·보수와 정기점검을 실시하여야 한다.
② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 행정관리담당관의 협조를 받아 전문 업체와 계약을 체결하여 유지·보수할 수 있다.
① 기록관장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 기록관과 각 처리과의 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색·활용이 될 수 있도록 하여야 한다.
② 전산화 기록물은 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD자료로 구분하여 관리한다.
① 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 행정관리담당관으로 하여금 주기적으로 백업을 실시하게 하여야 한다.
② 행정관리담당관은 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료를 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산·보관하여야 한다.
① 기록관리시스템 및 관련 장비는 행정관리담당관의 전산 운영계획에 따라 관리하도록 하며, 보존서고는 통제구역으로 지정한 후 「국민권익위원회 보안업무규정 시행세칙」에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하는 등 보안관리를 철저히 하여야 한다.
② 기록관의 전산실 및 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이한 사유로 출입하려는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.
③ 비밀기록물은 「국민권익위원회 보안업무규정 시행세칙」에 따라 관리하도록 한다.
기록관장은 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 재난대비계획을 작성·운영하여야 한다.
① 기록관리시스템 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검
2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리
② 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.
1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존기록물의 오손 여부 및 해충의 발생 여부
2. 보존기록물의 열람 및 대출상황의 점검
기록관의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.
① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
1. 위원회의 직원
2. 다른 행정기관 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구나 비영리 목적으로 기록물을 이용하려는 자
② 제1항제2호에 해당하는 자에 대한 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.
① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.
1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기
2. 열람실 밖으로의 무단 반출
3. 복사기 등 기록관 시설의 훼손이나 파괴
4. 열람실 지역 내로의 음식물 등 반입행위
5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위
② 기록관의 시설을 이용하려는 경우에는 이용대장에 필요한 사항을 기재하도록 하고, 열람 등에 소요되는 용지를 부담하게 할 수 있다.
③ 기록관 보존 기록물의 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 기록물을 열람하는 자는 기록관 열람담당 직원의 지시에 따라야 한다.
기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.
1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.
2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 7일 이내의 범위 안에서 연장할 있다.
3. 기록물을 대출하려는 자는 별지 제9호서식의 대출신청서를 작성하여 기록관장의 승인을 얻어야 한다.
4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.
다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.
1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고려는 경우
2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하려는 경우
3. 다른 법령에서 기록물의 열람이나 대출을 제한하고 있는 경우
4. 그 밖에 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우
6. 망실되거나 파손되기 쉬운 기록물인 경우
7. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우
8. 보존기간이 30년 이상인 기록물로서 기록관장의 반출허가를 득하지 않은 경우
9. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우
누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.
① 기록물을 대출받은 자는 정하여진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하고, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정하여진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.
1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장
2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전에 반납을 요구하는 경우
부칙
이 훈령은 발령한 날부터 시행한다.
별표 서식 정보
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