③ 영 제17조제3항 각 호에 해당되는 정보공개청구의 경우 그 수수료의 감면비율은 「공공기관의 정보공개에 관한 법률 시행규칙」제7조 별표에서 정한 수수료로 산정한 총 수수료의 50%를 적용한다. 단, 전자파일로 공개하는 경우 업무 부담이 경미한 때에는 수수료를 모두 감면할 수 있다.
① 주관부서는 처리부서 및 소속기관 등에 대하여 연 1회 이상 정보공개제도 운영실태를 점검할 수 있다.
② 제1항에 따른 점검을 실시한 경우, 개선이 필요한 사항에 대해서는 해당 부서 및 소속기관 등에 시정 요구 등의 조치를 하여야 한다.
③ 주관부서는 소속 공무원에 대한 정보공개교육을 연 1회 이상 실시할 수 있다.
「훈령·예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」(대통령훈령 제248호)에 따라 이 규정 발령 후의 법령이나 현실여건의 변화 등을 검토하여 이 규정의 폐지, 개정 등의 조치를 하여야 하는 기한은 2018년 8월 31일까지로 한다.
이 규정은 『공공기록물 관리에 관한 법률』(이하 "기록물관리법"이라 한다) 제13조 및 동법 시행령 제10조의 규정에 따라 충청지방우정청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)의 운영에 관하여 필요한 사항을 정하는 것을 목적으로 한다.
이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. "기록물"이라 함은 충청지방우정청(이하 "충청청"이라 한다)에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
2. "기록물관리"라 함은 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
3. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적으로 활용하기위하여 필요한 보존서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다) 및 전문인력 등을 갖추고 업무를 수행하는 기관을 말한다.
4. "기록관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
이 규정은 충청청과 소속기관에 적용되며 기록관 운영에 관하여 다른 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바를 따른다.
① 충청청은 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 기록관을 설치·운영하여야 한다.
② 기록관은 기록물관리업무를 담당하는 부서에 설치하고, 그 부서의 장이 기록관장이 된다.
③ 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 운영하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.
④ 기록관장은 기록물관리업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리를 수행하도록 하여야 한다.
① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.
1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행
2. 소관 기록물 수집·관리 및 활용
3. 기록물분류기준표의 관리
4. 기록관리시스템 설치 및 운영
5. 기록물 서고 및 행정자료실 관리
6. 소관 비전자기록물의 전산화
7. 중앙기록물관리기관으로의 기록물 이관
8. 정보공개 운영
9. 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
10. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항
② 제1항 각호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.
① 기록관장은 충청청에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산·등록될 수 있도록 하여야 한다.
② 기록관장은 기록물관리법 시행령 제17조부터 제19조까지에 따른 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산·등록·관리 기준을 작성·관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
① 모든 기록물은 생산·접수한 때에는 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.
② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화하여 관리되도록 하여야 한다.
① 기록관장은 전년도에 처리과에서 생산을 완결된 기록물에 대하여 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철확정 등을 하여야 한다.
② 제1항에 따른 기록물 정리 결과는 제7조 제1항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보에 반영하여야 한다.
③ 처리과의 장은 매년 5월 31일까지 기록관장에게 전년도의 기록물생산현황을 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
④ 처리과의 생산현황 결과의 관할 영구기록물관리기관의 장에게의 통보 여부는 기록물관리법 시행령 제42조에 따른다.
① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 하며, 이 경우 처리과의 장은 별지 제1호 서식의 기록물 이관목록을 기록관장에게 제출하여야 한다.
② 제1항에도 불구하고 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 별지 제2호 서식의 기록물 이관시기 연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.
③ 제2항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.
④ 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우에 기록관장은 업무를 인계인수하는 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 기록관이 당해 기록물을 이관 받아 관리하여야 한다.
① 처리과에서 생산·접수한 비밀기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 기록관으로 이관하여야 하며, 이 경우 처리과의 장은 별지 제3호 서식의 비밀기록물 이관목록을 기록관장에게 제출하여야 한다.
1. 일반문서로 재분류한 경우
2. 예고문에 따라 비밀보호기간이 만료된 경우
3. 생산 후 30년이 지난 경우
① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 보존기간 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.
② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.
③ 기록관장은 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온·항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.
① 기록관장은 비밀기록물 관리를 위하여 이중잠금장치를 설치·관리하여야 한다.
② 기록관장은 비밀취급인가를 받은 비밀기록물 전담 관리요원을 지정하여 이관받은 기록물을 관리하도록 하며, 이 경우 비밀취급인가권자는 비밀의 누설 또는 유출방지를 위하여 비밀기록물 전담 관리요원에 대한 신원조사, 보안교육 등 필요한 조치를 할 수 있다.
이 세칙은 행정업무의 효율적 운영에 관한 규정 제10조제2항의 규정에 의하여 청장의 소관업무중 일상적으로 반복되는 상규(常規)적인 사무로서 경미한 사항에 관한 업무처리를 보조기관 또는 보좌기관에 위임하여 전결하게 함으로써 행정능률의 향상과 책임의 소재를 명백히 함을 목적으로 한다.
청장이 소관업무를 보조기관 또는 보좌기관에 위임하여 처리할 사항(이하 "충청지방우정청위임전결사항”이라 한다)은 법령으로 규정된 것 이외에는 이 세칙이 정하는 바에 의한다.
① 충청지방우정청위임전결사항은 별표와 같다.
② 별표에 규정되지 아니한 사항의 업무는 소관 보조기관 또는 보좌기관의 판단으로 별표에 준하여 전결할 수 있다.
① 위임전결사항의 처리에 있어서 다음 각호의 1에 해당하는 경우에는 상급자의 결재를 받아야 한다.
1. 상급자의 지시가 있는 경우
2. 업무내용이 중요하거나 또는 이례적인 사항인 경우
3. 전결권자가 상급자의 결재가 필요하다고 인정하는 경우
② 전결사항중 다른 국·실·과와 관련이 있는 사항은 관련 국·실·과와 합의하여야 하며, 합의가 되지 아니할 때에는 직상급자가 결재한다
